Die SAP-HCM-Behördenkommunikation sinnvoll automatisieren
Seit unserer letzten Ausgabe 2018 hat sich in der SAP HCM Behördenkommunikation viel getan. Doch welche Verfahren sind hinzugekommen, welche wurden technisch angepasst und was bedeutet das heute für eine sinnvolle Automatisierung? Alle Details finden Sie im aktualisierten Beitrag.
Aus unserem letzten Blogartikel wissen wir bereits, dass sich prinzipiell alle Eingangs- und Ausgangsprozesse der SAP HCM Behördenkommunikation automatisieren lassen. Diese lassen sich über geplante Hintergrundjobs automatisieren.
Warum ist das Automatisieren heute noch wichtiger geworden?
Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und ist angesichts der zunehmenden Komplexität gesetzlicher Meldeanforderungen nahezu unerlässlich. Insbesondere im elektronischen Datenaustausch mit Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträgern hat sich viel verändert.
Einige aktuelle Veränderungen sind unter anderem:
- neue technische Standards, wie z.B. die Umstellung der Behördenkommunikation für die Sozialversicherung auf SOAP & eXTra 1.5.
- Erweiterung des ELStAM-Datenaustauschs um PKV-Daten ab 01.01.2026
- regelmäßige ERiC-Updates für ELStAM, LStA und LStB
- neue Datensatzversionen verschiedener Verfahren
Automatisierung im Ausgangsprozess
Innerhalb der Ausgangsprozesse werden ausschließlich Daten gemeldet, die im SAP HCM bereits vorhanden sind. Eine Automatisierung ist daher weiterhin nur dann sinnvoll, wenn diese Daten vollständig und korrekt vorliegen. Typische Kandidaten sind Verfahren, die auf aktuelle Stammdaten oder auf bereits abgerechnete Perioden zugreifen.
Eine tägliche oder periodische Automatisierung empfiehlt sich insbesondere für standardisierte Verfahren wie ELStAM oder periodenunabhängige SV-Meldungen. Weitere Meldeverfahren können natürlich ebenfalls automatisiert werden. Sie sollten jedoch nach erfolgreicher Abrechnung eingeplant bzw. durch ein sogenanntes Ereignis ausgelöst werden. Allerdings müssen automatisierte Jobs zwingend auf aktuelle SAP-Reports und Schnittstellen abgestimmt sein. Durch die Umstellung vieler Verfahren auf moderne SOAP-basierte Kommunikation (z.B. eXTra1.5, ERiC-Versionen) können veraltete Programme oder Jobvarianten zu Abbrüchen oder fehlerhaften Übermittlungen führen.
Automatisierung im Eingangsprozess
Die Automatisierung der Eingangsprozesse ist nach wie vor uneingeschränkt zu empfehlen. Rückmeldungen der Behörden stellen in der Regel Antworten auf zuvor gesendete Ausgangsmeldungen dar – etwa Bestätigungen, Fehler- oder Datenrückmeldungen – und sollten so früh wie möglich verarbeitet werden.
Eine tägliche Abholung der Rückmeldedateien bietet weiterhin klare Vorteile:
- Rückmeldungen liegen frühzeitig vor,
- notwendige Korrekturen können rechtzeitig vor der nächsten Abrechnung erfolgen,
- Rückmeldungen verteilen sich zeitlich und werden nicht kurz vor der Abrechnung gebündelt.
Beispielhafte Automatisierung Ausgangs- sowie Eingangsprozess
Welche Schritte in welcher Reihenfolge automatisiert werden können, haben wir beispielhaft für einige Verfahren in der folgenden Tabelle zusammengefasst.
Vorab ein kurzer Hinweis zu Schritt 3: Die Anlage der Variante für den B2A-Manager, welche dann im Job einzubinden ist, können Sie im hier nochmals einsehen.
Sie werden zudem erkennen, dass bei den Verfahren der Sozialversicherung die Schritte 4 und 5 einheitlich gestaltet sind. Diese beiden Schritte können für sämtliche SV-Meldungen zusammengefasst und ausgeführt werden, d.h. nur 1 Job für alle Verfahren.
