Zahlstellenmeldeverfahren ab 01.01.2024 in SAP HCM – Teil 1

Das Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) erhält zum 01.01.2024 eine neue Datensatzversion 5. Im ersten Teil dieses Zweiteilers wollen wir eine Übersicht der fachlichen Änderungen geben.

Änderungen durch die ZMV-Datensatzversion 5

Entfall des Meldegrunds 4 für Bestandsmeldungen der Zahlstelle

Mit der neuen Datensatzversion entfällt der Meldegrund 4 zur Bestandsmeldung und mit ihm einzelne Felder und Prüfungen im Datensatz. Bestandsmeldungen sind/waren von der Zahlstelle auf Aufforderung der Krankenkasse für entsprechende Bestandsabgleiche zu übermitteln. Darüber hinaus können/konnten sie auf Initiative der Zahlstelle bei einem Wechsel des Kommunikationspartners erstattet werden, bspw. im Rahmen einer Migration.

Ab dem 01.01.2024 bestehen damit für Meldungen der Zahlstellen an die Krankenkassen noch die folgenden Abgabegründe im Datenbaustein DBZK (Feld GD):

abgabegrund (DBZK-GD)	Bezeichnung	bemerkung
1	Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs	auch für Meldungen von Kapitalleistungen
2	Änderung des laufenden Versorgungsbezugs
3	Ende des laufenden Versorgungsbezugs
5	Vorabbescheinigung	optionales Verfahren (nicht im SAP HCM abgebildet)

Durch den Entfall der Bestandsmeldung entfallen im Datenbaustein DZK die Felder BEITRKV „Beitrag zur Krankenversicherung“ und BEITRPV „Beitrag zur Pflegeversicherung“, da diese ausschließlich in den Bestandsmeldungen zu übermitteln waren.

Obligatorische elektronische Abfrage der Versicherungsnummer durch die Zahlstelle

Die (Renten-)Versicherungsnummer des Versorgungsbeziehers ist mit dem Versicherungsnummern-Abfrageverfahren vor Abgabe der ersten Zahlstellen-Meldung elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzufragen. Eine manuelle Eingabe der Versicherungsnummer in das Abrechnungsprogramm – bspw. auf Grundlage der Angabe in einem Erhebungsbogen – ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Eine Ausnahme besteht, sofern die DSRV im Einzelfall keine Versicherungsnummer zurückmeldet. In diesen Fällen hat der
Versorgungsbezieher der Zahlstelle den Versicherungsnummernnachweis vorzulegen und es erfolgt (weiterhin) eine manuelle Eingabe der Versicherungsnummer auf Grundlage des Versicherungsnummernnachweises.

Meldet die DSRV im Einzelfall keine Versicherungsnummer zurück und kann auch kein Versicherungsnummernnachweis
vorgelegt werden, so ist die Vorabbescheinigung oder die Beginn-Meldung ohne Versicherungsnummer abzugeben. In diesen Fällen erhält die Zahlstelle die Versicherungsnummer mit der Rückmeldung der Krankenkasse zur Feststellung der
Beitragsabführungspflicht (Meldegrund 1 „Rückmeldung zu Bewilligung/Beginn des laufenden Versorgungsbezugs“ bzw. 5 „Rückmeldung zur Vorabbescheinigung“). Es ist nicht erforderlich, die Krankenkasse zur Ermittlung der Versicherungsnummer zu kontaktieren.

Hinweis: im SAP HCM ist das optionale Verfahren der Vorabbescheinigung Stand heute – 24.06.2023 – nicht umgesetzt.

Ermittlung der zuständigen Krankenkasse

Generell hat die Zahlstelle die zuständige Krankenkasse des Versorgungsbezugsempfängers bei diesem zu erfragen. Sie kann jedoch ebenfalls mit dem Abrechnungsprogramm oder einer elektronischen Ausfüllhilfe unter Angabe der ermittelten
(Renten-)Versicherungsnummer in elektronischer Form beim GKV-Spitzenverband abgefragt werden. Diese Abfrage erfolgt dann im ebenfalls zum 01.01.2024 eingeführten Abrufverfahren „Abfrage Mitgliedschaft Krankenkasse“.

Ein solcher elektronischer Abruf ist zulässig, sofern trotz Aufforderung des Versorgungsempfängers zur Mitteilung der Krankenkasse keine, lediglich unvollständige oder falsche Angaben vorliegen. Kann mit dem neuen Abrufverfahren eine zuständige Krankenkasse festgestellt werden, so meldet der GKV-Spitzenverband diese innerhalb von 24 Stunden in elektronischer Form an die Zahlstelle zurück.

