SV-Stammdatendatei ab 2025 (in SAP HCM) – 2/2
Ab dem 01.01.2025 sind die für die Abrechnung notwendigen Daten und Rechengrößen der Sozialversicherung verpflichtend aus einer neuen SV-Stammdatendatei in die Entgeltabrechnungsprogramme zu übernehmen, auch in die SAP HCM Payroll. Welche Änderungen sich hierbei im SAP HCM ergeben, erfahren Sie in folgendem Blogartikel.
Die neue SV-Stammdatendatei: Fachliche Grundlagen
Die fachlichen Grundlagen finden Sie im ersten Teil unserer Blogreihe. Sollten Sie diesen verpasst haben, können Sie ihn hier aufrufen.
Zusammenfassend: Es gibt seit dem 01.07.2024 eine neue SV-Stammdatendatei (§98a SGB IV). Die neue SV-Stammdatendatei umfasst folgende Daten:
- Beitragssatzdatei mit erweitertem Inhalt zu den Rechengrößen
- UV-Stammdatendatei
- Datei der berufsständischen Versorgungswerke
- Dienststellenverzeichnis der Arbeitsagenturen
Dabei ergeben sich folgende Anpassungen im SAP HCM:
Anpassungen im SAP HCM
Folgende Anpassungen werden zukünftig durch die SV-Stammdatendatei in das System übernommen:
| Inhalt SV-Stammdatendatei | Tabelle | Langtext zur Tabelle |
|---|---|---|
| Rechengrößen Beitragssätze | T511K T5D1J | Abrechnungskonstanten (neu!) Krankenkassenbeitragssätze |
| Einzugsstellen | T5D4T T5D1J | Betriebsnummern der Krankenkasse Krankenkassenbeitragssätze |
| Datenannahmestellen | T5D1J | Krankenkassenbeitragssätze |
| Unfallversicherung | T5D32_UV_S | Berufsgenossenschaften |
| Berufsständische Versorgungswerke | T5D31 | Berufsständische Versorgungseinrichtung |
| Bundesagentur für Arbeit | – | Aktuell keine Übernahme. Die Möglichkeit zur Übernahme dieser Daten wird zu einem späteren Zeitpunkt bereitgestellt. |
Einspielung der SV-Stammdatendatei im SAP HCM
Die Einspielung der SV-Stammdatendatei erfolgt über den neuen Report RP_PAYDE_SVSD_IMPORT SV-Stammdatendatei einlesen (Transaktion HRPAYDE_SVSD_IMPORT).
Der neue Report befindet sich im SAP Easy Access Abrechnung für Deutschland (Transaktion PC01) unter Einstellungen > Laufende Einstellungen > Sozialversicherung:
Aussehen und Funktionen des neuen Reports
Die Stammdatendatei wird – wie bereits im ersten Teil dieser Blogreihe erwähnt – über die ITSG-Downloadseite bereitgestellt. Nach dem Herunterladen muss die Datei lokal gespeichert, entpackt und anschließend mit dem Report eingespielt werden.
Die Selektion
Die Datei kann dabei entweder vom lokalen Arbeitsplatz oder vom Applikationsserver eingelesen werden. Für die Einspieloption über den Applikationsserver ist es erforderlich, dem logischen Pfad HR_DE_DIR_RP_PAYDE_SVSD_IMPORT mithilfe der Transaktion FILE einen physischen Pfad auf dem Applikationsserver zuzuordnen. Die XML-Stammdatendatei muss in dieses Verzeichnis gespeichert werden, bevor der Report mit der Auswahl „Applikationsserver“ ausgeführt wird.
Im Bereich „Programmsteuerung“ besteht die Möglichkeit eine Untergrenze für die Selektion festzulegen. Diese Einstellung wirkt sich ausschließlich auf die Abrechnungs- und Kontodaten der Einzugsstellen aus.
