Neuerungen in SAP S/4HANA 2025 für das HCM
Mit dem Release 2025 bringt SAP S/4HANA erneut eine Reihe von Weiterentwicklungen im Bereich HCM. Der Schwerpunkt liegt dieses Mal auf zwei Themen: Die Business Function für SAP HCM für SAP S/4HANA ist ab diesem Release standardmäßig aktiv – der Kompatibilitätsmodus entfällt damit endgültig. Und im Bereich der HR-Prozesse und der Mitarbeiterdaten kommt eine ganze Reihe neuer bzw. überarbeiteter Fiori-Apps hinzu. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen im Überblick.
SAP HCM und die Selfservices
Wir beschränken uns in diesem Artikel auf die Themen rund um SAP HCM und die Selfservices. Alle Änderungen in SAP S/4HANA and SAP S/4HANA Cloud Private Edition 2025 (im Bereich der Basis, des Finanzwesen, Vertrieb usw.) finden Sie in der vollständigen Dokumentation von SAP.
Ein Punkt, der für die Planung wichtig ist: Für S/4HANA rückt die SAP wieder von dem Prinzip ab, Neuerungen per Hinweis auszuliefern. Für die hier beschriebenen Funktionen muss nach unserer Einschätzung die Systemversion aktualisiert werden – in S/4HANA-Systemen mit den Versionen 2022 oder 2023 stehen diese Features also nicht zur Verfügung.
Ein Überblick
Auf folgende Änderungen gehen wir in diesem Blogartikel ein. Per Klick auf den jeweiligen Aufzählungspunkt springen Sie direkt zu dieser Änderung:
- Business Function H4S4_1 ist ab 2025 standardmäßig aktiv
- Zeitwirtschaft: Erinnerung an verfallende Kontingente per E-Mail
- Datenschutz: Vernichtungssperre für die Personalnummer
- HR Process Workbench: Prozesse einfacher anlegen und starten (RPUPMEX0)
- SAP SuccessFactors: Retrofit der Talent-Hybrid-Integration
- Sonstiges
Neue bzw. angepasste Fiori Apps im Überblick
Außerdem gehen wir auf folgende neue bzw. angepasste Fiori Apps ein. Per Klick auf den jeweiligen Aufzählungspunkt springen Sie direkt zu dieser App:
- Meine Prozesse / My Processes
- Prozesse meines Teams / My Team Processes
- HR-Administrationsprozesse / HR Admin Processes
- Prozesseingang / Process Inbox (Version 2)
- HR-Prozesse auswerten / HCM Processes (F6686)
- Mein Teamkalender / My Team Calendar
- Meine Kommunikationsdaten / My Communication Data
- Meine Familienangehörigen / My Family Members
- Meine internen Daten / My Internal Data
- Meine persönlichen Daten / My Personal Data
1. Business Function H4S4_1 ist ab 2025 standardmäßig aktiv
Mit dem Release SAP S/4HANA 2025 wird die Business Function für SAP HCM für SAP S/4HANA standardmäßig aktiviert. Ein Betrieb von SAP HCM im Kompatibilitätsmodus (Compatibility Scope) ist damit nicht mehr möglich – und zwar sowohl in SAP S/4HANA als auch in SAP S/4HANA Cloud, private edition. Weitere Informationen finden Sie im SAP-Hinweis 3443536.
Lizenzrechtlich ist der Betrieb von SAP HCM im Kompatibilitätsmodus ohnehin nicht mehr zulässig: Die Nutzungsrechte endeten zum 31.12.2025, die von SAP eingeräumte letzte Übergangsfrist bis Ende Mai 2026 ist ebenfalls abgelaufen (siehe SAP-Hinweis 2269324). Wer bislang noch nicht umgestellt hat, sollte die Auswirkungen daher spätestens im Rahmen des anstehenden Upgrade- bzw. Conversion-Projekts bewerten.
