PKV-Daten via ELStAM in SAP HCM (2/2)
Mit der Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in das ELStAM-Verfahren sollen die bisher notwendigen Papierbescheinigungen im Prozess zur Erlangung eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses und der Berücksichtigung der Vorsorgepauschale bei der Lohnsteuerberechnung entfallen. Nachdem wir im ersten Teil dieser Blog-Reihe bereits auf die fachlichen Hintergründe und den grundlegenden Ablauf des Verfahrens eingegangen sind, wird in diesem Artikel insbesondere die Umsetzung des ELStAM-PKV in SAP HCM betrachtet.
Erweiterung des ELStAM-Datensatzes
Im Rahmen des Datenaustauschs wird der ELStAM-Datensatz um einen eigenen Datensatz für PKV-Daten erweitert. Die Zuordnung des PKV-Datensatzes zu einer ELStAM-Meldung erfolgt via GUID. Zudem weist der ELStAM-PKV-Datensatz einen eigenen Gültigkeitsbeginn und ein eigenes Gültigkeitsende auf, sodass die gelieferten PKV-Daten von den übrigen ELStAM-Daten für abweichende Zeiträume relevant sein können.
Neben der Zuordnung zur ELStAM-Meldung und dem Gültigkeitsbeginn beinhaltet der Datensatz die eigentlichen PKV-Daten in den folgenden Feldern:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| KV_ZUSCHUSS | Beitragshöhe steuer- und SV-freier Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung |
| KV_VORSORGE | Höhe des Basistarifs der privaten Krankenversicherung, der bei der Lohnsteuer zur Verminderung des Einkommens angerechnet werden kann |
| PV_ZUSCHUSS | Beitragshöhe steuer- und SV-freier Arbeitgeberzuschuss zur privaten Pflegeversicherung |
| PV_VORSORGE | Höhe des Basistarifs der privaten Pflegeversicherung, der bei der Lohnsteuer zur Verminderung des Einkommens angerechnet werden kann |
Ablauf des Verfahrens in SAP HCM
Der grundlegende Ablauf des ELStAM-Verfahrens zwischen dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern ändert sich in SAP HCM auch mit der Aufnahme der PKV-Daten nicht. Die An-/Ab- und Ummeldung von Arbeitgebern erfolgt weiterhin identisch. Durch die Aufnahme der Beitragsdaten werden den Arbeitgebern im Rahmen der ELStAM-Monatslisten lediglich mehr elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zurückgemeldet als bisher.
In der Verarbeitung der PKV-Beitragsdaten werden diese allerdings nicht wie die übrigen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale in den Infotyp 0012 (Steuerdaten D) aufgenommen, sondern separat verarbeitet und in den Infotyp 0079 (SV-Zusatzversicherungen D) geschrieben. Aus diesem Grund hat die SAP einige Reports aus dem ELStAM-Verfahren angepasst und zusätzlich neue Reports zur Verarbeitung der PKV-Daten ausgeliefert.
Neue Reports für ELStAM-PKV
Im Abrechnungsmenü für Deutschland befinden sich sämtliche Aktivitäten und Reports des ELStAM-Verfahrens – darunter auch die Reports zum Thema ELStAM-PKV – unter dem Menüpunkt Folgeaktivitäten > Pro Abrechnungsperiode > Auswertung > Steuer > ELStAM-Verfahren. Zur Verarbeitung der über die ELStAM-Monatsliste an die Arbeitgeber ausgelieferten PKV-Daten hat SAP die nachfolgend mit Rot hervorgehobenen Reports angepasst bzw. neu ausgeliefert:
Eingangsmeldungen zuordnen
Der Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN; Transaktion PC00_M01_CE2SD0_IN) wertet grundsätzlich die XML-Antworten der Clearingstellen aus. Dafür extrahiert der Report aus den Monatslisten die Antworten auf zuvor verschickte An- und Abmeldungen sowie die monatlich anfallenden Änderungen. Mit dem Einzug der Daten für private Kranken- und Pflegeversicherungen in das ELStAM-Verfahren werden aus den Änderungslisten neben den bisherigen Basis-ELStAM-Daten nun zusätzlich auch die PKV-Daten extrahiert und den entsprechenden Personalnummern zugeordnet. Mit dem neuen Datenaustausch wurde das Selektionsbild des Reports um das Ankreuzfeld ELStAM-PKV erneut zuordnen erweitert:
ELStAM-PKV-Rückmeldungen verarbeiten
Die anschließende Verarbeitung der PKV-Daten weicht von der bisher bekannten Verarbeitung der “gewöhnlichen” ELStAM-Rückmeldungen ab. Sie erfolgt über den neuen Report ELStAM-PKV: Meldungen verarbeiten (RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS; Transaktionscode HRPAYDEE2PKV_PROCESS). Der Report dient zur Übernahme der PKV-Daten in den Infotyp SV-Zusatzvers. D (0079) mit den Subtypen Krankenversicherung (1) und Pflegeversicherung (4).
