Entgeltabrechnung

In unseren Seminaren zur Behördenkommunkation bzw. den SV- und Steuerverfahren kommen häufig Fragen zum B2A-Manager auf, bspw.

  • Welche Meldungsstatus gibt es und was bedeuten sie genau?
  • Welche Unterschiede gibt es bzgl. Steuer und Sozialversicherung?
  • Warum wird der Status einiger Meldungen im Eingangsverfahren scheinbar automatisch umgesetzt, anderer hingegen nicht?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, bestimmte Meldungen automatisiert versenden, abzuholen oder verarbeiten zu lassen?

Ggf. haben Sie sich auch schon länger vorgenommen, den B2A-Manager einmal „auf Vordermann“ zu bringen. Daher möchten wir im Folgenden versuchen, die genannten Fragen zu klären, die Verarbeitungen im B2A-Manager übersichtlich darzustellen und Automatisierungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Allgemeines zum B2A-Manager im SAP HCM

Die einzelnen Dateien, die über den B2A-Manager ausgetauscht werden, werden insbesondere durch folgende vier Selektionskriterien unterschieden:

  • Bereich: oder besser Anwendungsbereich. In der Regel wird hier lediglich zwischen ST (Steuer) und SV (Sozialversicherung) unterschieden
  • Dokumenttyp: unterscheidet die Art der Daten, die in der jeweiligen Datei enthalten sind. Je Verfahren des Bereichs existieren ein oder mehrere Dokumententypen. Eine Übersicht finden Sie weiter unten.
  • Personalbereich-/teilbereich: meint hier nicht den Personalbereich/-teilbereich des Beschäftigungsbetriebs/Absenders der Meldung, sondern den des Datenlieferanten. Also demjenigen, für welchen ein entsprechenden Kommunikationszertifikat beantragt und hinterlegt wurde, so dass diesem eine verschlüsselte Kommunikation mit der jeweiligen Meldebehörde möglich ist. Die Einstellungen dazu werden im sogenannten Personalbereich Berichtswesen definiert (Views V_T596L, V_T596M und ggf. V_T596N).
B2A-Manager

B2A-Manager

 

Welche Meldungsstatus es gibt, und wie sie im Meldungsprozess gesetzt werden, soll die folgende Abbildung verdeutlichen. Unterschieden wird dabei generell zwischen den Meldeverfahren der Steuer (ST) und der Sozialversicherung (SV). Innerhalb der Steuer werden zusätzlich die Verfahren Lohnsteueranmeldung (LSTA) und -bescheinigung (LSTB) vom ELStAM-Verfahren getrennt dargestellt.

Zu beachten ist, dass der Meldungsstatus immer durch zwei Felder dargestellt wird: Status und Substatus. Wir meinen mit „Status“ im Folgenden daher jeweils diese Kombination und geben Sie mit einem „/“ getrennt an.

B2A-Manager: Meldungsstatus(-änderungen)

B2A-Manager: Meldungsstatus(-änderungen)

 

Meldungsstatus im B2A-Manager

Bereich Sozialversicherung (SV)

Im Bereich der Sozialversicherung gibt es einen einheitlichen Meldungsprozess. Die Meldedateien werden je Verfahren in der sogenannten „Zusammenfassung“ der Meldungen im Status „neu/neu“ erstellt. Werden die Dateien im B2A-Manager versendet, so erhalten Sie den Status „in Verarbeitung/gesendet“. Die Abholung der Rückmeldungen von GKV-Kommunikationsserver erfolgt einheitlich mit dem Report RPCSVPD0 „SV: Abholen u. Bestätigen der Ergebnisse vom Kommunikationsserver“. Die abgeholten Dateien können nun folgende Status aufweisen:

ok/abgeschlossen

Es wurden lediglich reine Verarbeitungsbestätigungen zurückgemeldet, jedoch keine weiteren Daten bzw. Eingangsmeldungen.

in Verarbeitung/Datensätze

Es wurden Eingangsmeldungen zurückgemeldet, welche – wenn möglich – maschinell zu verarbeiten sind.

in Verarbeitung/fehlerhaft

Es wurden Eingangsmeldungen zurückgemeldet, mit welchen die zugehörigen Ausgangsmeldungen – nach Fehlerbehebung – abzulehnen und dadurch neu zu melden sind, da sie in sich fehlerhaft waren.

in Verarbeitung/wartet

Es wurden Eingangsmeldungen zurückgemeldet, wobei die Datei in einer Art Quarantäne zurückgehalten wird, da sie eine Dateinummer aufweist, welche nicht der erwarteten Dateinummernreihenfolge (V_T5D4U) entspricht. Es wurden also scheinbar frühere Rückmeldungen (noch) nicht abgeholt.

in Verarbeitung/Ablehnung

Es wurde zurückgemeldet, dass die komplette Meldedatei abgelehnt wurde, so dass die versandten Ausgangsmeldungen erneut zu senden sind.