Vor dem Hintergrund der Umstellung der SV-Kommunikation auf SOAP und eXTra 1.5 wurden zwei neue Reports eingeführt, die das bisherige Abholen und Verarbeiten von Datenpaketen ersetzen.
Mit dem Report RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR werden Verarbeitungsergebnisse und qualifizierte Rückmeldungen von den Kommunikationsservern der Sozialversicherungsträger GKV und DSRV abgeholt.
Nachdem die Datenpakete abgeholt wurden, erfolgt anschließend die Übergabe an die jeweiligen Verfahren sowie deren Verarbeitung über den Report RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK.
Sozialversicherung
Beitragsnachweis (BNW)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCBNVD0_OUT
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCBNHD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Fehlerrückmeldungen zuordnen – RPCBNHD0_IN
Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCD3VD0
- 1 – Meldungen (Fehlzeiten) erstellen – RP_PAYDE_FZ_CREATE_NOTIFS
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCD3HD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCDRHD0
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCDRVD0
UV Meldeverfahren (elektronischer Lohnnachweis)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCUVBD0_OUT
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCUVHD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCUVHD0_IN
Zahlstellen – Meldeverfahren (ZMV)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCZOVD0
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCZOHD0
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCZIHD0
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCZIVD0
Erstattungsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen (AAG)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCEAVD0
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCEAHD0
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCEAHD0_IN
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCEAVD0_IN
Bescheinigungen elektronisch annehmen (BEA)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCBAVD0_OUT
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCBAHD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Fehlerrückmeldungen zuordnen – RPCBAHD0_IN
Meldeverfahren Entgeltersatzleistungen (EEL)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCEEVDO_OUT
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCEEHD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Meldungen erstellen: Die Ausführung sollte mit Stichtagsselektion erfolgen. Denn diese erstellt alle Meldesachverhalte mit Ausnahme der beitragspflichtigen Einnahmen sowie der Entgeltbescheinigungen für Erkrankung bzw. Unfall des Kindes.
Achten Sie bei der Stichtagsselektion beim Speichern der Variante darauf, dass das Feld leer ist. Oder hinterlegen Sie im Speichern-Dialog eine dynamische Datumsberechnung für das Feld. Somit vermeiden Sie, dass der Meldestichtag mit dem hinterlegten Datum „festgeschrieben“ wird, und nach Erreichen keine weiteren Meldungen mehr generiert werden..
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCEEHD0_IN
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCEEVDO_IN
Abfrage der Versicherungsnummer (VAV)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCVVVD0_OUT
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCVVHD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCVVHD0_IN
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCVVVD0_IN
Rentenversicherung Bescheinigungen elektronisch anfordern (rvBEA)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCRVVD0_OUT_GML57
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCRVHD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCRVHD0_IN
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCRVVD0_IN
A1 Verfahren
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RPCA1VD0_OUT
- 2 – Meldedatei erstellen – RPCA1HD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCA1HD0_IN
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCA1VD0_IN
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RP_PAYDE_EAU_CREATE_NOTIFS
- 2 – Meldedatei erstellen – RP_PAYDE_EAU_CREATE_FILES
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RP_PAYDE_EAU_ASSIGN_NOTIFS
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RP_PAYDE_EAU_PROCESS_NOTIFS
Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)
Ausgangsmeldungen
- 1 – Meldungen erstellen – RP_PAYDE_DBP_CREATE_NOTIFS
- 2 – Meldedatei erstellen – RP_PAYDE_DBP_CREATE_FILES
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR
- 5 – Eingangsmeldungen übergeben – RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK
- 6 – Eingangsmeldungen zuordnen – RP_PAYDE_DBP_ASSIGN_NOTIFS
- 7 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RP_PAYDE_DBP_PROCESS_NOTIFS
Steuer
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Ausgangsmeldungen
- 1 – An-/Abmeldungen erstellen – RPCE2VD0_OUT
- 2 – An-/Abmeldungen sammeln – RPCE2SD0_OUT
- 3 – Meldedatei(en) versenden – H99_B2AMANAGER
An- und Abmeldungen erstellen: Achten Sie im Meldungszeitraum beim Speichern der Variante darauf, dass die Felder leer sind. Oder hinterlegen Sie im Speichern-Dialog eine dynamische Datumsberechnung für diese Felder. Somit vermeiden Sie, dass der Meldezeitraum „festgeschrieben“ wird, und beim Erreichen des Endedatums keine weiteren Meldungen mehr generiert werden.