Kennzeichnungspflicht bei Leistungsanteilen, die kein Versorgungsbezug sind

Leistungsanteile aus Altersvorsorgevermögen nach § 92 EStG („betriebliche Riesterrente“) sowie diejenigen, die der Versorgungsempfänger nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses als alleiniger Versicherungsnehmer aus nicht durch den Arbeitgeber finanzierten Beiträgen erworben hat (sogenannter „Privatanteil“), stellen nach § 229 Absatz 1 Satz 1 Nummer 5 zweiter Halbsatz SGB V keinen Versorgungsbezug dar und sind daher nicht im zu meldenden Zahlbetrag zu berücksichtigen.

Allerdings sind derartige Leistungsanteile bei gesetzlich freiwillig krankenversicherten Betriebsrentnern als sonstige beitragspflichtige Einnahme bei der Ermittlung der Beitragshöhe zu berücksichtigen. Zudem sind derartige Leistungsanteile bei krankenversicherungspflichtigen Betriebsrentnern zu berücksichtigen, sofern diese bei der Krankenkasse aufgrund des Überschreitens der entsprechenden Belastungsgrenze einen Antrag auf Befreiung von der Zuzahlungspflicht nach § 62 Absatz 1 SGB V stellen.

Vor diesem Hintergrund hat die Zahlstelle in den Meldungen an die Krankenkasse ab dem 01.01.2024 im neuen Kennzeichen ANTAUS „anteiliger Ausschlusstatbestand“ anzugeben, ob in der Betriebsrente ein Leistungsanteil im vorgenannten Sinne enthalten ist, der kein Versorgungsbezug darstellt:

ausprägungen kennzeichen „anteiliger Ausschlusstatbestand“ (Feld ANTAUS)	bezeichnung
0	Grundstellung
1	Nein
2	Ja

Dazu zwei Beispiele:

Beispiel 1 – Betriebsrente in Höhe von 1.200,00 EUR ab 01.09.2024, darin enthalten ein Leistungsanteil aus Altersvorsorgevermögen nach § 92 EStG in Höhe von 200,00 EUR

Meldung zahlstelle	zeitraum ab	höhe VB	art VB	ANTAUS
Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs	01.09.2024	1.000,00 EUR	5	2 = „JA“

Beispiel 2 – Betriebsrente in Höhe von 950 EUR ab 01.09.2024, darin enthalten ein sogenannter Privatanteil: 350,00 EUR

Meldung zahlstelle	zeitraum ab	höhe VB	art VB	ANTAUS
Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs	01.09.2024	600,00 EUR	5	2 = „JA“

Die Angabe ist in allen Meldungen der Zahlstelle erforderlich, sofern eine Betriebsrente gezahlt wird. Aufgrund des
zuvor genannten Erfüllungszwecks besteht die Kennzeichnungspflicht ungeachtet des gesetzlichen Krankenversicherungsstatus.

Basiert eine Betriebsrente allein auf dem Altersvermögen nach § 92 EStG, so stellt diese Leistung in voller Höhe keinen Versorgungsbezug dar. Es entstehen in diesen Fällen folglich auch keine Meldepflichten.

Wird, wie in den Beispielen dargestellt, in der Meldung der Zahlstelle angegeben, dass ein anteiliger Leistungsanteil vorhanden ist (Ausprägung ANTUS = 2 „JA“), so wird die Höhe des Zahlbetrags des Leistungsanteils von der Krankenkasse außerhalb des Zahlstellen-Meldeverfahrens ermittelt, sofern dies zur vollständigen Feststellung der beitragspflichtigen Einnahme eines freiwillig versicherten Mitglieds oder zur Prüfung eines Antrags auf Zuzahlungsbefreiung erforderlich ist.

Ausnahmeregel für Bestandsfälle

Um ein erhöhtes Meldevolumen im Verfahren zu vermeiden, sind bei Betriebsrenten, die über den 31.12.2023 hinaus gezahlt werden, keine Änderungsmeldungen zum 01.01.2024 allein aus Anlass der Angabe des Kennzeichens ANTAUS vorzunehmen. Die Kennzeichnungspflicht entsteht damit erstmalig mit Abgabe der nächsten Meldung.

Kennzeichnungspflicht bei Waisenleistungen

Bei Personen, die aufgrund des Bezugs einer Waisenrente der gesetzlichen Rentenversicherung oder einer
Waisenleistung einer berufsständischen Versorgungseinrichtung der Kranken- und Pflegeversicherungspflicht unterliegen, sind diese Leistungen bis zum Erreichen der Altersgrenze für die Familienversicherung von Kindern beitragsfrei.

