Elektronische AU-Bescheinigung (eAU) im SAP HCM – Teil 4

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) wird digital, auch in SAP HCM: in diesem vierten Teil der mehrteiligen Blog-Reihe informieren wir über die eAU-Rückmeldungen seitens der Krankenkassen und den Eingangsprozess im SAP HCM.

Vorige Artikel der Blog-Reihe

Im ersten Teil der Blog-Reihe informierten wir über Grundlagen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die zeitliche Planung der Einführung der eAU sowie über das ebenfalls geplante Vorerkrankungsverfahren. Sollten Sie diesen Teil verpasst haben, klicken Sie hier.

Im zweiten Teil der Reihe ging es um die Verfahrensteilnehmer und den zukünftigen Prozessablauf. Sollten Sie diesen Teil verpasst haben, klicken Sie hier.

Im dritten Teil der Reihe ging es um die Datensatzbeschreibungen und die Besonderheiten beim eAU-Abruf. Sollten Sie diesen Teil verpasst haben, klicken Sie hier.

Fallbeispiel: eAU-Anfrage mit AU_ab_AG 13.06.2022

Die Veranschaulichung der eAU-Rückmeldungen seitens der Krankenkassen im Eingangsprozess des SAP HCM sollen anhand des folgenden Fallbeispiels erfolgen:

sachverhalt	wert
Abwesenheitsart	0200 „Krankheit mit Attest“
Beginn	13.06.2022
Ende	17.06.2022
Anfragestichtag AU_ab_AG	13.06.2022
Übermittlung der eAU-Anfrage	19.06.2022

Da die Abwesenheit für das eAU-Meldeverfahren (in diesem Beispiel und wohl auch generell) als relevant und mit Attestpflicht ab dem ersten Tag geschlüsselt ist, wird eine eAU-Anfrage mit Anfragestichtag (AU_ab_AG) gleich dem Abwesenheitsbeginn erstellt. Im Einzelbild des Infotypen 2001 „Abwesenheit“ (links) wird in der neuen Feldgruppe der eAU via Ampel darauf hingewiesen, dass eine entsprechende eAU-Anfrage übermittelt wurde, eine Antwort jedoch noch aussteht.

Der Eingangsprozess soll nun anhand von vier unterschiedlichen Rückmeldungen im SAP HCM veranschaulicht werden.

eAU-Eingangsprozess im SAP HCM

Der Eingangsprozess zur eAU entspricht im SAP HCM dem aus vielen anderen Verfahren gewohnten „3-Schritt-Schema“. Voraussetzung ist natürlich, dass der ebenfalls aus drei Schritten bestehende Ausgangsprozess vollständig durchgeführt wurde: sprich die Meldung (eAU-Anfrage) muss erstellt, „verpackt“ und an die Krankenkasse versandt worden sein. Im Eingangsprozess werden dann die korrespondierenden Schritte durchlaufen:

• die eAU-Meldedateien (oder „bildlich“ Pakete) müssen abgeholt / empfangen werden und
• die darin enthaltenen eAU bzw. Rückmeldungen der Krankenkassen müssen entpackt sowie einer Personalnummer und einer Ausgangsmeldung zugeordnet werden, so dass
• die enthaltenen eAU mit den auslösenden Abwesenheiten abgeglichen werden können und daraus resultierende Hinweise, Warnungen und Fehler sowie generelle Fehlerrückmeldungen der Krankenkasse in die Sachbearbeiterliste bzw. das Notification Tool zur Prüfung und Bearbeitung übergeben werden können.

Für die Beschreibung des Eingangsprozesses sollen im Folgenden vier unterschiedliche Rückmeldungen der Krankenkasse für das oben genannte Fallbeispiel im letzten Eingangsschritt „Verarbeiten“ dargestellt werden. Es wird angenommen, dass die vorigen Schritte „Empfangen“ sowie „Entpacken und Zuordnen“ erfolgreich waren.