Wenn bei der Verarbeitung der PKV-Daten über den Report für den vorliegenden Zeitraum bereits ein Datensatz im IT0079 vorliegt, der einen der nachfolgenden Punkte erfüllt, so erfolgt keine automatische Übernahme der Daten in den Infotyp 0079:
- Das Feld Selbstzahler ist nicht gesetzt.
- Das Feld Beitragsaufteilung ist nicht initial.
- Das Feld Sonderregeln Zusatzversicherungen ist nicht initial.
- Es ist mehr als ein Eintrag/eine Zeile vorhanden. (Ob in diesem Fall eine automatische Verarbeitung erfolgt, hängt von den im Verfahrenscustomizing getroffenen Einstellungen ab.)
Zudem erfolgt ebenfalls keine automatische Aktualisierung, wenn in dem zu aktualisierenden Zeitraum mindestens ein Datensatz des Infotyp 0013 (Sozialversicherung D) vorhanden ist, der nicht das sekundäre SV-Attribut 20 – Private KV aufweist. Die einzige Ausnahme davon sind Beamte, bei denen anstelle des SV-Attributs gleichzeitig das KV-Kennzeichen sowie das PV-Kennzeichen 0 – Keine Versicherungspflicht gepflegt ist. Wenn die automatische Verarbeitung einer Eingangsmeldung nicht erfolgen kann, wird diese zu einem Prüffall und muss über den Report ELStAM-PKV: Sachbearbeiterliste weiterbearbeitet werden.
Der Report ist ab dem Datum der erstmaligen Rückmeldung von PKV-Daten (1. Dezember 2025) regelmäßig auszuführen bzw. einzuplanen.
ELStAM-PKV: Sachbearbeiterliste
Zusätzlich wird mit dem neuen Verfahren der Hilfsreport ELStAM-PKV: Sachbearbeiterliste (RP_PAYDE_E2_PKV_LIST, Transaktion HRPAYDEE2PV_LIST) ausgeliefert. Über die Sachbearbeiter -Liste werden alle für das ELStAM-PKV-Verfahren relevanten Meldungen angezeigt. Zudem wird die manuelle Bearbeitung von Prüffällen und Fehlerkonstellationen über die Drucktaste manuell bearbeitet ermöglicht. Die gewünschten Statusänderungen können durch das Markieren der Meldung und die anschließende Betätigung der entsprechenden Drucktaste erfolgen.
Über das Markieren einer Meldung kann über die Drucktaste Details die Detailanzeige der Meldung geöffnet werden. Die Detailansicht einer einzelnen Meldung enthält
- die PKV-Daten aus der ELStAM-Meldung
- den Änderungsverlauf des Infotyp 0079 (SV Zusatzversicherungen)
- die Statushistorie und
- die Administrationsdaten.
Auswirkungen auf die Stammdatenpflege
Die Aufnahme der PKV-Daten in das ELStAM-Verfahren hat zudem Auswirkungen auf die Pflege der Stammdaten im Infotyp 0079 (SV-Zusatzversicherung D). Für IT0079-Datensätze mit Gültigkeitsdatum ab dem 01. Januar 2026 wird das neue Ankreuzfeld Sperre gegen Update durch ELStAM zur Pflege eingeblendet.
Durch das Markieren des Feldes kann personalnummern- und datensatzspezifisch verhindert werden, dass der Infotyp 0079 durch neue Daten aus dem ELStAM-PKV-Verfahren überschrieben wird.
Der Haken im Ankreuzfeld Änderung ELStAM hingegen ist nicht manuell pflegbar. Er wird bei der Ausführung des Reports zur Meldungsverarbeitung während der Übernahme der PKV-Daten in den Infotyp 0079 automatisch gesetzt.
Customizing des Verfahrens
Die Verarbeitung der abgerufenen PKV-Daten kann (zumindest teilweise) über das Customizing der Teilapplikation E2PV gesteuert werden.
Im SAP-Standard werden Fälle, bei denen im Infotyp 0079 aktuelle Datensätze mit mehr als einer Zeile vorliegen, nicht automatisiert verarbeitet, sondern dem Sachbearbeiter über die Liste zur Prüfung vorgelegt. Im Customizing lassen sich Einstellungen treffen, sodass auch bei mehreren Einträgen innerhalb eines Datensatzes die automatisierte Aktualisierung des Infotyps 0079 erfolgt. Eine manuelle Bearbeitung solcher Fälle ist dann nicht mehr erforderlich.