 

Dateien, welche nach Abholung vom GKV-Kommunikationsserver weiterhin einen Status „in Verarbeitung“ aufweisen, werden im B2A-Manager weiterhin als offener Prozess geführt. In den Fällen mit Substatus „wartet“ und „Ablehnung“ ist dies aufgrund der notwendigen Anschlussprüfungen auch nachvollziehbar. Liegen hingegen die Substatus „Datensätze“ oder „fehlerhaft“ vor, so werden Sie ja lediglich informiert, dass Daten zur Weiterverarbeitung vorhanden sind. Um diese Dateien als abgeschlossene Prozesse zu kennzeichnen, müssen Sie die Dateien manuell in den Status „ok/abgeschlossen“ setzen. Erschwerend kommt hinzu, dass Sie „in einem Rutsch“ nur Dateien eines einzigen Dokumententyps umsetzen können.

Bereich Steuer (ST)

Im Bereich der Steuer weist das ELStAM-Verfahren gegenüber Lohnsteueranmeldung und -bescheinigung einen abweichenden Eingangs-Meldeprozess auf, so dass dieser im folgenden differenziert betrachtet wird. Identisch und analog der SV verläuft der Ausgangs-Meldeprozess: die sogenannte „Zusammenfassung“ von Anmeldedaten, Bescheinigungen oder ELStAM-Meldungen erzeugt jeweils eine oder mehrere Dateien im Status „neu/neu“. Bei Versand über den B2A-Manager erhalten alle Dateien den Status „in Verarbeitung/XML übertragen“. Der Substatus meint dabei lediglich, dass dass die Datei – welche eine sogenannte XML-Datei ist – an die Clearingsstelle übertragen wurde. XML steht generell für „Extensible Markup Language“ und ist ein standardisiertes, text-basiertes Format, welches im allgemeinen häufig für den Austausch strukturierter Information in der IT genutzt wird. Da es sich um ein text-basiertes Format handelt, können Sie sich diese Datei auch einfach anzeigen lassen. Ein Doppelklick auf die Datei-Zeile mit Status „neu/neu“ genügt:

B2A-Manager: XML-Datei anzeigen

B2A-Manager: XML-Datei anzeigen

B2A-Manager: Angezeigte XML-Datei

B2A-Manager: Angezeigte XML-Datei

Auch die von Ihnen erstellten Zahlungsdateien im SEPA-Format weisen ein XML-Format auf. In der DTA-Verwaltung (TA: FDTA) können Sie sich diese bei Bedarf ebenfalls anzeigen lassen.

ELStAM-Verfahren

Der Eingangsprozess des ELStAM-Verfahrens kann im Standard als der komfortabelste angesehen werden. Denn der Report RPCE2AD0_IN „ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen“ zum Abholen der Bestätigungslisten von der Clearingsstelle setzt den Meldungsstatus im B2A-Manager automatisch auf „ok/abgeschlossen“.

LSTA/LSTB

Der Eingangsprozess von Lohnsteueranmeldung und -bescheinigung verläuft abweichend:

  • Bei der Lohnsteueranmeldung (LSTA) erfolgt die Abholung direkt im Zuge des Versandes im B2A-Manager. D.h. die Clearingstelle bestätigt unmittelbar den Empfang der Daten und liefert direkt ein entsprechendes Protokoll zurück. Auf die Übertragung der Datei im Status „neu/neu“ folgt also direkt der Status „ok/abgeschlossen“, sofern es nicht zu einer Fehlersituation kommt.
  • Bei der Lohnsteuerbescheinigung (LSTB) ist die Abholung standardmäßig durch ein manuelles, nochmaliges Ausführen der versandten Dateien im B2A-Manager durchzuführen. Wurde die Datei übertragen, so erhält sie den Status „in Verarbeitung/XML übertragen“. Die Abholung wird in der Regel am Folgetag des Versandes vorgenommen. Häufig ist sie jedoch bereits wenige Sekunden nach dem Versand möglich, so dass nicht bis zum Folgetag gewartet werden muss. Hierbei ist auch keine besondere Vorsicht notwendig: denn konnte die Abholung noch nicht durchgeführt werden, erhalten Sie lediglich eine völlig unkritische Meldung im Protokoll, dass die Abholung noch nicht durchgeführt werden konnte und daher zu einem späteren Zeitpunkt einfach noch einmal durchzuführen ist. War die Abholung erfolgreich, so erhalten die LSTB-Dateien ebenfalls den Status „ok/abgeschlossen“.

Automatisierungsmöglichkeiten im B2A-Manager

Ausgangsprozess

Im Ausgangs-Meldungsprozess können prinzipiell alle Verfahren aus Steuer und SV vollständig automatisiert werden.  Empfehlenswert ist dies insbesondere für die Verfahren ELStAM und EEL, da sie (u.a.) auf Stammdaten zugreifen anstatt nur auf Abrechnungsergebnisse. Realisiert wird dies durch einen sogenannten Job, der die Reports der einzelnen Verfahren mit hinterlegten Varianten zu festzulegenden Zeitpunkten hintereinander ausführt. Fraglich scheint dabei, wie man Varianten für den B2A-Manager anlegt. Wie dies möglich ist, zeigt die folgende Abbildung am Beispiel ELStAM:

B2A-Manager: Automatisierung des Meldungsversands am Beispiel ELStAM

B2A-Manager: Automatisierung des Meldungsversands am Beispiel ELStAM

Eingangsprozess

Im Eingangs-Meldungsprozess können die einzelnen Prozessschritte analog des Ausgangsprozesses über Jobs automatisiert werden. Gegenüber dem Ausgangsprozess ist es hier unser Meinung nach empfehlenswert, auch Verfahren wie AAG, ZMV, DEÜV etc. einzubinden. Denn die Ausgangsmeldungen fußen zwar auf Abrechnungsergebnissen, so dass der Ausgangsprozess entsprechend nur nach erfolgter Abrechnung sinnvoll ist. Die Rückmeldungen können ja jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten bereit stehen, so dass es sinnvoll erscheint, sie frühestmöglich abzuholen, um mit der Bearbeitung manuell zu verarbeitender Eingangsmeldungen unmittelbar beginnen zu können.

Bzgl. der Umsetzung der Meldungsstatus „in Verarbeitung/Datensätze“ und „in Verarbeitung/fehlerhaft“ könnte man ebenfalls einen Job erstellen, welcher diese Datensätze im B2A-Manager selektiert und in den Status „ok/abgeschlossen“ setzt. Dies würde aber bedeuten, dass Sie pro Dokumententyp eine eigene Variante benötigen. Glücklicherweise hat SAP hier eine einfachere, alternative Automatisierungsmöglichkeit ausgeliefert: im View V_T50BK muss dafür lediglich die Konstante AUTCL „Automatisches Schließen von Eingangsdateien“ mit dem Wert „01“ je Verfahren und Dokumententyp hinterlegt werden:

HR-B2A-Manager-Konstanten AUTCL

HR-B2A-Manager-Konstanten AUTCL

Sollten die Einträge zur Konstante AUTCL (noch) nicht in Ihrem Custoizing-Mandanten angelegt sein, so gleichen Sie sie einfach mit dem Auslieferungsmandanten 000 ab.

Automatisch umgesetzt werden durch diese Customizing-Einstellung jedoch nur die genannten Dateien mit Status „in Verarbeitung/Datensätze“ und „in Verarbeitung/fehlerhaft“, da diese ja ausschließlich Informationen darstellen. Die Status „in Verarbeitung/wartet“ und „in Verarbeitung/Ablehnung“ werden nicht umgesetzt, da Sie hier ja noch manuell einzugreifen haben.

Haben Sie Fragen zum B2A-Manager bzw. zur Behördenkommunikation allgemein?
Wollen Sie sich zum Thema weiterbilden?
Oder benötigen Sie Unterstützung in diesem Bereich?
Dann sprechen Sie uns gerne an!

Hier gelangen Sie direkt zu unserem Kontaktformular.