Fall 1: Abwesenheit und eAU stimmen zeitlich überein

Stimmen erfasste Abwesenheit und dafür abgerufene eAU zeitlich überein, so erhält die Rückmeldung in der Eingangsmeldungsverarbeitung direkt den Status „verarbeitet“. Sofern Sie Aus- und Eingangsverarbeitung in Jobs „automatisiert“ haben, bekommen Sie von diesem Meldeprozess bzw. von diesem Fall überhaupt nichts mit. Dies ist ja auch sinnvoll, da kein ToDo besteht.

Die eAU-Ampel zeigt dies mit grünem Status samt Text „eAU liegt vor“ an:

Fall 2: Abwesenheit und eAU stimmen zeitlich nicht überein

Stimmen erfasste Abwesenheit und dafür abgerufene eAU zeitlich nicht überein, so erhält die Rückmeldung in der Eingangsmeldungsverarbeitung den Status „zu prüfen“ und wird somit im Notification Tool und in der eAU-Sachbearbeiterliste als offenes ToDo ausgegeben. In der Abwesenheit zeigt die eAU-Ampel ebenfalls mit rotem Status an, dass eine manuelle „Prüfung erforderlich“ ist. Innerhalb der Detailsicht gibt das System die übersichtlichste Rückmeldung, wie genau Abwesenheit und eAU zeitlich nicht zusammen passen. Diese ist zum einen aus dem Infotyp 2001 „Abwesenheit“ über den Button „Details“ erreichbar, aber auch direkt aus der eAU-Sachbearbeiterliste durch Doppelklick auf die Rückmeldung eAU mit der Fehlernachricht:

Der vorliegende Fall ist manuell zu prüfen. Vermutlich ergibt eine solche Prüfung, dass die erfasste Abwesenheit um einen Tag zu kürzen ist, so dass sie der eAU entspricht. Die Rückmeldung der eAU wird dann mittels Button „manuell bearbeitet“ quittiert.

Hinweis: in Ihrer Prozessgestaltung zur eAU sollten Sie überlegen, wie Sie das Auftreten dieser Fallkonstellation minimieren können. Denn hier entlastet uns die Digitalisierung nicht, sondern sie beschert uns zusätzliche Arbeit: beim „gelben Schein“ wäre für uns eine Eingabe zu tätigen. Im eAU-Verfahren hingegen zwei plus ggf. notwendige Klärung. Denn wir erfassen zunächst die formlose Mitteilung der Person über die Erkrankung, klären dann ggf. den zeitlichen „Schiefstand“ auf und passen die Abwesenheit ggf. nochmals an.

Fall 3: Krankenkasse nicht zuständig

Senden wir eine eAU-Anfrage an eine Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter nicht oder nicht mehr krankenversichert ist, so quittiert die Krankenkasse uns dies mit einer Rückmeldung mit dem Kennzeichen aktuelle AU 1 „Unzuständige Krankenkasse“. Dieser Sachverhalt ist ebenfalls zu prüfen und zu korrigieren, er wird mit der entsprechenden Fehlermeldung im Notification Tool und in der eAU-Sachbearbeiterliste aufgeführt:

Nach Klärung mit der betreffenden Person und Korrektur der Krankenkasse im Infotyp 0013 „Sozialversicherung“ werden Storno- und Neumeldung der eAU-Anfrage ausgelöst.

Fall 4: AU liegt der Krankenkasse nicht vor

Liegt der Krankenkasse zu unserer eAU-Anfrage (noch) keine eAU vor, so quittiert sie uns dies (zunächst) mit einer Rückmeldung mit Kennzeichen aktuelle AU 4 „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“. Dieser Sachverhalt wird im Infotyp 2001 „Abwesenheiten“ mit gelbem Status „eAU liegt noch nicht vor“ angezeigt und kann auch mit einer entsprechenden Warnmeldung in Notification Tool und eAU-Sachbearbeiterliste aufgeführt werden:

Die Meldung „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ stellt im eAU-Meldeverfahren eine sogenannte Zwischennachricht dar. Die Krankenkasse hat innerhalb eines 14-Tage-Zeitraums die Möglichkeit, nochmals auf die eAU-Anfrage zu antworten. Sie kennen ein solches Prozedere aus dem Meldeverfahren der Entgeltersatzleistungen (EEL), in dem die Krankenkassen bei Nicht-Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit ebenfalls die Möglichkeit hat, (innerhalb eines 8-Wochen-Zeitraums) mehrfach auf eine (Vorerkrankungs-)Anfrage zu antworten.

