Entgeltabrechnung

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Wie wir bereits kürzlich berichtet haben, lassen sich im Ein- und Ausgangsprozess der SAP HCM Behördenkommunikation diverse Schritte in sogenannten Jobs automatisieren. Bei welchen konkreten Verfahren im Ein- und/oder Ausgang eine Automatisierung u.M.n. Sinn macht, blieb bisher offen, und soll daher im folgenden Artikel diskutiert werden.

Prinzipiell lassen sich alle Ein- und Ausgangsprozessschritte der SAP HCM Behördenkommunikation automatisieren. Sollten Sie unseren entsprechenden Blog-Artikel „verpasst“ haben, können Sie ihn hier natürlich weiterhin einsehen.

Zur Klärung der Frage, für welche konkreten Verfahren eine Automatisierung sinnvoll sein kann, betrachten wir im Folgenden Aus- und Eingangsprozesse separat.

Automatisierung im Ausgangsprozess

Innerhalb der Ausgangsprozesse der Behördenkommunikation werden Daten gemeldet, die im SAP HCM gespeichert sind. Eine Automatisierung ist also nur dann sinnvoll, wenn diese Daten bereits gespeichert wurden. Eine tägliche oder wöchentliche Automatisierung ist aus unserer Sicht daher nur für Verfahren sinnvoll, welche entweder auf aktuelle Stammdaten oder auf Abrechnungsergebnisse aus bereits abgerechneten Perioden zurückgreifen.

Wir empfehlen daher die tägliche oder wöchentliche Einplanung der folgenden Verfahren:

  • ELStAM
  • Entgeltersatzleistungen (EEL)
  • Versicherungsnummernabfrage (VSNR)

Welche Schritte in welcher Reihenfolge zu automatisieren sind, haben wir beispielhaft in der folgenden Tabelle zusammengefasst. Als generellen Verarbeitungszyklus empfehlen wir täglich bzw. zwei Mal wöchentlich, bspw. Dienstags und Donnerstags.

Verfahren Report Schritt Bemerkung
ELStAM RPCE2VD0_OUT 1 – Ausgangs-meldungen generieren Achten Sie im Meldungszeitraum beim Speichern der Variante darauf, dass die Felder leer sind. Oder hinterlegen Sie im Speichern-Dialog eine dynamische Datumsberechnung für diese Felder. Somit vermeiden Sie, dass der Meldezeitraum „festgeschrieben“ wird, und beim Erreichen des Endedatums keine weiteren Meldungen mehr generiert werden.
ELStAM RPCE2SD0_OUT 2 – Meldedatei erstellen Wenn Sie die Meldungen täglich generieren, stellen Sie die Quarantäne ruhig auf die „stärkste“ Stufe 2, so dass zu einem Zeitpunkt nur eine einzige Meldung pro Personalnummer selektiert wird.
EEL RPCEEVD0_OUT 1 – Ausgangs-meldungen generieren Die Ausführung sollte mit Stichtagsselektion erfolgen. Denn diese erstellt alle Meldesachverhalte mit Ausnahme der beitragspflichtigen Einnahmen sowie der Entgeltbescheinigungen für Erkrankung bzw. Unfall des Kindes.

Achten Sie bei der Stichtagsselektion beim Speichern der Variante darauf, dass das Feld leer ist. Oder hinterlegen Sie im Speichern-Dialog eine dynamische Datumsberechnung für das Feld. Somit vermeiden Sie, dass der Meldestichtag mit dem hinterlegten Datum „festgeschrieben“ wird, und nach Erreichen keine weiteren Meldungen mehr generiert werden.

EEL RPCEEHD0_OUT 2 – Meldedatei erstellen
VSNR RPCVVVD0_OUT 1 – Ausgangs-meldungen generieren
VSNR RPCVVHD0_OUT 2 – Meldedatei erstellen
Alle vorher genannten H99_B2AMANAGER 3 – Melde-datei(en) versenden Die Anlage der Variante für den B2A-Manager, welche dann im Job einzubinden ist, können Sie im hier nochmals einsehen.

Alle weiteren Meldeverfahren können natürlich ebenfalls automatisiert werden. Sie sollten jedoch natürlich nicht täglich bzw. zwei Mal wöchentlich, sondern nach erfolgreicher Abrechnung eingeplant bzw. durch ein sogenanntes Ereignis ausgelöst werden.