Sofern zeitgleich eine

• Waisenleistung aus einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis oder aus einem Arbeitsverhältnis
  mit Anspruch auf Versorgung nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder
• eine Waisenrente aus der Alterssicherung der Landwirte nach § 15 des Gesetzes über die Alterssicherung der Landwirte (ALG)

bezogen wird, sind diese Leistungen ebenfalls beitragsfrei.

Für die landwirtschaftliche Krankenversicherung gilt eine abweichende Regelung. Hiernach ist bei Personen, die eine Waisenrente nach § 15 ALG beziehen, diese Leistung bis zum Erreichen der Altersgrenze für die Familienversicherung von Kindern beitragsfrei. Sofern neben dieser Leistung zeitgleich eine Waisenrente der gesetzlichen Rentenversicherung, eine Waisenleistung einer berufsständischen Versorgungseinrichtung oder eine Waisenleistung aus einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis oder aus einem Arbeitsverhältnis mit Anspruch auf Versorgung nach beamtenrechtlichen Vorschriften bezogen wird, sind diese Leistungen ebenfalls beitragsfrei.

Zur Feststellung der Beitragsabführungspflicht durch die Krankenkasse haben Zahlstellen daher in Meldungen ab dem 01.01.2024 insoweit anzugeben, ob es sich um

• eine Waisenleistung aus einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis oder aus einem Arbeitsverhältnis mit Anspruch auf Versorgung nach beamtenrechtlichen Vorschriften (Nummer 1 des § 229 Absatz 1 Satz 1 SGB V),
• eine Waisenleistung einer berufsständischen Versorgungseinrichtung (Nummer 3 des § 229 Absatz 1 Satz 1 SGB V) oder
• eine Waisenrente nach § 15 ALG (Nummer 4 des § 229 Absatz 1 Satz 1 SGB V)

handelt, welche eine Krankenversicherungspflicht nach § 5 Absatz 1 Nummer 11b SGB V auslösen kann. Die Angabe erfolgt mit dem neuen Kennzeichen WAISENLE „Waisenleistung“ mit folgenden Ausprägungen:

ausprägung kennzeichen „Waisenleistung“ (FELD WAISENLE)	bezeichnung
0	Grundstellung / Keine Waisenleistung
1	Waisenleistung (§ 229 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V)
3	Waisenleistung (§ 229 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB V)
4	Waisenleistung (§ 229 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB V)

Die differenzierte Angabe der Waisenleistungsart ist erforderlich, da wie oben beschrieben eine Beitragsfreiheit für die gewährte Waisenleistung abhängig vom konkreten Lebenssachverhalt nur eintritt, sofern und solange diese zeitgleich mit einer anderen Waisenleistung oder Waisenrente bezogen wird.

Zu beachten: Waisenleistungen der betrieblichen Altersversorgung im Sinne von Nummer 5 des § 229 Absatz 1 Satz 1 SGB V sind hingegen nicht in den Meldungen zu kennzeichnen.

Ausnahmeregel für Bestandsfälle

Um ein erhöhtes Meldevolumen im Verfahren zu vermeiden, sind bei Waisenleistungen, die über den 31.12.2023 hinaus gezahlt werden, keine Änderungsmeldungen zum 01.01.2024 allein aus Anlass der Angabe des Kennzeichens WAISENLE vorzunehmen. Die Kennzeichnungspflicht entsteht damit erstmalig mit Abgabe der nächsten Meldung.

Differenziertere Angabe zum Anspruch auf Beihilfe

Damit die Krankenkasse die Feststellung der Beitragsabführungspflicht bezogen auf die Pflegeversicherungsbeiträge vornehmen kann, hat die Zahlstelle in ihren Meldungen an die Krankenkasse im Feld anzugeben, ob der Versorgungsempfänger ihrer Kenntnis nach einen Anspruch auf Beihilfe hat.

Gab es bisher lediglich die Feldausprägungen J für „Ja“ und N für „Nein oder nicht bekannt“, so wird für die Unkenntnis nun eine eigene Ausprägung eingeführt. Das bestehende Feld KENNZ-BEIHILFE weist damit ab dem 01.01.2024 folgende Ausprägungen auf:

Ausprägung feld KENNZ-beihilfe im Baustein DBZK	bezeichnung	bemerkung
J	Ja (Anspruch besteht)
N	Nein (Anspruch besteht nicht)	geänderter Inhalt ab 01.01.2024
U	Unbekannt (Keine Kenntnis, ob Anspruch besteht)	neu ab 01.01.2024

Bei Angabe U wird die Krankenkasse von Amts wegen einen etwaigen Anspruch auf Beihilfe prüfen.