Das Einspielen kann entweder im Entwicklungsmandanten oder direkt im Produktivmandanten erfolgen, analog zu den Szenarien der Beitragssatzdatei. Allerdings empfehlen wir, die Einspielung im Produktivmandanten zu vermeiden.
Die Ausgabe
Die Ausgabe zeigt zunächst eine Übersicht aller eingespielten Daten, übersichtlich aufgeschlüsselt je nach Bereich: Abrechnungskonstanten, Kontodaten der Einzugsstellen, Adressdaten der Einzugs- und Datenannahmestellen, Daten der UV-Träger sowie Daten der Berufsständischen Versorgungswerke.
ACHTUNG: Beim erstmaligen Einspielen der SV-Stammdatendatei kann es zu einer erhöhten Anzahl an angezeigten Änderungen im System kommen. Dies liegt daran, dass die Inhalte der SV-Stammdatendatei teilweise erst ab dem 01.01.2024 gültig sind und nicht die gleiche Historie wie die bisherigen Dateien besitzen.
Die Abrechnungskonstanten und weitere Daten der SV-Stammdatendatei werden ab diesem Datum bereitgestellt. Dabei werden zeitliche Abgrenzungen übernommen, selbst wenn keine inhaltlichen Änderungen vorliegen. Zum Beispiel wird für Abrechnungskonstanten, die zuletzt zum 01.01.2023 angepasst wurden, eine neue Abgrenzung zum 01.01.2024 eingefügt, ohne dass sich der Wert der Konstanten ändert. Dieses Verhalten ist systembedingt und führt zu den vermehrten ‚Änderungen‘ bei der erstmaligen Verarbeitung.
Neu: Übernahme von Abrechnungskonstanten in die T511K
Der neue Report ergänzt außerdem die bisherigen Prozesse, indem er Abrechnungskonstanten wie Beitragssätze und Rechengrößen aus der SV-Stammdatendatei ausliest und in die Tabelle der Abrechnungskonstanten (T511K) schreibt. Die geänderten Werte im Bereich der Abrechnungskonstanten wurden bisher ausschließlich als Einträge in der Tabelle Abrechnungskonstanten (T511K) ausgeliefert.
Obsolete Reports durch den neuen SV-Stammdatendatei-Report
Da die SV-Stammdatendatei mehrere bisherige Dateien (Beitragssatzdatei, BV-Datei für berufsständische Versorgungswerke sowie UV-Datei für Unfallversicherungsträger) ersetzt, werden zukünftig die zugehörigen Reports automatisch als obsolet gekennzeichnet, sobald die SV-Stammdatendatei erstmals im Update-Modus eingespielt wurde:
- RPUSVDD1 (Einspielen der Annahmestellen der Krankenkassen)
- RPUSVED1 (Einspielen der Beitragssatzdatei)
- RPUBVDD0 (Einspielen der BV-Datei für berufsständische Versorgungswerke)
Dies gilt für Produktivsysteme insbesondere auch dann, wenn die Update-Läufe in vorgelagerten Testsystemen durchgeführt werden, da die dort vorgenommenen Einträge und Änderungen in die Produktivsysteme übertragen werden.
Nach der Umstellung können die bisherigen Dateien nicht mehr eingespielt werden.
Weiterhin notwendige Reports für BG, Gefahrtarife und Institutionskennzeichen UV-Träger
Report zum Einlesen der Dateien für Berufsgenossenschaften und Gefahrtarife (RPUBGDD0)
Der Report RPUBGDD0, der für das Einspielen von Dateien zu Berufsgenossenschaften und Gefahrtarifen verwendet wird, enthält weiterhin Informationen zu Gefahrtarifen, die nicht Bestandteil der neuen SV-Stammdatendatei sind. Aus diesem Grund wird der Report RPUBGDD0 durch den neuen Report zum Einspielen der SV-Stammdatendatei nicht vollständig abgelöst. Er bleibt erforderlich, um die Informationen zu den Gefahrtarifen in die Tabelle T5D32_GT zu übertragen.
