PKV-Daten via ELStAM in SAP HCM (1/2)
Mit der Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in das ELStAM-Verfahren sollen die bisher notwendigen Papierbescheinigungen im Prozess zur Erlangung eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses und der Berücksichtigung der Vorsorgepauschale bei der Lohnsteuerberechnung entfallen. In diesem ersten Teil der zweiteiligen Blog-Reihe wollen wir auf die fachlichen Grundlagen und den groben Aufbau des neuen Datenaustauschs eingehen.
Steuerliche Relevanz von KV- und PV-Beiträgen
Bei der Berechnung der Lohnsteuer können bestimmte Ausgaben als Sonderausgaben vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden, wenn es sich dabei weder um Betriebsausgaben noch Werbungskosten handelt. Damit zählen zu diesen Sonderausgaben auch die Vorsorgeaufwendungen eines Arbeitnehmers. Vorsorgeaufwendungen sind Versicherungsbeiträge mit Vorsorgecharakter. Sie lassen sich unterteilen in Aufwendungen zur Altersvorsorge und sonstige Vorsorgeaufwendungen.
Durch das Gesetz zur verbesserten steuerlichen Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen werden seit dem 01.01.2010 die Vorsorgeaufwendungen der Arbeitnehmer ausschließlich bei der Bildung des Steuerabzugs in der Lohn- & Gehaltsabrechnung als sogenannte Vorsorgepauschale berücksichtigt. Die Vorsorgepauschale vermindert das zu besteuernde Einkommen und verringert damit die Steuerlast des Arbeitnehmers.
Die Vorsorgepauschale setzt sich nach § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 EStG aus mehreren Teilbeträgen zusammen:
- Teilbetrag für die Rentenversicherung bzw. Teilbetrag für das berufsständische Versorgungswerk
- Teilbetrag für die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung
- Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung und
- Teilbetrag für die Versicherung gegen Arbeitslosigkeit (ab 01.01.2026)
Für den Teilbetrag zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung oder zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ist bislang eine arbeitslohnabhängige Mindestvorsorgepauschale vorgesehen. Sie beträgt 12 % des Arbeitslohns, höchstens jedoch 3.000 € in Steuerklasse III und höchstens 1.900 € in allen übrigen Steuerklassen. Die Mindestvorsorgepauschale ist bislang dann anzuwenden, wenn sie höher ist, als die Summe der Teilbeträge für die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung oder die private Kranken- und Pflegeversicherung.
In Fällen, in denen privat versicherte Arbeitnehmer keinen Papiernachweis über die von ihnen abgeführten Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung erbracht haben, ist bislang keine exakte Bestimmung der Vorsorgepauschale möglich. Beispielsweise in diesen Situationen findet die Mindestvorsorgepauschale derzeit ebenfalls Anwendung.
Aufnahme der PKV-Daten in die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
Mit der Umsetzung des neuen Datenaustausch werden – analog zu den PKV-Daten auf der bisherigen Papierbescheinigung – zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt, die im Zuge der Verfahrenserweiterung in das ELStAM-Verfahren aufgenommen werden:
- Die Beitragshöhe für den steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung und
- die Höhe des Basisbeitrags, die bei der Lohnsteuer als Sonderausgaben (Minderung des zu versteuernden Einkommens) angerechnet werden kann.
Dies umfasst neben den PKV-Daten der Arbeitnehmer auch die Beiträge von nicht erwerbstätigen Mitversicherten sowie mitversicherten Kindern.
Die Aufnahme der PKV-Daten in die Lohnsteuerabzugsmerkmale führt dazu, dass ab dem 01.01.2026 auch für privat Versicherte eine exakte Bestimmung der Vorsorgepauschale erfolgen kann. Die Mindestvorsorgepauschale wird dementsprechend zum Jahreswechsel 2025/2026 abgeschafft und die Vorsorgepauschale anhand der PKV-Beiträge bestimmt.
Ablauf des Datenaustauschs zwischen Versicherungsunternehmen, BZSt und Arbeitgebern
Um den bürokratischen Aufwand im Zusammenhang mit den Papierbescheinigungen bei der steuerlichen Behandlung der Beträge für eine private Basiskrankenversicherung und eine private Pflichtpflegeversicherung zu reduzieren, wird daher ab 2026 ein umfassender elektronischer Datenaustausch zwischen
- den inländischen Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherungen
- dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und
- den Arbeitgebern
durchgeführt. Die neu in die Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgenommenen PKV-Daten müssen von den Versicherungsunternehmen als mittelungspflichtige Stellen dem BZSt übermittelt werden. Unter die Mitteilungspflicht nach § 39 Absatz 4a EStG fallen Versicherungsunternehmen, die im Inland eine Kranken- oder Pflegevollversicherung anbieten sowie der Aufsicht durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterstehen. Versicherungsunternehmen, die ausschließlich Zusatzleistungen privat versichern, unterliegen der Mitteilungspflicht hingegen nicht. Für die elektronische Übermittlung der PKV-Daten an das BZSt wird den Versicherungsunternehmen die Massendaten-Schnittstelle ELMA des BZSt zur Verfügung gestellt.
Im Anschluss an die Übermittlung der PKV-Daten werden diese vom BZSt auf technische und inhaltliche Fehler geprüft. Bei Fehlern ist das Versicherungsunternehmen zur Korrektur bzw. zur Stornierung der übermittelten Beitragsdaten verpflichtet. Anschließend werden die PKV-Daten in die übrigen Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgenommen und den Arbeitgebern im Rahmen des bisherigen ELStAM-Abrufs über die Monatslisten zur Verfügung gestellt.
Die entsprechenden rechtlichen Grundlagen zur Aufnahme der PKV-Daten in das ELStAM-Verfahren wurden bereits mit dem Jahressteuergesetz 2020 vom 21. Dezember 2020 (JStG 2020) beschlossen. Der Start des Verfahrens für die Arbeitgeber war ursprünglich für Dezember 2023 vorgesehen, wurde jedoch im Rahmen des Kreditzweitmarktförderungsgesetzes auf den 01.01.2026 verschoben.
Widerspruchsrecht des Versicherungsnehmers
Versicherungsnehmer haben das Recht der elektronischen Übermittlung der PKV-Daten durch das Versicherungsunternehmen an das BZSt zu widersprechen. In diesem Fall können dem Arbeitgeber dann keine PKV-Daten zur Verfügung gestellt werden. Ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigungen des Versicherungsunternehmens dürfen vom Arbeitgeber nicht berücksichtigt werden. Dies hat in erster Linie negative Auswirkungen für den Arbeitnehmer: Die PKV-Beiträge bleiben im Lohnsteuerabzug gänzlich unberücksichtigt, die Mindestvorsorgepauschale greift aufgrund ihrer Abschaffung ebenfalls nicht mehr.
Verfahrensstart
Umsetzung in SAP HCM
Die Umsetzung des ELStAM-PKV in SAP HCM finden Sie im zweiten Artikel dieser Blogreihe.
Weitere Informationen
SAP Hinweise
- 3612773 – ELStAM-PKV: Information zur Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- u. Pflegeversicherung zum 1. Dezember 2025
- 3628835 – ELStAM-PKV: Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
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