Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen (KEA)

Das KEA-Verfahren („Kurzarbeitergeld-Dokumente Elektronisch Annehmen“) ist ein digitaler Übermittlungsweg für Anträge auf Kurzarbeitergeld an die Bundesagentur für Arbeit. In unserem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie es im SAP HCM umgesetzt wurde.

Bisher konnten die Abrechnungslisten ausschließlich über den Report RPCKULD3 – KuG/SKuG-Liste für Arbeitsagentur/Krankenkasse erzeugt und anschließend den separat erstellten Anträgen auf Kurzarbeitergeld beigefügt werden. SAP hat nun angekündigt, die Wartung der SAP Formulare für KUG als auch Saison-KUG ab 01.01.2027 einzustellen (Quelle: SAP Hinweis 3732843 – Umstellung auf das KEA-Meldeverfahren: Ankündigung des Wartungsendes für die Formulare Abrechnungslisten Kurzarbeitergeld/Saison-Kurzarbeitergeld).

Um weiterhin Anträge bei der Bundesagentur für Arbeit einreichen zu können, wurde das neue Verfahren „Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen“ (kurz: KEA) im Jahreswechsel 2025/2026 mit folgendem SAP Hinweis ausgeliefert:

SAP Hinweis	Beschreibung
3602880	KEA: Kurzarbeitergeld-Dokumente elektronisch annehmen

Das KEA-Verfahren ermöglicht es Unternehmen, Anträge auf Kurzarbeitergeld nach § 323 Abs. 2 SGB III über den B2A-Manager des SAP HCM bei der Bundesagentur für Arbeit einzureichen – einschließlich der dazugehörigen Abrechnungslisten. Neben Kurzarbeitergeld kann auch das Saison-Kurzarbeitergeld sowie ergänzende Leistungen nach § 108 Abs. 1 SGB IV beantragt werden. Die aktuelle Verfahrensbeschreibung (Version 3.1) sowie die Grundsätze für den elektronischen Datenaustausch (Version 3.1) spiegeln die Grundlage für den Datensatz im SAP HCM wieder.

Wie die Meldung aufgebaut ist und was Sie vorab einrichten müssen, um KEA-Meldungen über das SAP HCM zu erzeugen, bringen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten näher:

Voraussetzungen zum Erstellen einer KEA-Meldung

Customizing

Pflegen des Personalbereich Berichtswesens in V_T596M – Teilapplikation KEA

Für die Absenderangaben, die IBAN sowie die Betriebsnummer des Antragstellers ist ein Eintrag in der Customizing-Sicht KEA-Meldeverfahren: Daten zum Unternehmen (VV_T596M_KEA) notwendig. Hier kann auch ein variabler Schlüssel genutzt werden, sollten für einen Personalbereich/-teilbereich Berichtswesen unterschiedliche Einträge in der Customizing-Sicht V_T596M benötigt werden. Da es hier ggf. um Personalteilbereiche geht, die bisher bei der Meldungserstellung über andere Personalbereiche /-teilbereiche zusammengefasst wurden, müssen Sie in diesen Fällen noch die Adressinformationen (in der T536A) zum Personalteilbereich pflegen.

Der Versand der KEA-Meldungen erfolgt über die Teilapplikation SVMA. Ist diese bei Ihnen bisher nicht gepflegt, muss diese ebenfalls eingerichtet werden. Die Teilapplikation wird jedoch bereits für eAU, DaBPV und weitere Verfahren genutzt und ist bei den meisten Unternehmen eingerichtet. Sollten Sie eine alternative Teilapplikation nutzen, können Sie auch diese hinterlegen und weiterhin verwenden.

Pflegen der Gewährungszeiträume in V_T5D3E_KEA

Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung der bisher genutzten T5D3E, die bereits die Angaben der Gewährungszeiträume, Genehmigungsnummer und Betriebsnummer unter einer SAP-eigenen Referenznummer zusammenfasste.

Hinzukommen in der neuen Sicht nun die Arbeitsausfallnummer, Personalbereich, Abteilung und das zu setzende Häkchen zur Ergänzenden Erklärung sowie freie Textfelder. Die Genehmigungsnummer ändert sich in der Tabelle begrifflich und wird zur KuG Nummer:

Wurde die Tabelle T5D3E bereits, z.B. für laufende KUG-Genehmigungszeiträume, gepflegt kann man die V_T5D3E_ALL nutzen und die fehlenden Informationen entsprechend ergänzen.

