„Mein Eingang“ – Anträge genehmigen in SAP Fiori 2.0

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Der Abwesenheitsantrag im SAP HCM hat eine lange Geschichte. Wann immer eine neue Oberflächentechnologie entwickelt wurde, wurde als eine der ersten Anwendungen der Abwesenheitsantrag neu gebaut.

Bei allen diesen Implementierungen konnte man aber die Genehmigung von Anträgen nicht in der gleichen Anwendung vornehmen, in der man auch andere Workflows genehmigt hat. Mit Fiori 2.0 hat sich das geändert. Abwesenheitsanträge erscheinen in der „normalen“ Inbox genehmigt, in der das System auch alle anderen Workflow-Aufgaben anzeigt. 

Wie das funktioniert und wie die detaillierten Informationen  zu einem Antrag (seien es Abwesenheiten oder Zeitbuchungskorrekturen) trotzdem nicht verloren gehen, zeigt der folgende Artikel. 

Das Prinzip

Es erleichtert einem Genehmiger die Arbeit, wenn alle notwendigen Informationen zu einem Antrag auf einen Blick verfügbar sind. Das Problem ist allerdings, dass unterschiedliche Arten von Anträgen auch unterschiedliche Informationen benötigen. Eine Anwendung muss also je nach Antrag unterschiedliche Daten anzeigen. 

Im Prinzip kann die Workflow-Inbox das seit langem. Wo lag also das Problem? Das Problem war, dass der Abwesenheitsantrag auch ohne Workflow benutzt werden konnte. Und eine Workflow-Inbox ohne Workflow ist eine ziemlich brotlose Kunst. Die speziellen Genehmigungsoberflächen für Zeitbuchungs- oder Abwesenheitsanträge in der Zeitwirtschaft hatten dagegen eine Extra-Programmierung, die diese Workflow-losen Anträge berücksichtigt hat. 

Wie hat die SAP dieses Problem jetzt gelöst? Bei Anträgen ohne Workflow wird heimlich doch einen Workflow gestartet und damit ist die normale Inbox wieder im Spiel. So einfach kann Softwareentwicklung sein.

Die Workflowunterstützung des workflowlosen Antrag muss allerdings vom Kunden über den T77S0-Schalter PTMW FABFI eingeschaltet werden. Eine ganz heimliche Einführung dieses Features war der SAP wohl etwas zu unheimlich. 

Die Anwendung

Die Anwendung „Mein Eingang“ (oder „Inbox“ bzw. „My Inbox“ (App ID F0411A)) folgt dem sogenannten – „Master-Detail“-Muster. Dass heißt, sie zeigt eine Übersichtsliste aller offenen Anträge. Und wenn man einen Antrag anklickt, erscheint eine Detailsicht mit genaueren Informationen. Diese Detailsicht ist je nach Art des Antrags unterschiedlich. Für den Abwesenheitsantrag wird folgendes angezeigt:

• Daten zum Mitarbeiter
• Daten zum Antrag (z.B. „Urlaub, 1 Tag“) und eventuelle Notizen
• Ein Überschneidungskalender 

Das Genehmigen von Anträgen ist mit Buttons in der Fußleiste möglich. 

Wie immer bei Fiori-Anwendungen passt sich die Ansicht an die Bildschirmgröße an. Bei Smartphones ist nach dem Start nur die Übersichtsliste zu sehen. Beim Auswählen eines Antrags springt das System zur Detailsicht.

Komfortfunktionen und Erweiterungsmöglichkeiten

Das Genehmigen von Anträgen ist eine Anwendungen, die schon seit langem und in vielen Formen existiert. Daher ist es kein Wunder, dass es inzwischen viele Funktionen gibt um das Leben der Anwender zu vereinfachen. 

In der Übersichtsliste kann man Anträge gruppieren, sortieren oder filtern. Eine Suchfunktion unterstützt das Finden wichtiger Anträge. Es ist auch möglich, mehrere Anträge zu markieren und dann zusammen zu genehmigen / abzulehnen.

Der Genehmiger kann Anträge auch weiterleiten, wenn er sie nicht selbst bearbeiten möchte. 

Falls die vorhandenen Funktionen nicht reichen, kann die Anwendung auf vielfältige Weise erweitert werden. Die Möglichkeiten reichen von neuen Buttons in der Fußleiste über zusätzliche Informationen in der Übersichtsliste oder in der Detailsicht bis hin zu komplett eigenen Detailsichten – und das, ohne an den eigentlichen Workflows etwas verändern zu müssen. 

Vertretungen

Über die Inbox können Sie auch Vertreter verwalten, dafür ist keine separate Anwendung mehr notwendig. Die Funktionalitäten von Vertretungen sind dabei schon seit längerem unverändert. Sie können Vertreter entweder für einen festen Zeitraum einrichten („geplante Vertretung“) oder generell einen Vertreter benennen, der die Vertretung aber im Bedarfsfall erst aktivieren muss („ungeplante Vertretung“).

Fazit: Endlich alle Anträge an einem Ort

Vom Ablauf her hat sich der Genehmigungsprozess von Anträgen auch in der neuesten Version nicht geändert. Die Integration in die allgemeine Workflow-Inbox ist aber eine große Erleichterung, weil alle SAP-Anträge jetzt an einem Ort zu finden sind. Außerdem hat die Inbox deutliche breiter Möglichkeiten zur Konfiguration und zur Erweiterung. Dass die Verwaltung von Vertretungen jetzt auch in der gleichen Anwendung zu finden ist, ist ein zusätzlicher Vorteil.

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