ELStAM-PKV: Neuer Report zur Prüfung der Meldedaten (Checktool)
Mit der Aufnahme der PKV-Daten in das ELStAM-Verfahren zum 1. Dezember 2025 hat sich für Arbeitgeber ein komplett neuer, automatisierter Meldeweg für die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge privat versicherter Beschäftigter etabliert – relevant für die Gewährung des Arbeitgeberzuschusses und die Berücksichtigung der Vorsorgepauschale bei der Lohnsteuerberechnung. Wie bei jedem neuen Verfahren können sich dabei jedoch leicht Abweichungen zwischen Stammdaten und Meldedaten einschleichen. Was SAP dagegen mit einem neuen Checktool unternimmt, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Wie die technische Verarbeitung der PKV-Daten in SAP HCM im Detail funktioniert, haben wir bereits im ersten und zweiten Teil unserer Blog-Reihe „PKV-Daten via ELStAM in SAP HCM“ beschrieben.
Da die PKV-Daten parallel in mehreren Infotypen und über die elektronischen Meldungen verarbeitet werden, können sich in der Praxis leicht Abweichungen einschleichen – etwa durch fehlerhaft gepflegte Stammdaten oder durch Fehler bei der Meldungsverarbeitung. Mit SAP-Hinweis 3701437 liefert SAP dafür den neuen Report ELStAM-PKV: Checktool zur Prüfung der Meldedaten.
Der neue Report im Überblick
Der Report RP_PAYDE_E2_PKV_CHECKTOOL ist über die neue Transaktion HRPAYDEE2PKV_CHECK aufrufbar und stellt verschiedene Prüfungen bereit, mit denen sich Inkonsistenzen zwischen den PKV-Stammdaten und den ELStAM-Meldedaten aufdecken lassen.
Die Bereitstellung erfolgt über SAP-Hinweis 3701437 – entweder per Korrekturanleitung oder durch Einspielen des zugehörigen Support Packages. Weitere Folgeaktivitäten sind danach nicht notwendig. Ein Hinweis am Rande: Der Eintrag für die neue Transaktion im SAP-Bereichsmenü steht erst nach Einspielen des Support Packages zur Verfügung, über die Korrekturanleitung allein also noch nicht.
Wichtig zu wissen: Der Report führt seine Prüfungen nur für Personalnummern durch, die im gewählten Prüfzeitraum auch tatsächlich beim ELStAM-Verfahren angemeldet sind. Ist das nicht der Fall, überspringt der Report die Personalnummer vollständig – es erscheint dann auch keine Meldung, die auf die fehlende Anmeldung hinweist. Ein unauffälliges Prüfungsergebnis kann also auch schlicht bedeuten, dass für diese Personalnummer im Prüfzeitraum noch gar keine ELStAM-Anmeldung vorliegt.
Die vier Standardprüfungen
| Prüfung | Kurzbeschreibung | Details & Beispiel |
|---|---|---|
| CHK001 | Prüft, ob für jeden Zeitraum mit PKV-Kennzeichen im Infotyp 0013 (SV-Attribut 20) passende Sätze im Infotyp 0079 für Subtyp 1 (Krankenversicherung) und Subtyp 4 (Pflegeversicherung) vorliegen | Ist eine Personalnummer laut Infotyp 0013 privat versichert, prüft CHK001, ob für denselben Zeitraum sowohl ein IT0079-Satz mit Subtyp 1 als auch mit Subtyp 4 existiert. Beispiel: Ist eine Personalnummer vom 1.6. bis 31.12.2026 laut IT0013 privat versichert, im IT0079 aber nur ein Subtyp-1-Satz von Oktober bis Dezember gepflegt, meldet der Report zwei Warnungen – einmal für den fehlenden Subtyp-1-Satz von Juni bis September und einmal für den vollständig fehlenden Subtyp-4-Satz von Juni bis Dezember. |
| CHK002 | Prüft umgekehrt, ob bei vorhandenen IT0079-Sätzen (Subtyp 1 oder 4) das SV-Attribut 20 im Infotyp 0013 gesetzt ist | Liegen IT0079-Sätze für Subtyp 1 oder 4 vor, muss die Personalnummer im IT0013 auch als privat versichert gekennzeichnet sein (SV-Attribut 20). Fehlt das Kennzeichen, obwohl ein IT0079-Satz existiert, gibt der Report eine Fehlermeldung aus. |
| CHK003 | Vergleicht die Werte zweier aneinandergrenzender IT0079-Sätze desselben Subtyps und warnt bei zu großen Abweichungen | Vergleicht die Beträge zweier direkt aufeinanderfolgender IT0079-Sätze desselben Subtyps und warnt, wenn die Abweichung die im Selektionsbild hinterlegte Kulanzgrenze überschreitet. Beispiel: Ändert sich der Basistarif SV eines Subtyp-1-Satzes von 200 auf 300 Euro zum Jahreswechsel, entspricht das einer Abweichung von 50 % – bei einer Kulanzgrenze von 40 % würde der Report hierfür eine Warnung ausgeben. |
| CHK004 | Vergleicht die IT0079-Sätze (mit Kennzeichen „Änderung durch ELStAM“) mit den tatsächlichen Meldungsdaten | Vergleicht IT0079-Sätze, bei denen das Kennzeichen „Änderung durch ELStAM“ gesetzt ist, mit den zugehörigen Meldungsdaten. Weichen Beträge voneinander ab oder fehlt zu einem Meldungszeitraum ein passender Infotyp-Satz mit identischem Beginn- und Enddatum, gibt der Report für jede abweichende Größe eine eigene Fehlermeldung aus – etwa getrennt für Beitrag und Basistarif SV. |
Die Selektion
Beim PNP-Selektionsbild ist das Feld Status Beschäftigung standardmäßig mit den Werten 3 (aktiv) und 2 (Rentner) vorbelegt, sodass nur Personalnummern selektiert werden, die im Prüfzeitraum mindestens einmal aktiv oder Rentner waren bzw. es noch sind.