Eine wichtige Ausnahme bleibt bestehen: Die Nutzung des sogenannten HR-Mini-Masters erfordert keine Lizenzierung von SAP HCM für SAP S/4HANA – auch dann nicht, wenn die Business Function H4S4_1 aktiv ist. Details dazu enthält der SAP-Hinweis 3369920.
2. Zeitwirtschaft: Erinnerung an verfallende Kontingente per E-Mail
Mit dem neuen Report RPT_SEND_QUOTA_REMINDER können Sie Mitarbeitende automatisch per E-Mail darüber informieren, dass ihre Abwesenheitskontingente verfallen. Ausgewertet werden dabei nur Kontingente mit Restanspruch, deren Abbaufrist bald endet. Die Auswahl der Mitarbeitenden und der Kontingentarten erfolgt über das Selektionsbild, Text und Sprache der E-Mail steuern Sie über eine Vorlage. Ein Testlauf ist möglich, bevor die erste Mail das Haus verlässt.
Für viele Kunden dürfte das einer der praktischsten Neuzugänge im Release sein, weil solche Erinnerungen bisher meist als Eigenentwicklung umgesetzt wurden.
Den Report stellen wir in einem gesonderten Blogartikel ausführlich vor und verlinken ihn hier.
Passend dazu gibt es ein neues Archivierungsobjekt: Über HRTIM_MAIL archivieren oder vernichten Sie die Daten, die beim Versand dieser Kontingent-E-Mails entstehen.
3. Datenschutz: Vernichtungssperre für die Personalnummer
Wenn laufende rechtliche Verfahren noch nicht abgeschlossen sind, dürfen Daten unter Umständen nicht vernichtet werden – selbst dann nicht, wenn die Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist. Für genau diesen Fall gibt es ab dem Release 2025 die Möglichkeit, eine Vernichtungssperre für die Personalnummer über die Transaktion ILM_LHM zu setzen. Diese Sperre gilt für alle ILM-Objekte, die einen Subtyp im Infotyp 3246 haben. Ausnahme ist TRAVEL, siehe SAP-Hinweis 3605808.
Über den Infotyp 3246 können Sie zusätzlich festlegen, welche Daten für einzelne ILM-Objekte nicht gelöscht werden sollen.
4. HR Process Workbench: Prozesse einfacher anlegen und starten (RPUPMEX0)
Mit dem neuen Report RPUPMEX0 legen Sie ein Prozessmodell an und führen es im Hintergrund aus – als einfachere Alternative zur Transaktion PUST. Der Ablauf ist geführt und kommt mit weniger manuellen Eingriffen aus. Die Ergebnisse des Laufs sehen Sie nach Abschluss wie gewohnt in der HR Process Workbench (Transaktion PUST).
5. SAP SuccessFactors: Retrofit der Talent-Hybrid-Integration
Die bestehende Talent-Hybrid-Integration zur Replikation von Daten zwischen SAP HCM für SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors HCM (früher SAP SuccessFactors BizX) wurde in das Release 2025 zurückportiert („Retrofit”). Unterstützt werden die Szenarien Mitarbeiter- und Organisationsdaten, Recruiting sowie Compensation und Variable Pay.
Für die Praxis wichtig: Das Integration Add-on 3.0 für SAP ERP HCM und SAP SuccessFactors HCM Suite (SUCCESSFACTORS HCM INTEGR 3.0) wird damit nicht mehr benötigt und kann ab diesem Release auch nicht mehr installiert werden. Weitere Informationen enthält der SAP-Hinweis 3593916.
6. Sonstiges
Abrechnung: zwei Neuerungen rund um Off-Cycle-Läufe
- Nach einem Off-Cycle-Storno konnten die Folgeaktivitäten in der Transaktion PUOCBA bisher in eine Sackgasse laufen: Der Storno lief durch, die Buchungsbelege waren aber fehlerhaft und ließen sich nicht ins Finanzwesen überleiten – ein erneuter Start war nicht möglich. Dieser Fall lässt sich nun korrigieren, es entstehen korrekte Belege und die Folgeaktivitäten können abgeschlossen werden.