In der Regel sollten die Krankenkassen die fehlende eAU noch von Ärzten bzw. Krankenhäusern erhalten, so dass sie den Arbeitgebern dann noch zum Abruf bereitgestellt wird. SAP hat daher die Möglichkeit einer (kundenseitig anpassbaren) Wiedervorlagefrist für Zwischennachrichten geschaffen. D.h. die Meldung wird so lange im Notification Tool bzw. dem Arbeitsvorrat der eAU-Sachbearbeiterliste nicht angezeigt, bis die Frist erreicht ist.

Liegt die eAU der Krankenkasse vor und übermittelt sie diese an uns, so werden sowohl die Zwischennachricht (nochmals) als auch die nun zugesandte eAU verarbeitet. In unserem Fall 4 gehen wir davon aus, dass die eAU mit der erfassten Abwesenheit zeitlich übereinstimmt. Daher werden beide Rückmeldungen der Krankenkasse auf den Status „verarbeitet“ gesetzt:

Weitere Fallkonstellationen

In der Praxis werden sich noch weitere Prüf- und Fehlerkonstellationen ergeben, bspw. im Zusammenhang mit Stornierungen von eAU-Meldungen und Abwesenheiten, nicht abgeschlossenen Aus- und Eingangsmeldungsprozessen, Ablehnungen oder Folgebescheinigungen. Gemein ist allen, dass Sie im Notification Tool bzw. der eAU-Sachbearbeiterliste „aufschlagen“.

eAU-Sachbearbeiterliste

Die eAU-Sachbearbeiterliste zum Prüfen und Bearbeiten von Meldungen finden Sie im Easy Access Menü unter Folgeaktivitäten >> Periodenunabhängig >> Abrechnungszusatz >> eAU-Meldeverfahren.

Besonderheit ist, dass es nur eine Sachbearbeiterliste gibt, welche sowohl Ausgangs- (eAU-Anfragen) als auch Eingangsmeldungen (Rückmeldungen der Krankenkassen) anzeigt. Ansonsten enthält sie aus sonstigen Sachbearbeiterlisten gewohnten (aber natürlich tlw. auf die eAU „zugeschnittene) Anzeigespalten und Drucktasten zur Bearbeitung. Im Folgenden nochmals Fall 4 nach zweiter Rückmeldung der Krankenkasse, zu dem kein ToDo mehr besteht, alle Meldungen weisen die Status „beantwortet“ oder „verarbeitet“ auf:

Ausblick

Auch wenn aktuell noch die Pilotphase läuft und der verpflichtende Start für Arbeitgeber zum 01.01.2023 heute (30.06.2022) noch weit in der Zukunft liegt, hat SAP das eAU-Meldeverfahren mit Hinweise 3103661 – „eAU: Allgemeine Freigabe des Meldeverfahrens zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung“ bereits allgemein freigegeben. D.h. Sie können bereits ab jetzt das Customizing angehen und auch den Meldeprozess wie oben beschrieben für beliebige Fallkonstellationen im Testsystem „durchspielen“. Ein Versand von Meldungen ist dabei nicht notwendig, da SAP einen Testreport bereitgestellt hat, mit dem unterschiedlichste Rückmeldungen seitens der Krankenkassen generiert werden können.

Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Gerne führen wir mit Ihnen einen eAU-Workshop durch, in dem wir uns sowohl das Customizing als auch den Prozess kümmern! Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier.

Weitere Artikel der Blog-Reihe

Folgende Artikel der Blog-Reihe sind bereits erschienen:

• Teil 1: Grundlagen und zeitliche Planung
• Teil 2: Verfahrensteilnehmer und zukünftiger Prozess
• Teil 3: Datensatzbeschreibungen und Besonderheiten beim eAU-Abruf

Gibt es evtl. ein Thema, was Sie „brennend“ interessiert und worüber wir unbedingt schreiben sollten?

Dann schicken Sie uns Ihre Idee gerne per Mail über das folgende Kontaktformular! Vielen Dank im Voraus!