Elektronische AU-Bescheinigung (eAU) im SAP HCM – Teil 3
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) wird digital, auch in SAP HCM: in diesem dritten Teil der mehrteiligen Blog-Reihe informieren wir über die Datensatzstrukturen und die Besonderheit der Anforderung der eAU.
Vorige Artikel der Blog-Reihe
Im ersten Teil der Blog-Reihe informierten wir über Grundlagen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die zeitliche Planung der Einführung der eAU sowie über das ebenfalls geplante Vorerkrankungsverfahren. Sollten Sie diesen Teil verpasst haben, klicken Sie hier.
Im zweiten Teil der Reihe ging es um die Verfahrensteilnehmer und den zukünftigen Prozessablauf. Sollten Sie diesen Teil verpasst haben, klicken Sie hier.
Aufbau der eAU-Datensätze
Anforderung der eAU durch den Arbeitgeber (Anforderung_eAU_AG; AGTOSV)
Da ein pauschaler Abruf aller der Krankenkasse für den Arbeitgeber vorliegenden eAU nicht möglich ist, muss die Anforderung bzw. der Abruf der eAU pro Person mit einem Abrufdatum (AU_ab_AG) erfolgen. Neben diesem zentralen AU_ab_AG-Datum finden sich im Anforderungsdatensatz lediglich noch die aus anderen SV-Verfahren bekannten Steuerungs- und Identifizierungsdaten sowie Angaben zu Arbeitnehmer und Ansprechpartner.
Das zentrale Identifizierungsmerkmal für die einzelne Person ist die Versicherungsnummer. Daneben werden Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Geschlechts übermittelt. Ist die Versicherungsnummer der Person (noch) nicht bekannt, so ist diese via Versicherungsnummernabfrageverfahren bei der Datenstelle der Rentenversicherung abzufragen und für die eAU-Anfrage an die Krankenkasse zu verwenden (§ 28a Absatz 3a SGB IV). Wurde für eine solche Person bereits die DEÜV-Anmeldung versendet, so sollte die Versicherungsnummer bereits in der Antwort bzw. Rückmeldung der Krankenkasse zurückgemeldet worden sein. Konnte die Versicherungsnummer dennoch nicht ermittelt werden, so sind im Datensatz der Anforderung der eAU zusätzlich der „Geburtsname“ und der „Geburtsort“ der Person zur eindeutigen Identifikation anzugeben.
Das zentrale AU_ab_AG_Datum wird weiter unten in den Besonderheiten der Anforderung einer eAU noch näher erläutert.
Rückmeldung der eAU durch die Krankenkasse (Rückmeldung_eAU_KK; SVTOAG)
Der Datensatz der Rückmeldung der Krankenkasse ist erwartungsgemäß etwas umfangreicher als die Anforderung. Neben Steuerungs-, Identifikationsdaten und Angaben zu Ansprechpartner und Arbeitnehmer, sind die „inhaltlichen“ Rückmeldungen zur eAU in den folgenden Datenbausteinen „Angaben_zur_AU“, „Stationärer Aufenthalt“ und „Bescheinigungsart“ enthalten. Dies gibt bereits den Hinweis, dass nicht lediglich AU-Bescheinigungen durch die eAU übermittelt werden, sondern auch stationäre Aufenthalte im Krankenhaus. Zudem sind in den „Angaben zur AU“ Kennzeichen enthalten, die Infos darüber geben, ob es sich bei der AU um einen Arbeitsunfall (oder dessen Folgen), einen sonstigen Unfall (oder dessen Folgen) oder eine Berufskrankheit handelt. Eine Übersicht über die drei Bausteine bzw. Datenfeldgruppen gibt die folgende Tabelle:
| Datenfeldgruppe | Feld | inhalt |
|---|---|---|
| Angaben_zur_AU | AU_ab_AG | Datum wie vom AG in der Anforderung angegeben |
| AU_seit | Beginn(-datum) der AU, sofern zum AU_ab_AG vorhanden | |
| Voraussichtlich_AU_bis | Voraussichtlich arbeitsunfähig oder letzter Tag der AU | |