- Die Prüfung gegen den Status des Abrechnungs-Steuersatzes kann für Off-Cycle-Läufe jetzt direkt in der Off-Cycle-Workbench ein- und ausgeschaltet werden – so wie es für reguläre Abrechnungsläufe bereits möglich war.
Reisemanagement: neue Selfservices, Abkündigungen und Löschungen
- Die neuen Apps My Travel Requests for Business Traveler (Version 4) (F6015A) und Travel Requests for Travel Assistant (Version 4) (F0409C) ersetzen die abgekündigten Vorgänger F6015 und F0409B. SAP verspricht Verbesserungen bei Barrierefreiheit, Bedienbarkeit, Sicherheit, Datenschutz und Performance.
- Die App F6015A unterstützt jetzt auch Mitarbeitende mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen (Concurrent Employment): Reiseanträge können je Personalzuordnung angelegt werden, und im Antrag ist immer sichtbar, für welche Zuordnung er gilt.
- Die bereits mit SAP S/4HANA 2022 abgekündigten Apps My Travel Requests (Version 2) (F0409A) und My Travel and Expenses (Version 2) (F0584A) wurden aus dem SAP Fiori Launchpad gelöscht.
- Die Lösung Travel Planning ist abgekündigt – inklusive der Apps My Travel Plans (F6768) und Travel Plans for Travel Assistant (F6771) sowie der Anwendung Create and Change Travel Plan (FITP_PLANNING). SAP entwickelt hier nicht mehr weiter und passt auch nicht mehr an, wenn ein angebundenes Buchungssystem eines Drittanbieters wegfällt. Weitere Informationen enthält der SAP-Hinweis 3630038.
Job-Templates rund um das Arbeitszeitblatt entfallen (CATS)
In einem kommenden Release werden in der App Schedule Overhead Accounting Jobs (F3767) folgende Job-Templates entfernt:
- Email Missing Time Sheet Entries (SAP_CA_HCM_RCATSCMP)
- Email Notification for Timesheet Approvers (SAP_CA_HCM_SEND_TIME_APPRV_EMAIL)
- Email Notification of Rejected Timesheet Entries (SAP_CA_HCM_SEND_REJ_TIME_EMAIL)
- Process Unposted Time Confirmations (SAP_CA_HCM_RCATSTCO)
Wer diese Templates für Benachrichtigungen rund um das Arbeitszeitblatt nutzt, sollte sich frühzeitig um eine Alternative kümmern.
Länderspezifische Änderungen
Länder- und regionsspezifische Änderungen sind nicht Teil des allgemeinen What’s-New-Dokuments. Sie finden sie in der separaten Dokumentation What’s New for Functional Localizations in SAP S/4HANA. Speziell für Deutschland gibt es aber keine relevanten Neuerungen.
Rahmenbedingungen für die Upgrade-Planung
- Ein Upgrade auf SAP S/4HANA 2025 ist aus den Releases 1511, 1610, 1709, 1809, 1909, 2020, 2021, 2022 und 2023 möglich.
- SAP S/4HANA 2025 ist bis zum 31.12.2032 in Wartung.
- Das Release ist ausschließlich Unicode-fähig; ein Upgrade von Nicht-Unicode-Systemen ohne vorherige Unicode-Konvertierung ist nicht möglich.
- Aktuell stehen der Feature Package Stack 00 (10/2025) und der Feature Package Stack 01 (02/2026) zur Verfügung.
- Zusätzliche Release-Informationen speziell für SAP HCM für SAP S/4HANA enthält der SAP-Hinweis 3352638.