Sofern ein Beihilfeanspruch gegeben ist, wird die Krankenkasse dies in der Meldung an die Zahlstelle bezogen auf den Pflegeversicherungsbeitrag im Feld KENNZ-BEITR-ABFUEHR-PFLICHT (weiterhin) mit der Kennziffer 4 darstellen. Die Zahlstelle hat bei dieser Angabe nur den halben Pflegeversicherungsbeitrag zu berücksichtigen.

Bei einem Mehrfachbezug stellt die Krankenkasse systemseitig sicher, das nachvollziehbar ist, welcher Versorgungsbezug der beihilfebegründende Bezug ist.

Neuer Meldegrund für Rückmeldungen der Krankenkassen

Sofern eine Meldung der Zahlstelle an eine unzuständige Krankenkasse gesandt wird, erhält die Zahlstelle von dieser
eine Rückmeldung mit dem neuen Abgabegrund 3 „unzuständige Krankenkasse“ zurück. Auf Grundlage dieser Rückmeldung hat die Zahlstelle den Sachverhalt zu klären, die an die nicht zuständige Krankenkasse übermittelte Meldung zu stornieren und eine neue Meldung an die zuständige Krankenkasse des Versorgungsempfängers abzugeben.

Damit bestehen mit Datensatzversion 5 zum 01.01.2024 die folgende Abgabegründe für (Rück-)Meldungen der Krankenkassen mittels Datenbaustein DBKZ (Feld GD):

Meldegrund (DBKZ-gD)	bezeichnung	bemerkung
1	Rückmeldung zu Bewilligung/Beginn des laufenden Versorgungsbezugs
2	Änderung zum laufenden Versorgungsbezug
3	unzuständige Krankenkasse	neu zum 01.01.2024
5	Rückmeldung zur Vorabbescheinigung	nicht umgesetzt im SAP HCM
6	Ende Meldeverpflichtung zum laufenden VB an bisherige Krankenkasse wegen Kassenwechsels
7	Änderung zum laufenden Versorgungsbezug wegen Endes der gesetzlichen Rente
8	Ende Meldeverpflichtung zum laufenden Versorgungsbezug wegen Endes der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung
9	Ende Meldeverpflichtung zum laufenden Versorgungsbezug wegen Tod

Beitragsabführungspflicht und Pflegeversicherungsbeiträge

Der zum 01.07.2023 neu eingeführte Beitragsabschlag für „Kinderreiche“ in der Pflegeversicherung wirkt sich natürlich auch im Zahlstellenmeldeverfahren aus. Und zwar dann, wenn in Rückmeldungen der Krankenkasse die Beitragsabführungspflicht für die Pflegeversicherung bejaht wird (KENNZBEITR-ABFUEHRPFLICHT).

Für die Berechnung des Beitragszuschlags für Kinderlose hatte die Zahlstelle bisher bereits die Elterneigenschaft zu prüfen. Durch die Änderungen zum 01.07.2023 hat sie nun zusätzlich die Anzahl der für den Beitragsabschlag zu berücksichtigenden Kinder im gegebenen Altersrahmen und deren Alter zu ermitteln (§ 55 Absatz 3 SGB XI).

Die Änderung der Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrages – bspw. bei Veränderung der Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder – ist dabei kein meldepflichtiger Tatbestand, es ist also seitens der Zahlstelle keine Änderungsmeldung abzugeben.

Krankenkassenkassenwechsel

In Meldungen der Krankenkassen mit Meldegrund 6 „Ende Meldeverpflichtung zum laufenden Versorgungsbezug an bisherige Krankenkasse wegen Kassenwechsels“ konnte die Krankenkasse bisher die Betriebsnummer der neuen Krankenkasse des Versorgungsempfängers mitteilen (DBKZ-BBNRKKN), sofern ihr diese zum Zeitpunkt der Meldung bekannt war. War ihr die Betriebsnummer der neuen Krankenkasse zum Zeitpunkt der Meldung nicht bekannt, so musste die Zahlstelle diese selbst unverzüglich beim Versorgungsempfänger erfragen, um anschließend eine Beginn-/Bewilligungsmeldung an die neue Krankenkasse absetzen zu können.

Mit der neuen Datensatzversion werden die Krankenkassen zum Meldegrund 6 verpflichtet, die Betriebsnummer der für den Versorgungsbezugsempfänger zuständigen neuen Krankenkasse anzugeben.

Umsetzung im SAP HCM

Die Anpassungen zur neuen Datensatzversion im SAP HCM ist mit dem Jahreswechsel 2023/2024 ausgeliefert worden.

Im zweiten Teil stellen wir die Umsetzung im SAP HCM vor.

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