Titelbild_Organisationsmanagement

Sie kennen Auswertungswege als mächtiges Werkzeug um Daten des Organisationsmanagements („OM“) zu lesen. Sie würden andere Dinge im HCM gerne genauso einfach nutzen? Dann zeigen wir Ihnen, wie Sie mit externen Objekten und externen Verknüpfungen Daten außerhalb des OMs mit Hilfe von Auswertungswegen verarbeiten können.  

Externe Objekte

Es gibt viel Funktionalität im SAP HCM, die über die Technik des Organisationsmanagement (im folgenden: OM) abgebildet ist. Dazu gehören z.B. Organisationseinheiten, Planstellen, Trainings, oder Qualifikationen. Es gibt aber auch viel Funktionalität, die unabhängig vom OM existiert. Dazu gehören z.B. Personalnummern, Personalbereiche oder Kostenstellen. 

Da das Organisationsmanagement aber sehr praktisch ist, hat die SAP eine Mechanismus geschaffen, so zu tun als würden anderen Funktionalitäten zum OM gehören. Diese Dinge werden als sogenannte „Externe Objekte“ betrachtet. Sie können ein externes Objekt daran erkennen, dass Sie es nicht über die PP01 bearbeiten können. Es gibt dafür (technisch gesprochen) auch keinen Eintrag in der DB-Tabelle HRP1000 oder PLOGI. 

Customizing Externe Objekte - Transaktion OOOT
Customizing Externe Objekte – Transaktion OOOT

Damit dieser Mechanismus funktioniert, ist ein ABAP-Programm notwendig (hier in der Spalte „Schnittst.“ des Screenshots). In diesem Programm müssen alle Anfragen bearbeitet werden, die bei regulären OM-Objekten auf die Datenbank zugreifen würden. Dazu gehören z.B. der Text eines bestimmten Objekts, die Prüfung ob es überhaupt existiert und die Frage, wie die Suchhilfe dafür aussieht.

Externe Objekte können mit regulären OM-Objekten verknüpft werden. Auf diese Weise funktionieren z.B. die Verknüpfung zwischen Planstelle und Personalnummer. Zwei externe Objekte können nicht direkt verknüpft werden. 

Externe Verknüpfungen

Hier kommen die externen Verknüpfungen ins Spiel. Um externe Objekte in Auswertungswegen nutzbar zu machen, brauchen sie Verknüpfungen. Aber da es nicht möglich ist, auf „normalem Weg“ eine solche anzulegen, braucht es einen Umweg, 

Bei externen Verknüpfungen wird die Verknüpfung nicht direkt auf der Datenbank angelegt (Tabelle HRP1001) sondern an irgendeinem anderen Speicherort. Bei der externen Verknüpfung zwischen Personalnummer und Benutzer ist die Verbindung z.B. im Infotypen 0105 der Personalnummer hinterlegt. Beim Auslesen der Verknüpfung in einem Auswertungsweg wird eine Routine aufgerufen, die die entsprechende Verbindung ausliest und dem System vorgaukelt, es gäbe tatsächlich eine „wirkliche“ Verknüpfung. Mit dieser simulierten Verknüpfung arbeitet das System dann weiter als wäre sie eine richtige.

So kann es eine Verknüpfung B208 (von einer Personalnummer zu einem SAP-User) geben, obwohl es auf der OM-Datenbank gar keine Verknüpfung gibt und weder die Personalnummer noch der User „richtige“ OM-Objekte sind. 

Customizing der B208-Verknüpfung in der Transaktion OOVK
Customizing der B208-Verknüpfung in der Transaktion OOVK

Diesen Mechanismus kann man sich zu Nutze machen, wenn man ebenfalls Sachverhalte über Verknüpfungen und Auswertungswege verbinden möchte, die nicht direkt im OM abgelegt sind. Beispiele wären: 

  • Alle Personalnummern, die von einem Sachbearbeiter als „Sachbearbeiter Zeiterfassung“ betreut werden (Feld „SACHZ“ im Infotyp 0001)
  • Alle Personalnummern, die zu einem Personalbereich / Personalteilbereich gehören
  • Alle Rollen, die einem User zugeordnet sind

Es ist aber auch möglich, externe Verknüpfungen zu erstellen, die vorhandene Verknüpfungen lesen und einschränken. Zum Beispiel könnte es eine externe Verknüpfung zwischen Organisationseinheiten und Planstellen geben, die nur die Planstellen anzeigt welche eine bestimmte Sollbezahlung über die zugeordnete Stelle haben.