Neue und überarbeitete Fiori-Apps
Die neuen Apps für die HR-Prozesse (HCM Processes and Forms)
Den größten Block bilden im Release 2025 die Apps rund um die HCM Processes and Forms. Sie decken den kompletten Weg eines HR-Prozesses ab – vom Starten über das Genehmigen bis zum Auswerten – und zwar für alle drei Rollen: Mitarbeitende, Führungskraft und Personalsachbearbeiter.
| Name der App | Funktion der App | ID der App |
|---|---|---|
| My Processes (S/4HANA) | Prozesse starten als Mitarbeiter | F8225 |
| My Team Processes (S/4HANA) | Prozesse starten als Führungskraft | F8617 |
| HR Admin Processes (S/4HANA) | Prozesse starten als Sachbearbeiter | F8226 |
| Process Inbox (S/4HANA / Version 2) | Prozesse genehmigen | F8289 |
| HCM Processes (S/4HANA) | Prozesse als Liste auswerten | F6686 |
Achtung bei den App-IDs: Im What’s-New-Dokument von SAP sind die App-IDs dieser Apps durcheinandergeraten – F8289 ist dort zweimal vergeben, und die IDs sind gegenüber der Fiori Apps Library um eine Zeile verschoben. Wir richten uns deshalb nach den Bezeichnungen der Apps und den IDs aus der Fiori Apps Library, wie in der Tabelle oben. Wenn Sie mit dem PDF arbeiten: Bitte immer über den App-Namen suchen, nicht über die ID. Besonders leicht zu verwechseln sind F8225 (My Processes) und F8226 (HR Admin Processes).
Meine Prozesse / My Processes (F8225)
Mit dieser App starten Mitarbeitende ihre eigenen Prozesse – am Desktop oder mobil.
- Prozess aus einer vordefinierten Liste starten
- Laufende Prozesse in einer Übersichtsliste verfolgen: Prozessname, Referenznummer, aktueller Bearbeiter, Status sowie Startdatum und -zeit; Spalten und Filter lassen sich anpassen
- Anlagen und Kommentare hinzufügen
- Prozess als Entwurf speichern, verwerfen oder zur Genehmigung einreichen
- Prozessbezogene Formulare als PDF herunterladen (sofern konfiguriert)
- Detailsicht mit grafischem Prozessverlauf: Status und erledigte Schritte auf einen Blick, inklusive Wechsel zwischen den Schritten
Weitere Informationen gibt es in der Fiori Apps Library.
Prozesse meines Teams / My Team Processes (F8617)
Mit dieser App starten Führungskräfte Prozesse für die Mitarbeitenden ihres Bereichs.
- Auswahl des Mitarbeitenden aus allen der Führungskraft zugeordneten Mitarbeitenden
- Filter zusätzlich nach Mitarbeitername
- Ansonsten der gleiche Funktionsumfang wie bei My Processes: Übersichtsliste, PDF-Download, Anlagen und Kommentare, Entwurf speichern und grafischer Prozessverlauf
Weitere Informationen gibt es in der Fiori Apps Library.
HR-Administrationsprozesse / HR Admin Processes (F8226)
Mit dieser App starten Personalsachbearbeiter Prozesse für Mitarbeitende der gesamten Organisation – und, das ist der entscheidende Unterschied zu den beiden anderen Start-Apps, auch für PD-Objekte.
- Prozesse für Mitarbeitende oder für PD-Objekte wie Planstelle, Organisationseinheit oder Stelle starten (wie bspw. Planstelle anlegen oder Planstelle zu anderer Org.-Einheit verschieben)
- Auswahl des jeweiligen Objekts über eigene Auswahldialoge
- Übersichtsliste mit betroffenem Objekt, Referenznummer, aktuellem Bearbeiter sowie Startdatum und -zeit; Spalten und Filter anpassbar
- Ansonsten wie bei den anderen Start-Apps: PDF-Download, Anlagen und Kommentare, Entwurf speichern, grafischer Prozessverlauf
Weitere Informationen gibt es in der Fiori Apps Library.