| Festgestellt_am | gemäß Angabe des Arztes | |
| Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit | Fehlerkennzeichen, wenn Krankenkasse nicht zuständig oder eAU nicht vorliegt | |
| Arbeitsunfall | Kennzeichen, ob AU ein Arbeitsunfall, Folge eines Arbeitsunfalls oder Berufskrankheit ist | |
| D_Arzt_zugewiesen | Kennzeichen, ob Versicherter nach Arbeitsunfall einem Durchgangsarzt (D-Arzt) zugewiesen wurde | |
| Sonstiger_Unfall_Unfallfolgen | Kennzeichen, ob AU ein sonstiger Unfall oder Folge eines sonstigen Unfalls ist | |
| Stationaerer_Aufenthalt | Aufnahmetag | Beginn(-datum) des stationären Aufenthalts |
| Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung | Voraussichtlich letzter Tag des stationären Aufenthalts | |
| Bescheinigungsart | Erstbescheinigung | gemäß Angabe des Arztes |
| Folgebescheinigung | gemäß Angabe des Arztes |
Besonderheiten der Anforderung einer eAU (AU_ab_AG)
Wie oben in der Datensatzbeschreibung bereits erwähnt, ist das AU_ab_AG-Datum das zentrale Merkmal in der personenbezogenen Anforderung der eAU. Gemäß Definition soll dies bei einer Ersterkrankung der Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber sein, bei einer Folgeerkrankung hingegen der erste Tag nach Ende der vorherigen AU. Systemtechnisch ergibt sich das AU_ab_AG i.d.R. aus dem Beginndatum einer für das eAU-Verfahren relevanten Abwesenheit aus Infotyp 2001 des SAP HCM. Für die relevanten Abwesenheiten wird es einen entsprechenden Pflege-View geben mit der Möglichkeit der Angabe, ab dem wievielten Tag eine eAU-Anforderung ausgelöst werden soll. So soll ermöglicht werden, dass bspw. bei der Eingabe einer Krankheit ohne Attest (Abwesenheitsart 0210) eine Anforderung der eAU sinnvollerweise erst ab dem vierten Abwesenheitstag gemäß §5 EntgFG ausglöst werden kann:
Im Folgenden ein Beispiel einer Abwesenheit 0200 „Krankheit mit Attest“, aus welcher dann eine eAU-Anforderung mit AU_ab_AG-Datum gleich dem Beginn der Abwesenheit erstellt wird:
Anforderungsprozess „in Kürze“
Das AU_ab_AG-Datum ist dann dementsprechend i.d.R. das Beginndatum oder „Attestpflicht“-Datum der erfassten Abwesenheit. Entspricht dieses Datum bei Anforderung der eAU kurz gesagt einem Datum
- größer oder gleich dem ersten Tag der eAU abzüglich 5 Kalendertagen sowie
- kleiner oder gleich dem letzten Tag der eAU,
so wird die entsprechende eAU seitens der Krankenkasse zurückgemeldet. Eine Anforderung mit AU_ab_AG-Datum außerhalb dieses Zeitraums liefert keine eAU zurück, stattdessen hingegen den Meldegrund 4 „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ im Feld „Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit“. Dieses „grobe“ Prozedere soll in folgender Abbildung veranschaulicht werden:
Anforderungsprozess im Detail
Der genaue Ablauf der Prüfung seitens der Krankenkasse bezüglich der Anforderung der eAU ist ein mehrstufiger Prozess. Die Rückmeldung muss seitens der Krankenkasse unverzüglich, jedoch spätestens am nächsten Werktag erfolgen, der auf die Anfrage bzw. Anforderung der eAU folgt. Samstage gelten dabei nicht als Werktage. Der Prozess umfasst folgende aufeinanderfolgenden Prüfungen:
- Die Krankenkasse prüft, ob für die versicherte Person zum AU_ab_AG-Datum eine Mitgliedschaft besteht / bestand (Zuständigkeitsprüfung). Liegt keine Zuständigkeit der Krankenkasse vor, wird dem Arbeitgeber das Fehlerkennzeichen 1 „unzuständige Krankenkasse“ (ohne Angaben zur eAU) zurückgemeldet.