Automatisierung im Eingangsprozess

Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, schlichtweg alle Verfahren im Eingang der Behördenkommunikation zu automatisieren. Hintergrund ist, dass es sich bei den Daten in der Regel um Antworten auf unsere Ausgangsmeldungen der einzelnen Verfahren handelt, welche sowohl täglich bzw. wöchentlich als auch einmalig nach der produktiven Abrechnung versendet wurden. Unserer Ansicht nach schadet es keineswegs, diese Bestätigungen sowie Daten- oder Fehlerrückmeldungen so früh wie möglich zurückzuholen. Denn dadurch sollte in der Regel genügend Zeit vorhanden sein, bis zur kommenden Abrechnung entsprechend notwendige Maßnahmen auf die erhaltenen Rückmeldungen zu ergreifen. Führt man die Abholung täglich aus, so erhält man die Rückmeldungen wahrscheinlich „gebündelt“ mit genügend Vorlauf zur kommenden Abrechnung. Ggf. erhält man sie aber auch vereinzelt je Verfahren zurück, sofern es bei der jeweiligen Meldebehörde zu unterschiedlichen „Bearbeitungszeiten“ kam. Letztlich läuft man aus unserer Sicht weniger Gefahr, kurz vor der Abrechnung mit einem „Haufen von Rückmeldungen überschüttet“ zu werden.

Wir empfehlen daher die tägliche Einplanung der Verfahren

  • ELStAM,
  • Entgeltersatzleistungen (EEL)
  • Versicherungsnummernabfrage (VSNR)
  • Zahlstellenverfahrwen (ZMV)
  • DEÜV (inkl. DEÜV-UV-Jahresmeldungen)
  • Arbeitgeberaufwendungsausgleiche (AAG)
  • Beitragsnachweis (BNW)
  • BV-Meldeverfahren (BV-DEÜV)
  • BV-Beitragserhebung
  • UV-Lohnnachweis

Welche Schritte in welcher Reihenfolge zu automatisieren sind, haben wir auch hier beispielhaft in der folgenden Tabelle zusammengefasst. Als generellen Verarbeitungszyklus empfehlen wir wie bereits ausgeführt täglich:

Verfahren Report Schritt
ELStAM RPCE2AD0_IN 4 – Eingangsmeldungen abholen
ELStAM RPCE2SD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
ELStAM RPCE2VD0_IN 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
Alle nachfolgend genannten RPCSVPD0 4 – Rückmeldedateien abholen
EEL RPCEEHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
EEL RPCEEVD0_IN 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
VSNR RPCVVHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
VSNR RPCVVVD0_IN 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
ZMV RPCZIHD0 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
ZMV RPCZIVD0 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
DEÜV RPCDRHD0 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
DEÜV RPCDRVD0 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
AAG RPCEAHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
AAG RPCEAVD0_IN 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
BNW RPCBNHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
BV-DEÜV RPCBMHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
BV RPCBIHD0 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
UV-Lohnnachweis/-Stammdatendienst RPCUVHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
UV-Stammdatendienst RPCUVAD0_IN 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten
BEA RPCBAHD0_IN 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
rvBEA RPCSVPD0_IN * 4 – Eingangsmeldungen abholen
rvBEA RPCRVHD0_IN * 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen
rvBEA RPCRVVD0_IN * 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten

*eher als Schritte 1-3 anzusehen, weitere Informationen über rvBEA erhalten Sie hier

Fehlerbehandlung im Prozess der Behördenkommunikation

Bei aller Zeitersparnis, die eine Automatisierung von Prozessen mit sich bringen mag, stellt sich jedoch eine wichtige Frage: erkenne ich auch weiterhin alle Fehler im Prozess der Behördenkommunikation, so dass ich entsprechend eingreifen kann? Diese Frage ist zunächst einmal vollkommen berechtigt! Denn führt man die einzelnen Schritte online aus, so erhält man ja unmittelbar ein entsprechendes Protokoll, Fehler – zumeist durch das „Rote Ampel“-Symbol dargestellt – sind sofort ersichtlich.

Wie sich die Protokollierung von Fehlern bei Automatisierung darstellt, wollen wir Schritt für Schritt prüfen.