An- und Abmeldungen sammeln: Wenn Sie die Meldungen täglich generieren, stellen Sie die Quarantäne ruhig auf die „stärkste“ Stufe 2, so dass zu einem Zeitpunkt nur eine einzige Meldung pro Personalnummer selektiert wird.
Eingangsmeldungen
- 4 – Eingangsmeldungen abholen – RPCE2AD0_IN
- 5 – Eingangsmeldungen zuordnen – RPCE2SD0_IN
- 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten – RPCE2VD0_IN
- 7 – ELStAM-PKV verarbeiten – RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS
Alle weiteren Meldeverfahren können natürlich ebenfalls automatisiert werden.
Fehlerbehandlung
Mit zunehmender Automatisierung stellt sich die zentrale Frage, ob Fehler zuverlässig erkannt und bearbeitet werden können. Diese Frage ist berechtigt, da bei manueller Verarbeitung Protokolle unmittelbar angezeigt werden und Fehler häufig direkt auffallen.
Auch bei automatisierten Abläufen bleibt die Fehlererkennung grundsätzlich gewährleistet – sie verlagert sich jedoch stärker in Protokolle, Spool-Listen und zentrale Auswertungsinstrumente.
Im Folgenden wird die Fehlerbehandlung entlang der einzelnen Prozessschritte betrachtet.
Schritt 1 - Meldungen erstellen
Die Ausgangsmeldungen werden weiterhin auf Basis der im SAP HCM vorhandenen Stamm- und Abrechnungsdaten erzeugt. Meldungen, die fachliche Entscheidungen oder Korrekturen erfordern, werden wie bisher in die jeweiligen Sachbearbeiterlisten des Verfahrens übernommen. Eine zwingende manuelle Protokollprüfung ist nicht erforderlich, sofern die Sachbearbeiterlisten und das Monitoring regelmäßig überwacht werden.
Das SAP Notification Tool kann bereits in diesem Schritt angebunden werden, um relevante Fehler, Warnungen und Hinweise zentral bereitzustellen.
Schritt 2 - Meldedatei erstellen
Die technische Erstellung der Meldedatei erfolgt weiterhin getrennt von der fachlichen Meldungserzeugung. Fehler-, Warn- und Hinweismeldungen werden im Standard protokolliert und können – bei vollständiger Integration des Verfahrens – an das Notification Tool übergeben werden. Eine zusätzliche Pflege von Sachbearbeiterlisten ist in diesem Schritt nicht vorgesehen.
Schritt 3 - Meldedateien versenden (B2A-Manager)
Der Versand der erstellten Meldedateien erfolgt über den B2A-Manager, getrennt nach Dateiarten und Verfahren. Die Überwachung erfolgt über das Übermittlungsprotokoll sowie die zugehörigen Spool-Listen.
Auch nach heutigem Standard werden Versandfehler nicht automatisch in Sachbearbeiterlisten eingestellt. Eine proaktive Überwachung der Versandprotokolle oder ein ergänzendes Alerting ist daher weiterhin empfehlenswert.
Schritt 4 - Eingangsmeldungen abholen
Durch die Umstellung der Übertragung und Abholung auf eXTra 1.5 (SOAP) erfolgt die Abholung der Rückmeldedateien im heutigen Standard über einen dedizierten Collector-Report. Dieser übernimmt die regelmäßige, automatisierte Abholung der Rückmeldungen von den Behörden über den B2A-Manager.