Aktuelle Betriebsdatenmeldung erstellen

In Produktivsystemen können KEA-Meldungen nur erzeugt werden, wenn ein aktueller Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD-Meldung) vorliegt.

SAP schreibt hierzu: „Der Datensatz gilt als aktuell, wenn das Erstellungsdatum innerhalb des Gültigkeitszeitraums der KEA-Referenznummer liegt und die Adressdaten des Antragsstellers mit den Adressdaten der DSBD-Meldung übereinstimmen.“

Sollten Sie – bezogen auf diese Definition – keine aktuelle Betriebsdatenmeldung im System haben, müssen Sie in der Sicht V_T596M für die Teilapplikation BDBS einen neuen Satz anlegen, um eine neue Meldung zu erzwingen:

Abgrenzung betroffener Mitarbeiter V_T507A

Wie bei der Einrichtung des KUG-Verfahrens bisher auch, grenzen Sie über die Tabelle V_T507A die betroffenen Mitarbeiter ab. Die Pflege der Tabelle ist Voraussetzung zur Anlage des IT0049 und muss bei neuen Sätzen im IT0049 gecustomized sein. Auch der Report RPIKUGD0 – Batch -Input für Kug/S-Kug braucht diese Tabelle, um die Sätze entsprechend anlegen zu können.

Stammdaten und Abrechnungsergebnisse

Infotyp 0049 – Kurzarbeit/Saison-Kurzarbeit

Damit die in einer KEA-Meldung anzugebende Anzahl der Arbeitnehmer im Betrieb ermittelt werden kann, ist es erforderlich, dass für alle Arbeitnehmer, welche von der Genehmigung zur Kurzarbeit umfasst sind, ein Infotypsatz des Infotyps 0049 Kurzarbeit/Saison-Kurzarbeit angelegt ist, auch wenn diese dann in dem Monat kein KUG haben.

Der IT0049 kann per Batch-Input mit dem Report RPIKUGD0 – Batch -Input für Kug/S-Kug massenhaft über alle Personalnummern angelegt werden. Details, wie die zur Personalveränderung müssen dann noch nachgepflegt werden. Die Felder sind auch in der KEA-Meldung enthalten.

Abrechnen der Mitarbeiter, die von KUG betroffen sind

Um die KEA-Meldungen korrekt erzeugen zu können, müssen Sie alle selektierten Personalnummern für die entsprechende Periode abgerechnet haben.

Eine Ausgabe für eine einzelne Personalnummer wird nur dann erzeugt, falls auch KUG (oder SKUG) abgerechnet wurde.

Erstellen von KEA-Leistungsanträgen

Menü und KEA-Meldungsersteller

Im SAP Menü der deutschen Abrechnung finden Sie die KEA-Reports unter Folgeaktivitäten > Abrechnungszusatz – KEA-Meldeverfahren

Der Report zur Erstellung von KEA-Leistungsanträgen RP_PAYDE_KEA_CREATE_NOTIFS (HRPAYDE_KEA_NOTIFS) ist wie folgt aufgebaut:

Da die Meldungserstellung monatlich erfolgt, haben Sie wie in anderen Meldungserstellern auch, die Möglichkeit, die jeweilige Abrechnungsperiode zu wählen. Zudem ist wie üblich die Selektion über Abrechnungskreise bzw. Personalnummern möglich. Zusätzliche Selektionsfelder können über den Button Selektionsfelder im Menübereich eingeblendet werden.

Referenznummer

Durch Selektion der Referenznummer kann im KEA-Report die Ausgabe der Meldungserstellung auf bestimmte KUG-Nummern bzw. Arbeitsausfallnummern eingeschränkt werden.

Erfolgt in diesem Feld keine Angabe, erfolgt die Meldungserstellung für alle Referenznummern, für die innerhalb der Personalnummernselektion Kurzarbeitergeld abgerechnet wurde.

Initiallauf

Dieser Parameter wird nur benötigt, wenn Sie die Meldungserstellung über das KEA-Verfahren neu einführen und für eine bereits laufende Genehmigung Kurzarbeitergeld mithilfe von ausgedruckten Abrechnungslisten beantragt haben.

