Unternehmensnummer Unfallversicherung im SAP HCM – Teil 1
In der Unfallversicherung wird die den Unternehmen zugeteilte Mitgliedsnummer zum 01.01.2023 durch eine Unternehmernummer bzw. Unternehmensnummer ersetzt. Im ersten von zwei Teilen werden fachliche und prozessuale Grundlagen erläutert.
Von der Mitgliedsnummer zur Unternehmensnummer
Im elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern mussten Unternehmen erstmalig zum 01.01.2009 Angaben zur gesetzlichen Unfallversicherung melden. Dies umfasste 2009 zunächst Angaben im DEÜV-Datenbaustein „Unfallversicherung“ (DBUV), welcher 2016 dann in die DEÜV-UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) nach § 28a Abs. 2a SGB IV „ausgelagert“ wurde. Zum 01.01.2017 folgten noch UV-Lohnnachweis und UV-Stammdatenabruf (Stammdatendienst).
Zur Identifizierung des jeweiligen Unternehmens musste bzw. muss in allen Datenbausteinen bzw. Datensätzen neben der Betriebsnummer die Mitgliedsnummer des Unternehmens beim Unfallversicherungsträger angegeben werden. Zum 01.01.2023 soll diese Mitgliedsnummer im Rahmen der Registermodernisierung in Deutschland als wesentlicher Bestandteil der Digitalisierungsbestrebungen von Bund, Ländern und Kommunen, an dem auch die Unfallversicherung beteiligt ist, durch eine einheitliche Unternehmensnummer ersetzt werden. Die Mitgliedsnummer hingegen hat/hatte bisher ein UV-Träger-individuelles Format.
Das Ziel der Umstellung ist eine effizientere Gestaltung von Verwaltungsprozessen. Für Unternehmen soll der Vorteil der Umstellung auf die einheitliche Unternehmensnummer in der Verbesserung der Kommunikation zwischen Unternehmen und UV-Trägern liegen.
Gesetzliche Grundlage für die Umstellung ist SGV VII §224. Konkret heißt es dort:
„(1) Die Mitgliedsnummern der gewerblichen Berufsgenossenschaften, der landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft und der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand sind in Abstimmung mit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e. V. bis zum 1. Januar 2023 automatisiert auf die neue Unternehmernummer umzustellen. Die Unternehmer sind über die vergebenen Unternehmernummern und die numerische Bezeichnung der zugehörigen Unternehmen unverzüglich zu informieren.
(2) Für die vorbereitenden Tätigkeiten der Berufsgenossenschaften, der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e. V. gilt, dass
1. jeder Unternehmer bei erstmaliger Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit eine Unternehmernummer erhält, […]
5.in einem Anhang zu der Unternehmernummer die dem Unternehmer zugehörigen Unternehmen numerisch in aufsteigender Folge bezeichnet werden, […]
SGB VII §224
Der Aufbau der Unternehmensnummer, der in Absatz 2 Satz 5 angesprochen wird, soll im Folgenden veranschaulicht werden.
Aufbau der Unternehmensnummer
Die 15-stellige Unternehmensnummer besteht aus zwei Teilen: einer 12-stelligen Unternehmernummer und einer 3-stelligen laufenden Nummer (Suffix) für die einzelnen Unternehmen des Unternehmers.
| Kennziffer | kürzel | Stellen | aufbau | bemerkung | beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
| Unternehmer -nummer | UNR | 12 | UUUUUUUUUUUU | Einmalige Vergabe an eine natürliche Person, juristische Person oder eine Personengesellschaft, die auch bei Beendigung und Wiederaufnahme des Unternehmens oder einem Wechsel des UV-Trägers erhalten bleibt. Die 12te Stelle ist eine Prüfziffer. | 123456789012 |
| Suffix | S | 3 | SSS | Kennzeichnet dem sogenannten Unternehmer (s.o.) zugehörige Unternehmen. Das erste Unternehmen erhält stets die Nummer 001, weitere werden aufsteigend nummeriert. | 001 |
| Unternehmens -nummer | UNR.S / UNRS | 15 | UUUUUUUUUUUUSSS | Ersetzt die bisherige Mitgliedsnummer | 123456789012001 |
Prozess der Umstellung auf die neue Unternehmensnummer
Aufnahme in die UV-relevanten Datensätze
Zum 01.01.2023 wird die Unternehmensnummer in die Datensätze der Kommunikation mit den UV-Trägern aufgenommen (im Datensatz DSSD inkl. Gültigkeitszeitraum):
| datensatz | bezeichnung | feldname lang | feldname kurz |
|---|---|---|---|
| DSLN | Datensatz elektronischer Lohnnachweis | UNTERNEHMENSNUMMER | UNRS |
| DSAS | Datensatz Abfrage Stammdaten | UNTERNEHMENSNUMMER | UNRS |
| DSSD | Datensatz Stammdaten | UNTERNEHMENSNUMMER UNRS-GUELTIGVON UNRS-GUELTIGBIS | UNRS UNRSVON UNRSBIS |
Des Weiteren wird die Unternehmensnummer im DEÜV-Datensatz DSME im Datenbaustein DBUV für die DEÜV-UV-Jahresmeldung (Grund 92) aufgenommen.