Fehler bei der Abholung werden im Abholungsprotokoll sowie im Spool dokumentiert. Eine direkte Übergabe an Sachbearbeiterlisten ist im Standard nicht vorgesehen, weshalb eine regelmäßige Überwachung dieses Schrittes besonders wichtig ist.
Zur Kontrolle der abgeholten Datenpakete kann zusätzlich der Report RP_PAYDE_B2A_SV_LIST verwendet werden. Dieser stellt eine Übersicht der vom Collector abgeholten Eingangsmeldungen bereit und zeigt unter anderem Status- und Protokollinformationen zu den jeweiligen Datenpaketen an. Dadurch lässt sich nachvollziehen, ob und welche Rückmeldungen bereits erfolgreich abgeholt wurden.
Schritt 5 - Eingangsmeldungen übergeben
Nach der erfolgreichen Abholung werden die Rückmeldedateien über einen separaten Unpack-Report entpackt und den jeweiligen Verfahren zur weiteren Verarbeitung übergeben. Auch dieser Schritt ist angepasst und technisch vom Collector getrennt.
Zur Kontrolle der Verarbeitung kann auch in diesem Schritt der Report RP_PAYDE_B2A_SV_LIST verwendet werden. Über diesen lässt sich prüfen, ob die zuvor abgeholten Datenpakete bereits verarbeitet wurden und welchen Status die jeweiligen Meldungen aufweisen.
Fehler-, Warn- und Hinweismeldungen können – bei entsprechender Einbindung des Verfahrens – an das Notification Tool weitergeleitet werden.
Schritt 6 - Eingangsmeldungen zuordnen
In diesem Schritt werden die entpackten Rückmeldungen den jeweiligen Meldungen, Personen und Perioden zugeordnet. Fachliche oder technische Unstimmigkeiten werden im jeweiligen Verfahren protokolliert und – sofern vorgesehen – in Sachbearbeiterlisten eingestellt.
Auch hier empfiehlt sich die zentrale Auswertung über das Notification Tool, um Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Schritt 7 - Eingangsmeldungen verarbeiten
Die eigentliche Verarbeitung der Eingangsmeldungen entspricht funktional weiterhin dem früheren letzten Schritt des Meldeprozesses. Die Rückmeldungen wirken sich nun fachlich auf die Stammdaten oder Abrechnungsergebnisse aus.
Fehler-, Warn- und Hinweismeldungen werden sowohl in den jeweiligen Sachbearbeiterlisten der Verfahren als auch zentral im Notification Tool angezeigt. Damit ist auch bei vollständig automatisierten Abläufen eine transparente und revisionssichere Nachverfolgung gewährleistet.
Nutzung des Notification Tools
Das Notification Tool hat sich weiterhin als zentrales Instrument zur Überwachung der Behördenkommunikation bewährt. Neben den genannten Prozessschritten können auch zusätzliche Reports eingebunden werden, die nicht direkt Teil der Ein- oder Ausgangsprozesskette sind.
Beispiele hierfür sind:
- das Gefahrtarif-Checktool im UV-Meldeverfahren,
- das ELStAM-Checktool,
- kundeneigene Reports oder ausgewählte SAP-Standardreports (über Erweiterungen).
Gerade in automatisierten Szenarien bietet das Notification Tool ein hohes Unterstützungspotenzial, da es Fehler, Warnungen und Hinweise zentral bündelt und gezielt an Fachanwender weiterleitet.
Fazit: 2018 vs 2026
Die Automatisierung der SAP-HCM-Behördenkommunikation ist auch 2026 sinnvoll und etabliert. Voraussetzung ist jedoch, dass:
- aktuelle SAP-Standards und Schnittstellen genutzt werden,
- Ein- und Ausgangsprozesse regelmäßig überwacht werden,
- Fehler nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch sauber aufgefangen werden.
In Kombination mit dem Notification Tool lassen sich automatisierte Prozesse stabil, transparent und revisionssicher betreiben.
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