- Ist die Krankenkasse zuständig, prüft sie, ob das AU_ab_AG-Datum mit dem ersten Tag einer eAU übereinstimmt. Trifft dies zu, übermittelt sie die betreffende eAU.
- Stimmen AU_ab_AG-Datum und Beginn einer eAU nicht genau überein, prüft die Krankenkasse, ob das AU_ab_AG-Datum auf einen anderen als den ersten Tag eine eAU fällt. Ist dies der Fall, wird die betreffende eAU zurückgemeldet.
- Fällt das AU_ab_AG-Datum auf keinen Tag einer eAU, prüft die Krankenkasse, ob das AU_ab_AG-Datum maximal 5 Kalendertage vor dem Beginn einer eAU liegt. Trifft dies zu, wird die betreffende eAU zurückgemeldet.
- Fällt das AU_ab_AG-Datum weder in den Zeitraum einer eAU noch auf den Zeitraum von maximal 5 Kalendertagen vor Beginn einer eAU, wird dem Arbeitgeber das Fehlerkennzeichen 4 „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ zurückgemeldet.
Das in Nummer 5 genannte Fehlerkennzeichen ist als Zwischennachricht bzw. Zwischen-Rückmeldung zu verstehen. Denn die Krankenkasse hat zum Sachverhalt innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen die Möglichkeit, erneut auf die Anforderung zu antworten, sofern in diesem Zeitraum eine entsprechende eAU vorliegt. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn die Anforderung des Arbeitgebers erfolgte, bevor die eAU vom Arzt oder Krankenhaus an die Krankenkasse übermittelt wurde. Dies könnte bspw. durch einen zu frühen Abruf seitens des Arbeitgebers oder aber technische Probleme auf Seiten der Ärzte und Krankenhäuser bedingt sein. Nach Ablauf des 14-tägigen Zeitraums könnte der Arbeitgeber bei bis dahin nicht erfolgter Klärung eine weitere Anforderung an die Krankenkasse senden.
Welche Zeiträume können überhaupt angefordert werden?
Angefordert werden können Arbeitsunfähigkeitszeiten, welche nach § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V vom Vertragsarzt oder nach § 201 Abs. 2 SGB VII vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt wurden. Gleiches gilt für Zeiträume stationärer Krankenhausaufenthalte, welche nach § 301 Abs. 1 SGB V vom Krankenhaus an die Krankenkasse übermittelt wurden.
Ein Abruf ist gemäß Verfahrensstart ab dem 1. Juli.2022 möglich, wobei Abrufe für AU-Zeiträume vor dem 01.10.2021 nicht zulässig sind.
Bescheinigungen, welche den Krankenkassen außerhalb des Verfahrens nach § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V oder § 301 Abs. 1 SGB V in Papier zugegangen sind, werden hingegen nicht zurückgemeldet. Gleiches gilt für Arbeitsunfähigkeitszeiten in Rehabilitationseinrichtungen.
Weitere Artikel der Blog-Reihe
Folgende Artikel der Blog-Reihe sind bereits erschienen:
- Teil 1: Grundlagen und zeitliche Planung
- Teil 2: Verfahrensteilnehmer und zukünftiger Prozess
- Teil 4: eAU-Rückmeldungen seitens der Krankenkassen und der Eingangsprozess im SAP HCM
Im vierten Teil – der in den kommenden Wochen online geht – wird es um die eAU-Rückmeldungen seitens der Krankenkassen und den Eingangsprozess im SAP HCM gehen.
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