Prozesseingang / Process Inbox (Version 2) (F8289)
Auf der anderen Seite des Prozesses steht der Prozesseingang: Hier bearbeiten Führungskräfte und Sachbearbeiter die Anträge, die bei ihnen eingehen.
- Prozessanträge genehmigen, weiterleiten oder ablehnen
- Antrag zurückziehen und damit den gesamten Prozess abbrechen
- Antrag bei Bedarf an den Initiator zurückgeben
- Antrag vor der Entscheidung bearbeiten (sofern konfiguriert) oder als Entwurf für später speichern
- Alle Prozessdaten einsehen – einschließlich der Eingaben des Mitarbeitenden, der Anlagen und der Kommentare
- Anlagen ergänzen und Kommentare pflegen, während Sie eine Aktion durchführen
- Im Kopfbereich: Prozessname, betroffenes Objekt, Referenznummer sowie Status und erledigte Schritte im grafischen Prozessverlauf
Weitere Informationen gibt es in der Fiori Apps Library.
HR-Prozesse auswerten / HCM Processes (F6686)
Diese App richtet sich an alle, die den Überblick über die HR-Prozesse behalten müssen. Sie zeigt sämtliche Prozesse im eigenen Verantwortungsbereich und wertet sie nach Kennzahlen aus.
- Kennzahlen zu offenen, abgeschlossenen und fehlerhaften Prozessen
- Auswertung nach Durchlaufzeit sowie durchschnittlicher Bearbeitungs-, Liege- und Ausführungszeit
- Filter unter anderem nach Referenznummer, Prozess, Initiator, Status, Anwendungsart, betroffenem Objekt bzw. Mitarbeitenden, Startdatum und Personalbereich
- Quick View zum betroffenen Objekt direkt aus der Trefferliste, Absprung in die Detailsicht eines Prozesses
- Grafische Auswertung und Vergleich über verschiedene Dimensionen und Kennzahlen
Hinweis: Diese App ist bislang nur in der Fiori Apps Library gelistet und im What’s-New-Dokument nicht aufgeführt.
Weitere Informationen gibt es in der Fiori Apps Library.
Neu mit 2025: Anpassungen ohne ABAP dank Design Time Tool
Der eigentliche Mehrwert steckt für die vier Prozess-Apps im neuen Design Time Tool (DTT). Damit lassen sich die Formulare deutlich weitreichender anpassen und steuern als bisher – und zwar ohne ABAP-Programmierung:
- Eigene Buttons auf Feld- oder Container-Ebene, verknüpft mit selbst definierten Aktionen
- Automatisches Speichern von Änderungen als Entwurf, damit keine Eingaben verloren gehen
- Regeln für Anlagen: Anzahl, Größe und erlaubte Dateitypen lassen sich begrenzen
- Rollenabhängige Sichtbarkeit von Prozessschritten (bei HR Admin Processes, My Processes und My Team Processes)
- Zweispaltiges Layout für eine übersichtlichere Anordnung der Formularfelder
- Angepasstes Tabellenverhalten: die Bearbeiten- und Löschen-Logik in Tabellen ist steuerbar
- Mehrfachauswahl in Feldern, die mehrere Werte aufnehmen sollen
- Datumsgrenzen: frühestes und spätestes zulässiges Datum je Datumsfeld
Mein Teamkalender / My Team Calendar (F1309B)
Mit dieser App können Mitarbeitende die geplanten Ereignisse ihrer Kolleginnen und Kollegen derselben Organisationseinheit einsehen – darunter Abwesenheiten, Anwesenheiten, Geburtstage oder Trainings. So lässt sich leicht erkennen, wer in einem bestimmten Zeitraum verfügbar oder abwesend ist. Führungskräfte sehen dieselben Informationen zusätzlich für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden.