In diesem Fall führen Sie das Programm einmal für die letzte Abrechnungsperiode aus, für die das Kurzarbeitergeld noch mit ausgedruckten Abrechnungslisten beantragt wurde. Setzen Sie für diesen Lauf ein Häkchen bei Initiallauf. Dadurch werden Meldungen im Status „Initial“ erzeugt. Diese Meldungen werden nicht elektronisch versendet, sondern dienen ausschließlich dazu, bei der Erstellung von KEA-Meldungen für nachfolgende Abrechnungsperioden Änderungen in Rückrechnungszeiträumen zu erkennen und gegebenenfalls Korrekturanträge zu erstellen.

Reportausgabe

Der Report gibt pro Referenznummer die jeweilige Abrechnungsperiode aus.

Für jede Abrechnungsperiode erfolgt die Anzeige der Datenbausteine

• Verwaltungsinformationen
• Antragsdaten
• Anschrift Antragssteller (aus T536A)
• Anschrift Abrechnungsstelle (wenn in T596M abweichend angegeben)
• Abrechnungsliste
• Steuerungsdaten
• Statushistorie

In den Antragsdaten finden Sie neben den Daten, die Sie in der T596M und T5D3E_KEA gepflegt haben, auch die über alle Personalnummern kumulierten Werte zu Gesamtbetrag, Soll/Ist-Entgelt, KUG-Betrag und andere Angaben wie Geschlechteranzahl für alle Personalnummern.

In der Abrechnungsliste finden Sie die von KUG betroffenen Mitarbeitenden. Aufgeführt werden hier die jeweiligen Ausfallstunden, die KUG-Beträge und Soll- sowie Ist-Entgelte je Personalnummer. Ebenso finden sich weitere Informationen aus IT0012 und IT0013 der Personalfälle.

Falls sich durch eine Rückrechnung Änderungen ergeben bzw. wenn es Korrekturen gibt, die dazu führen, dass sich auch die KUG-Informationen ändern, werden die Werte auch im KEA-Report korrigiert und müssen neu verschickt werden. Im KEA-Verfahren gilt das Ersetzungsprinzip. D.h. es wird ein entsprechend neuer Antrag erstellt, der den vorherigen ablöst. Zu beachten ist hierbei, dass die Reihenfolge des Eingangszeitpunkts bei der Bundesagentur für Arbeit über die Letztgültigkeit eines Antrags entscheidet. Dabei können auch Papieranträge die elektronischen Anträge ersetzen und umgekehrt. Haben Sie zum Beispiel per Post den Antrag verschickt und lösen dann eine KEA-Meldung via SAP-HCM aus, kann es sein, dass der Brief nach der digitalen Meldung eingeht und diese ersetzt. Deshalb beachten Sie unbedingt die Laufzeiten des gewählten Versands.

Zusätzlich ist anzumerken, dass nicht alle Daten des Leistungsantrags relevant für eine Korrektur einer KEA-Meldung sind (siehe hierzu auch Punkt 3.2. Korrekturrelevante Informationen im Antrag in der Verfahrensbeschreibung.)

KEA-Meldedateien erstellen

Nach erfolgreicher Meldungserstellung können diese gesammelt werden. Der Report RP_PAYDE_KEA_CREATE_FILES (Transaktion HRPAYDE_KEA_FILES) beinhaltet nur die Selektion der Referenznummer und ist dementsprechend einfach aufgebaut:

Die Reports sollten monatlich nach der Abrechnung ausgeführt werden, wenn Sie KUG/SKUG abrechnen.

KEA-Sachbearbeiterliste

Die Aus- und Eingangsmeldungen im KEA-Verfahren teilen sich eine Sachbearbeiterliste RP_PAYDE_KEA_LIST (Transaktion HRPAYDE_KEA_LIST) bzw. RP_PAYDE_KEA_LIST_DIS (Transaktion HRPAYDE_KEA_LIST_DIS), in der Sie die entsprechend bekannten Aktionen erneut übertragen, abgelehnt und Ablehnung ausführen durchführen können

Grenzen des KEA-Reports

Mit dem neuen KEA-Report werden ausschließlich die Anträge und Abrechnungslisten für Kurzarbeitergeld für die Bundesagentur für Arbeit erstellt. Es werden keine Krankenkassenlisten erzeugt. Diese müssen weiterhin über den Report RPCKULD3-KuG/SKuG-Liste für Arbeitsagentur/Krankenkasse erstellt und verschickt werden.

Dazu wurde mit der Einführung des KEA-Meldeverfahrens im Selektionsbild des Programms RPCKULD3 der Parameter Nur Krankenkassenlisten eingeführt:

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