Ein Beispiel

Als Demonstration wollen wir die Zuordnung zwischen einem Sachbearbeiter (-Benutzer) und den betreuten Personalnummern nehmen.

Sachbearbeiter Zeiterfassung im Infotyp 0001
Sachbearbeiter Zeiterfassung im Infotyp 0001

Für unser Beispiel („Frau Beate Beispiel“) ist der Sachbearbeiter „004“ im Infotypen 0001 hinterlegt. In der DB-Tabelle T526 ist dieser Sachbearbeiter mit dem SAP-Benutzer KLUESSEJ verknüpft.

Im Customizing haben wir den Auswertungsweg „ZP1“ im Customizing erstellt, die entsprechende ABAP-Programmierung erstellt und den Auswertungsweg „Z_SACHZ“ eingerichtet.

Customizing externe Verknüpfung in der Transaktion OOVK
Customizing externe Verknüpfung in der Transaktion OOVK

Die angegebene Klasse (ZCL_HR_L3_EXT_RELAT_BZP1) führt dabei folgende Schritte aus. Sie:

  • liest den Sachbearbeiter aus dem Infotyp 0001
  • verknüpft diese Information mit dem Eintrag in der Sachbearbeitertabelle T526
  • erstellt aus diesen Daten einen internen Verknüpfungsdatensatz, der während der weiteren Verarbeitung des Auswertungswegs als „richtige“  Verknüpfung betrachtet wird. 

Sie können Auswertungswege über den Report RHSTRU00  testen (im SAP Easy-Access-Menü unter Personal -> Organisationsmanagement -> Infosystem -> Allgemein ? Strukturanzeige/Strukturpflege). Wenn wir das tun und als Selektion den Benutzer KLUESSEJ eingeben, wird die betreute „Beate Beispiel“ mit ausgegeben – obwohl die Verknüpfung nur über den Infotyp 0001 und die Tabelle T526 (mit der Sachbearbeiter-ID) läuft.  

Ergebnis der externen Verknüpfung
Ergebnis der externen Verknüpfung

Zu Beachten

Beachten Sie bitte, dass externe Objekte und externe Verknüpfungen zwar so angezeigt werden, wie „normale“ Verknüpfungen – aber nicht genauso bearbeitet werden können. Dazu muss die zugrunde liegende Datenquelle angepasst werden.

Wenn ein Objekt auf der einen Seite der Verknüpfung abgegrenzt oder gelöscht wird, besteht das Risiko, dass die Verknüpfung „in der Luft hängt“. Bei unserem Beispiel mit den Personen die einem Sachbearbeiter zugeordnet sind, kann das vorkommen, wenn der Benutzer über die SU01 abgegrenzt wird ohne dass die Einträge im Infotypen 0001 entsprechend angepasst werden. Ähnlich ist das Problem, wenn eine Verknüpfung zu einer Planstelle über irgendwelche Customizing-Tabellen gesteuert wird. Sollte die Planstelle im OM abgegrenzt werden, wirkt sich das nicht automatisch auf die entsprechende Customizing-Tabelle aus.

Fazit

Externe Objekte und externe Verknüpfungen sind eine interessante Technik, um Sachverhalte außerdem des Organisationsmanagements mit den Mitteln des OMs sichtbar zu machen. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel das Verhalten der SAP verständlicher gemacht hat. Und vielleicht haben Sie ja eine Idee, wie Sie diese Technik in ihrem eigenen System nutzen können. 

Gibt es evtl. ein Thema, was Sie „brennend“ interessiert und worüber wir unbedingt schreiben sollten?

Dann schicken Sie uns Ihre Idee gerne per Mail über das folgende Kontaktformular! Vielen Dank im Voraus!