Schritt 1: Ausgangsmeldungen generieren

Die Prüfung der Protokolle im jeweils ersten Verfahrensschritt ist zwar möglich, allerdings nicht zwingend notwendig. Denn diejenigen Meldungen, welche eine manuelle Aktion erfordern – sei es eine Fehlerbehebung oder eine Entscheidung – werden ja in die Sachbearbeiterliste des jeweiligen Verfahrens übernommen, so dass sie auch dort geprüft werden können.

Auch wenn wir lediglich drei Verfahren für eine Automatisierung im Ausgang vorschlagen, möchten wir an dieser Stelle bereits auf ein sehr sinnvolles SAP-Standard-Tool hinweisen: das Notification Tool. Sofern die drei oben genannten Ausgangsverfahren integriert sind – was mit marginalem Aufwand möglich ist – so werden die drei entsprechenden Sachbearbeiterlisten durch ein zentrales Instrument ersetzt. Ein separater Blog-Artikel zum Review des Notification Tools folgt in Kürze.

Schritt 2: Meldedatei erstellen

Die Prüfung der Protokolle bei der Erstellung der Meldedatei war lange das einzige Mittel der Fehlerprüfung. Eine Abstellung der Fehler in der entsprechenden Sachbearbeiterliste erfolgte nicht. Mit dem in Schritt 1 bereits genannten Notification Tool ist es inzwischen hingegen möglich, auch diese Fehler, Warn- und Hinweismeldungen abzustellen. Dies ist bei der Einrichtung nicht einmal explizit zu berücksichtigen, stattdessen ist dieser zweite Schritt bei der Einbindung des jeweiligen Verfahrens – also bsow. ELStAM – automatisch inkludiert.

Schritt 3: Meldedatei(en) versenden

Der Versand der erzeugten Meldedateien erfolgt ja im sogenannten B2A-Manager separat je Dateiart. Die Anzeige des Übermittlungsprotokoll ist aktuell auch weiterhin die einzige Möglichkeit der Fehlerprüfung. Diese muss jedoch nicht zwingend online erfolgen, sondern kann auch später im entsprechenden Spool-Protokoll eingesehen werden.

Schritt 4: Rückmeldedateien abholen

Die Abholung der Rückmeldedateien gestaltet sich wie der Versand der Ausgangsdateien in Schritt 3. D.h. die Anzeige des Abholungsprotokolls ist aktuell auch weiterhin die einzige Möglichkeit der Fehlerprüfung. Diese muss jedoch nicht zwingend online erfolgen, sondern kann auch später im entsprechenden Spool-Protokoll eingesehen werden.

Schritt 5: Rückmeldedatei entpacken und Eingangsmeldungen zuordnen

Dieser Schritt ist analog zu Schritt 2 zu sehen. Eine Übermittlung der Fehler, Warn- und Hinweismeldungen in die einzelnen Sachbearbeiterlisten erfolgt nicht, jedoch die Überleitung an das Notification Tool. Voraussetzung ist wiederum, dass das jeweilige Verfahren als Ganzes an das Notification Tool angebunden wurde.

Schritt 6: Eingansmeldungen verarbeiten

Dieser letzte Schritt des Meldeprozesses ist analog zu Schritt 1 zu sehen. Eine Übermittlung der Fehler, Warn- und Hinweismeldungen erfolgt sowohl an die einzelnen Sachbearbeiterlisten als auch an das Notification Tool, sofern das jeweilige Verfahren als Ganzes angebunden wurde.

Nutzung des Notification Tools

Es wurde in den Schritten 1, 2, 5 und 6 zwar bereits erwähnt, soll hier jedoch abschließend noch einmal aufgegriffen werden. Hintergrund ist, dass nicht nur die genannten Schritte in diese zentrale Sachbearbeiterliste einlaufen, sondern auch weitere Reports, welche nicht direkt zur Ein-/Ausgangsprozesskette gehören. Als Beispiel  kann das ELStAM-Checktool genannt werden. Zudem ist es möglich, auch kundeneigene Reports und sogar Standardreports durch entsprechende Modifikationen oder Erweiterungen anzukoppeln. Aus unserer Sicht bietet das Notification Tool daher ein großes Unterstützungspotenzial. Ein separater Blog-Artikel zum Review des Notification Tools folgt in Kürze.

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