Nach dem erstmaligen Einspielen der SV-Stammdatendatei kann auf dem Selektionsbild des Programms RPUBGDD0 nur noch der Pfad zur GT-Datei angegeben werden. Das Einspielen der UV-Datei ist dann nicht mehr möglich.
Report zum Einspielen Institutionskennzeichen Unfallversicherungsträger (EEL) (RPUEEDD0)
Die Datei der Institutionskennzeichen der Unfallversicherungsträger (IK-Datei) ist nicht in der neuen SV-Stammdatendatei enthalten. Diese Datei muss weiterhin über das Programm RPUEEDD0 (EEL: Einspielen Institutionskennzeichen Unfallversicherungsträger) eingespielt werden.
Folgeschritte nach der Einspielung
Nach dem Einspielen der SV-Stammdatendatei im Datenbank-Update-Modus sind noch einige weitere Schritte erforderlich.
Die erforderlichen Customizing-Aktivitäten zur SV-Stammdatendatei befindet sich im IMG-Leitfaden der Abrechnung Deutschland unter Sozialversicherung > Wiederkehrende Anpassungen > Laufende Anpassungen. Kurz und knapp bedeutet das folgende Schritte:
- SV-Stammdatendatei einspielen (neuer Report RP_PAYDE_SVSD_IMPORT / Transaktion HRPAYDE_SVSD_IMPORT)
- Datei für Gefahrtarife einspielen (Report RPUBGDD0 / Transaktion PC00_M01_BG_DATEI)
- Da – wie bereits oben erwähnt – die Datei der Gefahrtarifstellen (GT-Datei) nicht Teil der neuen Stammdatendatei ist, wird auch der Report RPUBGDD0 (Einlesen der Dateien für Berufsgenossenschaften und Gefahrtarife) weiterhin benötigt
- Beitragssätze abgleichen (Report RPUSVCD0 / Transaktion PC00_M01_USVCD0)
- Abrechnungsrelevante Beitragssätze anzeigen (View V_5D1I_B)
Die bisherigen Folgereports
- zum Abgleich der Krankenkassenbeitragssätze (RPUSVCD0) [s. Screenshot vom IMG, dritter Punkt] sowie
- zum Abgleich der Berufsgenossenschaften (RPUBGED0)
sind zunächst (auf allen Systemen) weiter zu verwenden. Es ist geplant, sie zukünftig durch einen zentralen Verarbeitungsreport zu ersetzen.
Weitere Informationen zu den Abgleichreports:
Abgleich der Krankenkassenbeitragssätze (RPUSVCD0)
Nach dem Einspielen der SV-Stammdatendatei werden geänderte Beitragssätze in der Tabelle T5D1J gespeichert, analog zur bisherigen Beitragssatzdatei. Die für die Abrechnung relevanten Beitragssätze befinden sich jedoch in der Tabelle T5D1I. Aus diesem Grund ist ein Abgleich der Beitragssätze zwischen den Tabellen T5D1J und T5D1I erforderlich. Hierfür steht weiterhin der Report RPUSVCD0 (Beitragssätze abgleichen) zur Verfügung. Dieser Report aktualisiert bei Bedarf automatisch das Rückrechnungskennzeichen für Mitarbeiter, die von den geänderten Beitragssätzen betroffen sind. Die abrechnungsrelevanten Beitragssätze können über den View V_5D1I_B eingesehen werden [s. Screenshot vom IMG, vierter Punkt].
Hinweis: Änderungen an kassenindividuellen Beitragssätzen, wie Umlagesätzen oder dem Zusatzbeitragssatz der Krankenversicherung, werden nicht direkt im Protokoll dieses Reports angezeigt. Diese Änderungen werden erst im anschließenden Report RPUSVCD0 erkannt und entsprechend ausgewiesen.