Über die Felder Beginn Prüfzeitraum und Ende Prüfzeitraum legen Sie fest, für welchen Zeitraum der Report prüfen soll. Als Vorschlagswerte übernimmt SAP ausgehend vom aktuellen Systemdatum den 1.1. des Vorjahres bzw. den 31.12. des aktuellen Jahres (ab dem 1.12. eines Jahres bereits den 31.12. des Folgejahres). Eine Besonderheit gilt für 2026: Solange das Systemdatum in diesem Jahr liegt, schlägt der Report als Beginn den 1.12.2025 vor – den Starttermin der erstmaligen Abholung von PKV-Daten über ELStAM. Für Batch-Läufe lässt sich der Prüfzeitraum über das Ankreuzfeld Zeitraum aus Variante stattdessen aus der Reportvariante übernehmen.
Im Gruppenrahmen Prüfung legen Sie fest, welche Prüfungen laufen sollen – vorbelegt sind die bereits erwähnten Standard-Prüfungen CHK001 bis CHK004. Über die Kulanz für Beträge (Prozent) (Standard: 10 %) steuern Sie, ab welcher prozentualen Abweichung die Betragsprüfung CHK003 eine Warnung ausgibt.
Außerdem praktisch ist das Ankreuzfeld Datenbank-Update (NT): Markieren Sie es, wenn Sie die Fehler und Warnungen als Meldung sichern möchten, um sie anschließend mit dem Notification-Tool: Aufgabenliste zentraler Einstieg (RPPAY00NT_TASKLIST) anzuzeigen und zu bearbeiten. Damit landen die Prüfungsergebnisse direkt in der zentralen Aufgabenliste, statt sie manuell aus dem Protokoll nachhalten zu müssen – wie praktisch sich das Notification-Tool für genau solche Fälle nutzen lässt, haben wir bereits in Das Notification Tool im SAP beschrieben.
Protokollausgabe und Auswertung
Der Report bietet zwei Detaillierungsgrade – das Kurzprotokoll und das Detailprotokoll – ergänzt um eine Statistik.
Kurzprotokoll
Das Kurzprotokoll liefert zwei Tabellen:
Prüfungsergebnisse – Hier listet der Report alle aufgetretenen Fehler und Warnungen für die gewählten Selektionseinstellungen auf, jeweils mit Ampel-Symbol (Fehler/Warnung), Personalnummer, Nachrichtentext, ausführender Prüfung (CHK001–CHK004) sowie Name und ID-Nummer der betroffenen Person. Besonders praktisch: Über das Langtext-Symbol lässt sich zu jeder Meldung eine ausführliche Beschreibung aufrufen, die erklärt, worin das Problem genau besteht und wie es behoben werden kann. Über das Symbol „Springen in PA30“ gelangen Sie zudem direkt in die Infotyppflege der betroffenen Personalnummer, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Durchgeführte Prüfungen – Diese Tabelle listet auf, welche Prüfungen für die gewählten Selektionseinstellungen tatsächlich ausgeführt wurden (CHK001 – CHK004).
Detailprotokoll
Das Detailprotokoll enthält für jede selektierte Personalnummer denselben Reiter Prüfungsergebnisse wie das Kurzprotokoll – nur eben personenbezogen aufbereitet. Ergänzend werden hier alle vom Report ausgelesenen Stammdaten angezeigt: die Infotypen Organisatorische Zuordnung (0001), Steuerdaten D (0012), Sozialvers. D (0013), DEÜV (0020) und SV-Zusatzvers. D (0079) sowie die zugehörigen Meldungen.
Statistik
In der Statistik erhalten Sie die bekannte Übersicht, für wie viele Personalnummern geprüft wurde und bei wie vielen davon Fehler bzw. Warnungen aufgetreten sind, sowie die Gesamtanzahl aller Meldungen über alle Personalnummern hinweg.
Eigene Prüfungen ergänzen
Wer über die vier Standardprüfungen hinaus eigene Regeln implementieren möchte, kann dies im Kundennamensraum tun: Dazu legen Sie eine Klasse mit dem Namen ZCL_HRPAYDE_E2_PKV_CHECK_* an (fünf frei wählbare Stellen) und implementieren das Interface IF_HRPAYDE_E2_PKV_CHECK. Wie genau das im Detail funktioniert, entnehmen Sie der Reportdokumentation.
Fazit
Mit dem Checktool erhalten Anwender ein Werkzeug an die Hand, um die PKV-Daten im ELStAM-Verfahren regelmäßig und strukturiert auf Konsistenz zu prüfen – sowohl zwischen den Stammdaten in Infotyp 0013 und 0079 als auch gegen die tatsächlich verarbeiteten Meldungsdaten. Über die Erweiterbarkeit im Kundennamensraum lässt sich der Report zudem an unternehmensspezifische Prüfbedarfe anpassen.
Haben Sie Fragen zum Checktool oder zur Umsetzung der PKV-Daten im ELStAM-Verfahren in Ihrem SAP-HCM-System? Sprechen Sie uns gerne an! Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier.
