DEÜV-Betriebsdatenpflege ab 01.01.2024 (in SAP HCM) – Teil 1
Zum 01.01.2024 erhält der DEÜV-Datensatz zur Betriebsdatenpflege (DSBD) eine neue Datensatzversion. Im ersten Teil der zweiteiligen Blog-Reihe sollen die fachlichen Änderungen erläutert werden.
Grundlage: Unternehmensnummer & Basisregister
Neben der Einführung der Unternehmensnummer wurde mit 7. SGB IV Änderungsgesetz ebenfalls festgelegt, dass in diesem Zusammenhang ein zentrales Unternehmensverzeichnis geführt werden muss – ein sogenanntes Basisregister beim Statistischen Bundesamt – in dem eine Liste aller einem Unternehmen zuzuordnenden Betriebsnummern gespeichert werden soll (§ 3 Abs. 3 Nr. 7 Unternehmensbasisdatenregistergesetzes (UBRegG)).
Als Grundvoraussetzung zur Erfüllung zentraler Ziele des Unternehmensbasisdatenregistergesetzes (UBRegG) sah die Bundesagentur für Arbeit eine Kopplung von Unternehmernummer der Unfallversicherung mit Betriebsnummer an. Folglich bat sie um Aufnahme entsprechender Rechtsgrundlagen in das SGB. Mit dem 8. SGB IV-ÄndG wurden die entsprechenden Grundlagen geschaffen, die die folgenden Prozessänderungen vorsieht:
- Die Unfallversicherung informiert in den Jahren 2022 und 2023 alle Unternehmen über ihre Unternehmensnummer. Durch den elektronischen Stammdatenabruf (im Rahmen des UV-Lohnnachweises) ist sichergestellt, dass die Unternehmensnummern (UNRS) systemseitig in die Entgeltabrechnungsprogramme übernommen werden.
- Die Bundesagentur für Arbeit erhebt ab dem 01.01.2024 die in die Datei der Beschäftigungsbetriebe einzupflegenden UNRS im Rahmen der Beantragung einer Betriebsnummer. Hierfür hat der Arbeitgeber im elektronischen Antrag beim Betriebsnummer-Service zusätzlich die zu der beantragten Betriebsnummer entsprechenden UNRS anzugeben.
- Arbeitgeber haben ab dem 01.01.2024 bei Änderungsmeldungen zu der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs auch die zu der Betriebsnummer entsprechenden UNRS im Datensatz Betriebsdatenpflege anzugeben.
- Arbeitgeber haben ab dem 01.01.2024 auch dann eine Meldung mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege abzugeben, wenn sich ausschließlich die UNRS ändert.
- Arbeitgeber haben in den Jahren 2024, 2025 und 2026 spätestens bis zum 31.05. des jeweiligen Jahres mit einer Initialmeldung proaktiv alle gekoppelten Informationen (Betriebsnummer / UNRS) mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege zu melden. Diese Initialmeldungen sind im Entgeltabrechnungsprogramm automatisiert auszulösen. Die Bundesagentur für Arbeit speichert aus diesen Initialmeldungen ausschließlich die Unternehmensnummer zur jeweiligen Betriebsnummer.
Damit ergeben sich die im folgenden Abschnitt beschrieben Änderungen am Datensatz Betriebsdatenpflege zum 01.01.2024.
Datensatz Betriebsdatenpflege ab 01.01.2024
Neue Ausprägung im Feld ABGABEGRUND
Zur Abgabe der oben beschriebenen Initialmeldung zur Kopplung von Betriebs- und Unternehmensnummer erhält das Feld ABGABEGRUND die neue Ausprägung 09, so dass ab dem 01.01.2024 folgende Abgabegründe bestehen:
| Abgabegrund (FELD DSBD-GD) | beschreibung | bemerkung |
|---|---|---|
| 01 | Änderung | |
| 05 | Aktueller Stand Betriebsdaten | |
| 06 | Neuer Dienstleister / Neue Abrechnungssoftware | |
| 09 | Initialmeldung | neu ab 01.01.2024 |
Das DSBD-Verfahren ermöglicht ab dem 01.01.2024 folglich drei Arten von Bestandsmeldungen, mit denen etwaige Übermittlungslücken geschlossen werden:
- via Abgabegrund 09 „Initialmeldung“ anlässlich der Notwendigkeit, die bestehende Unternehmensnummer mit der bestehenden Betriebsnummer zu koppeln als vollautomatisierte Übermittlung in den Jahren 2024, 2025 und 2026,
- via Abgabegrund 06 anlässlich des Wechsels des Dienstleisters oder der Abrechnungssoftware sowie
- via Abgabegrund 05 anlässlich des Abgleichs von betrieblichen Angaben mit der Datei der Beschäftigungsbetriebe.
Neue Felder zur Unternehmensnummer
Zur Angabe der Unternehmensnummer und einer Änderung der Unternehmensnummer wurden die folgenden zwei neuen Felder im Datensatz Betriebsdatenpflege aufgenommen:
| neue felder im datensatz betriebsdatenpflege zum 01.01.2024 | beschreibung | ausprägungen |
|---|---|---|
| UNRS | Unternehmensnummer | 15-stellige Unternehmensnummer |
| KENNZUNRS | Kennzeichen Änderung Unternehmensnummer | N = Nein J = Ja |
Ausblick: Betriebsdatenpflege als Dialogverfahren
Im DSBD-Verfahren ist es notwendig, Arbeitgeber über die verarbeiteten betrieblichen Angaben zu informieren, was aktuell noch mit einem postalischen Schreiben erfolgt. Perspektivisch soll das Verfahren DSBD daher als Dialogverfahren ausgestaltet werden. Die gesetzliche Grundlage wurde durch das 8. SGB IV-ÄndG in § 18i Absatz 4 Satz 3 SGB IV geschaffen – dort heißt es: „Die Bundesagentur für Arbeit hat alle Rückmeldungen an die Arbeitgeber oder Insolvenzverwalter durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung zu erstatten.“
Die konzeptionellen Rahmenbedingungen dazu sollen im Rahmen einer temporären Arbeitsgruppe ab dem 29.06.2023 erarbeitet werden.
Umsetzung im SAP HCM
Die Umsetzung der neuen Datensatzversion der DEÜV-Betriebsdatenpflege ist mit dem Jahreswechsel 2023/2024 ausgeliefert worden.
Im zweiten Teil stellen wir die Umsetzung im SAP HCM vor.
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