Zusätzlich kann festgelegt werden, ob die über das ELStAM-PKV-Verfahren abgerufenen Daten bis zum Highdate (31.12.9999) angelegt werden sollen. Im Standard werden die PKV-Daten nur entsprechend der tatsächlich von der Behörde gemeldeten Gültigkeitszeiträume in den Infotyp 0079 übernommen (siehe Fallbeispiel 1). Im zweiten Fall wird dann im Infotyp 0079 auch das Feld Änderung durch ELStAM gesetzt. Bei Datensätzen mit Gültigkeitsende 31.12.9999 wird das Feld hingegen nicht befüllt.
Über das ELStAM-PKV-Verfahren können bspw. über Korrekturmeldungen auch Änderungen der Beiträge für die private Kranken- und Pflegeversicherung für das Vorjahr in das System gelangen. In Fällen, in denen das Steuerjahr für das Vorjahr bereits geschlossen ist, kann über Einstellungen im Customizing für einzelne Personalnummern eine automatische Öffnung des Steuerjahres erfolgen.
Fallbeispiel
Nachfolgend wird ein Fallbeispiel betrachtet, das die Aufnahme der PKV-Daten in das ELStAM-Verfahren von der Verarbeitung der Eingangsmeldung bis hin zur Übernahme der Daten in das SAP HCM-System beschreibt.
Fallbeispiel – Übernahme der PKV-Daten für das Folgejahr mit der Monatsliste November (Selbstzahler)
Der Personalfall in diesem Beispiel ist Versicherungsnehmer einer privaten Kranken- sowie Pflegeversicherung und zahlt seine Beiträge selbst.
Mit der erstmaligen Bereitstellung von PKV-Daten über das ELStAM-Verfahren Anfang des Monats Dezember 2025 wird der bereits bekannte Prozess zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale (Monatsliste November) im System wie gewohnt angestoßen. Über den dafür vorhergesehenen Report erfolgt zunächst die Abholung der Monatsliste, die durch das BZSt zur Verfügung gestellt wird. Anschließend werden die Daten über den Report zur Zuordnung der Eingangsmeldungen in die spezifischen ELStAM-Tabellen, darunter auch die Tabelle für die nun in das Verfahren integrierten ELStAM-PKV-Daten, übernommen:
Anschließend werden die PKV-Daten über den Report zur Verarbeitung von ELStAM-PKV-Meldungen in den Infotyp 0079 (Zusatzversicherung D) überführt. Die jeweiligen Haken in den Ankreuzfeldern Änderung ELStAM symbolisieren, dass die Daten durch das ELStAM-PKV-Verfahren automatisiert übernommen wurden.
Testmöglichkeiten für ELStAM-PKV-Rückmeldungen
Um bereits vor Verfahrensstart kundenseitige Tests der ELStAM-PKV-Rückmeldungen zu ermöglichen, wurde der Report ELStAM: Eingangsmeldungen simulieren (RPUE2AD0; Transaktion PC00_M01_UE2AD0) entsprechend um den Block ELStAM PKV Daten erweitert. Über das Selektionsbild können hier die Daten der Rückmeldung entweder direkt vorgegeben oder durch Auswahl einer XML-Datei eingelesen werden.
Bei Auswahl der direkten Vorgabe werden im Selektionsbild des Simulationsreports Felder zur Erfassung des Gültigkeitszeitraums sowie der Beitragshöhe eingeblendet. Die erwünschten Werte können per Eingabe erfasst werden und gelangen bei Ausführung des Reports direkt in die Monatsliste übernommen.
Wenn die Daten stattdessen über eine XML-Datei eingelesen werden soll, ist der entsprechende Dateipfad zu dieser zu hinterlegen.
Für diese Testoption hat die SAP Beispiel-XML-Dateien via Hinweis 3612861 – ELStAM-PKV: Testmöglichkeiten für die Daten zur privaten Kranken- u. Pflegeversicherung (PKV) bereitgestellt. Der weitere Test verläuft analog zur späteren Verarbeitung von Echtdaten über die entsprechenden Reports: Die PKV-Testdaten können über den Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen aus den bereitgestellten XML-Testdaten extrahiert werden ehe die Daten im Anschluss über den Report ELStAM-PKV: Meldungen verarbeiten in den Infotyp 0079 übernommen werden können. Über die Sachbearbeiterliste können die eingelesenen Testdaten angezeigt sowie zu testende Fehlermeldungen manuell umgesetzt werden.
Weitere Informationen
Weitere Blogartikel zu diesem Thema
- Teil 1: PKV-Daten via ELStAM in SAP HCM: Fachliche Grundlagen und der grobe Aufbau des neuen Datenaustauschs
SAP Hinweise
- 3612773 – ELStAM-PKV: Information zur Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- u. Pflegeversicherung zum 1. Dezember 2025
- 3628835 – ELStAM-PKV: Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Aufnahme der Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
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