Mitteilung seitens der UV-Träger
Die Unfallversicherungsträger beginnen im Oktober 2022 damit, ihre Mitgliedsunternehmen schriftlich über den Wechsel von Mitgliedsnummer zu Unternehmensnummer zu informieren. In diesem Rahmen erhalten Sie folglich Ihre Unternehmensnummer(n) postalisch zugesandt. Die Unternehmensnummer(n) sind dann im SAP HCM zu hinterlegen.
Wenn Sie die Schreiben erhalten, empfiehlt die DGUV diese sorgfältig zu prüfen. Im Fall, dass Sie mehrere Schreiben von verschiedenen UV-Trägern erhalten, in denen unterschiedliche Unternehmernummern (erste 12 Zeichen der Unternehmensnummer) genannt sind, wird empfohlen, den direkten Austausch zur Klärung mit einem der UV-Träger zu suchen. Hintergrund ist ja, dass die Unternehmernummer auch bei Wechsel des UV-Trägers bzw. Zuständigkeit mehrerer UV-Träger eindeutig bzw. erhalten bleibt. Unterscheiden sich in einem solchen Fall nur die letzten drei Ziffern der Unternehmensnummer (Suffix) voneinander, sollte hingegen keine Abstimmung erforderlich sein. In diesem Fall handelt es sich um zwei Unternehmen des sogenannten Unternehmers, die einen abweichenden UV-Träger aufweisen.
Verwendung für UV-Stammdatendienst 2023
Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2023, der wie gewohnt ab dem 01.11. des Vorjahres (2022) via UV-Stammdatendienst durchgeführt werden kann, kann sowohl mit der alten Mitgliedsnummer als auch mit der neuen Unternehmensnummer erfolgen. Wird die bisherige Mitgliedsnummer verwendet, so sollte mit den UV-Stammdaten auch automatisch die neue Unternehmensnummer übermittelt werden. Ob diese dann aus der Meldung in die Unternehmensdaten im SAP HCM übernommen werden kann ist fraglich, da es sich bei diesen Daten ja um Customizing handelt. Und dieses geht ja (normalerweise) den Weg vom Entwicklungssystem über ein Testsystem ins Produktivsystem.
Wichtig: Eine Verarbeitung der Rückmeldung des UV-Stammdatendienstes mit enthaltener Unternehmensnummer wird erst dann möglich sein, wenn im SAP HCM System die neue Datensatzversion für das UV-Meldeverfahren umgesetzt ist, da die Rückmeldung ansonsten der erwarteten Datensatzstruktur widerspricht. Die neue Datensatzversion ist daher auch bereits zum 01.11.2022 geplant.
Verwendung im UV-Lohnnachweis
Der UV-Lohnnachweis für das Jahr 2022 (abzugeben bis zum 16.02. des Folgejahres (2023)) ist mit der neuen Datensatzversion und unter Angabe der neuen Unternehmensnummer zu übermitteln. UV-Lohnnachweise der Vorjahre, die mit der (dann alten) Mitgliedsnummer übermittelt wurden, können im Korrekturfall ebenfalls mit der neuen Unternehmensnummer storniert und neu gemeldet werden.
Umsetzung im SAP HCM
Aktuelle Umsetzung
Aktuell läuft die Identifikation in der Kommunikation mit den Unfallversicherungen via Betriebsnummer, Mitgliedsnummer und persönlicher Identifikationsnummer (PIN). Entsprechend finden sich diese Elemente in der aktuellen Umsetzung seitens SAP:
- Die Betriebsnummer in den betrieblichen Merkmalen (View V_T5D0P)
- Die Mitgliedsnummer via Mitgliedsschlüssel (V_T5D3A_MSL) im sogenannten Personalbereich Berichtswesen (V_T596M; Teilapplikation BG01)
- Die PIN in den Einstellungen zur Unfallversicherung / Berufsgenossenschaft (View V_T5D3A_PIN)
Die Unternehmensnummer ist seitens SAP folglich in dieses Customizing zu integrieren.
Umsetzung der Unternehmensnummer
Die technische Auslieferung seitens SAP erläutern wir im zweiten Teil dieser Blog-Reihe.
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