Neu mit 2025: Über die Quick View lassen sich zusätzliche Details zu Mitarbeitenden anzeigen – Kontaktinformationen, Bürostandort und die zugeordnete Führungskraft.
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie in der Fiori Apps Library.
Dazugehörige Blogartikel
Vier überarbeitete Apps für die eigenen Personaldaten
Ebenfalls in überarbeiteter Version verfügbar sind vier Apps, mit denen Mitarbeitende ihre eigenen Stammdaten selbst pflegen. Die Apps gibt es schon seit einigen Jahren – SAP hat sie neu gebaut und an die aktuelle Fiori-Technologie angepasst, unter anderem damit sie sich kundenseitig besser erweitern lassen. Am Funktionsumfang ändert sich also wenig, an den Anpassungsmöglichkeiten dafür umso mehr.
Alle vier haben zwei praktische Gemeinsamkeiten: Die Daten können auch im Namen eines anderen Mitarbeitenden gepflegt werden („on behalf“), und Mitarbeitende mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen (Concurrent Employment) können die App für eine ausgewählte Personalzuordnung nutzen.
Meine Kommunikationsdaten / My Communication Data (F3113A)
Mit dieser App halten Mitarbeitende ihre dienstlichen Kommunikationsdaten aktuell – etwa Telefonnummer, Fax und E-Mail.
Funktionen im Überblick:
- Übersicht über die aktuellen Kommunikationsdaten
- Kommunikationsdaten anlegen oder bearbeiten
- Gültigkeitsdatum für einen Datensatz setzen
- Kommunikationsdaten löschen
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie in der Fiori Apps Library.
Meine Familienangehörigen / My Family Members (F3115A)
Mit dieser App pflegen Mitarbeitende ihre Familiendaten – zum Beispiel Ehepartner, Lebenspartner, Kind oder Kind des Lebenspartners.
Funktionen im Überblick:
- Übersicht über die aktuellen Familiendaten
- Familiendaten anlegen oder bearbeiten
- Familiendaten löschen
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie in der Fiori Apps Library.
Meine internen Daten / My Internal Data (F3116A)
Mit dieser App pflegen Mitarbeitende ihre internen Daten wie Gebäude- und Raumnummer. Enthalten ist außerdem das Kennzeichen des Firmenwagens.
Funktionen im Überblick:
- Übersicht über die aktuellen internen Daten
- Gültigkeitsdatum für einen Datensatz setzen
- Interne Daten löschen
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie in der Fiori Apps Library.
Meine persönlichen Daten / My Personal Data (F3117A)
Mit dieser App sehen und bearbeiten Mitarbeitende ihre persönlichen Daten – etwa Name und Geburtsdatum.
Funktionen im Überblick:
- Übersicht über die aktuellen persönlichen Daten
- Persönliche Daten bearbeiten und ein Gültigkeitsdatum setzen
- Foto hochladen
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie in der Fiori Apps Library.
Fazit
Für HCM-Kunden zieht das Release 2025 vor allem einen Schlussstrich: Lizenzrechtlich war der Kompatibilitätsmodus ohnehin schon Geschichte, mit der standardmäßig aktiven Business Function H4S4_1 ist er nun auch technisch nicht mehr möglich. Wer noch nicht umgestellt hat, hat das Thema damit spätestens im nächsten Upgrade-Projekt auf dem Tisch. Funktional liegt der Schwerpunkt klar auf der Fiori-Oberfläche: Die HR-Prozesse lassen sich mit dem neuen Design Time Tool erstmals weitreichend ohne ABAP-Aufwand anpassen, und die überarbeiteten Apps für die eigenen Personaldaten sind nun per Customizing statt per ABAP erweiterbar. Im Backend sind es die kleinen, praxisnahen Ergänzungen – die Erinnerung an verfallende Kontingente und die Vernichtungssperre für die Personalnummer –, die im Alltag den Unterschied machen.