Abgleich der Berufsgenossenschaften (RPUBGED0) – auf allen Systemen
Analog zu den Beitragssätzen werden die UV-Daten zunächst in eine Schattentabelle (T5D32_UV_S) eingetragen. Ein Abgleich mit der Tabelle T5D32_UV ist anschließend erforderlich. Für diesen Abgleich kann weiterhin der Report RPUBGED0 (Abgleich der Berufsgenossenschaften) genutzt werden.
Zu beachten
Es muss sichergestellt werden, dass die Vorgängerreports RPUBGDD0 und RPUBGED0 im „neuen“ Modus ausgeführt wurden, wobei im Report RPUBGDD0 das Kennzeichen zur Rückrechnungserkennung aktiviert sein muss. Der neue Report setzt voraus, dass die Tabelle T5D32_UV (Berufsgenossenschaften) und die Schattentabelle T5D32_UV_S im vorgelagerten System denselben Stand aufweisen wie im Produktivsystem. Weitere Informationen dazu bietet der Hinweis 2354117 (UV-Stammdatendatei: Neue Vorgehensweise).
Neue Prüfung in der Abrechnung
Die Nutzung der SV-Stammdatendatei ist für die Entgeltabrechnung verpflichtend und zertifizierte Abrechnungsprogramme müssen sicherstellen, dass stets aktuelle Daten vorliegen. Dabei wird systemseitig geprüft, ob die aktuelle Version der Stammdatendatei in das System eingespielt wurde, um die Anforderungen an die Entgeltabrechnung zu erfüllen.
Die Abrechnung prüft, ob die eingespielte Datei älter als sechs Wochen ist. Ab Januar 2025 wird in solchen Fällen zunächst eine Warnung pro sozialversicherungspflichtiger Personalnummer ausgegeben. Im weiteren Verlauf des Jahres soll diese Warnung in einen Fehler umgewandelt werden, was über einen SAP-Hinweis bzw. Support Package ausgeliefert werden würde.
Monatliche Einspielung erforderlich
Die SV-Stammdatendatei muss mindestens einmal monatlich in das System eingespielt werden, um die Aktualität der Daten sicherzustellen. Die ITSG stellt mindestens einmal pro Monat eine neue Version der Datei bereit, selbst wenn keine inhaltlichen Änderungen vorliegen. In solchen Fällen wird lediglich das Änderungsdatum der Datei aktualisiert, das in der Abrechnung überprüft wird. Dadurch ist gewährleistet, dass das System stets mit einer aktuellen Version der SV-Stammdatendatei arbeitet.
Das Einspielen der SV-Stammdatendatei wird künftig in der Tabelle P01_SVSD_HIST (Historie der Zeitstempel des letzten Einspielens) protokolliert. Im Bereich „Gesamtdatei (SD)“ werden sowohl das Erstelldatum als auch das Datum des letzten Einspielens der Stammdatendatei gespeichert. Zusätzlich wird für jeden Teilbereich der Stammdatendatei, wie Abrechnungskonstanten oder Einzugsstellen, das Datum der letzten Änderung dokumentiert. Die Einträge der Tabelle P01_SVSD_HIST werden transportiert, sofern das System den Transport von Customizing vorsieht. Über die Sicht V_P01_SVSD_HIST können die Einträge der Tabelle eingesehen werden.
Weitere Informationen
Die Auslieferung erfolgt mit Hinweis 3463749 – Bereitstellung der Funktionalitäten zum Einspielen der SV-Stammdatendatei. Beachten Sie hierbei auch die dazugehörigen Korrekturhinweise.
Weitere Artikel zum Jahreswechsel 2024/2025
Noch Fragen?
Haben Sie noch Fragen zu anderen Themen des Jahreswechsels? Oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung neuer gesetzlicher Regelungen?
Sprechen Sie uns auch gerne an! Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier. Oder schauen Sie sich unseren SAP HCM Support Package Service L365 an.
Möchten Sie sich noch tiefgründiger informieren?
Dann empfehlen wir Ihnen unsere Seminare, die wir gemeinsam mit unserem Partner Lohnakad anbieten (externe Links):
