Firmenwagen clever versteuern: Wie Einzelbewertung bares Geld spart
Firmenwagen gehören in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil der betrieblichen Mobilität – doch ihre steuerliche Behandlung bietet oft ungenutzte Einsparpotenziale. Besonders dann, wenn Mitarbeitende seltener ins Büro fahren, lohnt sich ein genauer Blick auf die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Mit der sogenannten Einzelbewertung steht eine Alternative zur Pauschalversteuerung zur Verfügung, die sowohl Mitarbeitenden als auch Unternehmen finanzielle Vorteile bringen kann. Entscheidend ist dabei, dass der geldwerte Vorteil nicht mehr pauschal berechnet wird, sondern sich an den tatsächlich gefahrenen Tagen orientiert. Die Vorteile liegen auf der Hand – doch viele Unternehmen scheuen den damit verbundenen Aufwand.
In diesem Artikel zeigen wir, wie sich die Einzelbewertung in der Praxis umsetzen lässt, welche konkreten Steuer- und Umsatzsteuervorteile möglich sind und wie wir als L3 mit einer digitalen Lösung dafür sorgen, dass sich der Umstieg nicht nur lohnt, sondern auch unkompliziert und sicher gelingt.
Zwei Methoden – großes Einsparpotenzial
Wenn Mitarbeitende einen Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar – und muss entsprechend versteuert werden.
Bei der Versteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Firmenwagen haben Unternehmen zwei Möglichkeiten:
- Die Pauschalversteuerung mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer, unabhängig von der tatsächlichen Nutzung.
- Die Einzelbewertung mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Fahrt und Kilometer, basierend auf den tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Die Pauschalversteuerung unterstellt standardmäßig 15 Fahrten pro Monat zur ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig davon, ob der Mitarbeitende tatsächlich so oft im Büro war oder nicht. Krankheit, Urlaub, Dienstreisen oder Homeoffice bleiben dabei vollkommen unberücksichtigt. Das bedeutet: Auch in Monaten mit wenigen oder gar keinen Fahrten wird ein pauschaler geldwerter Vorteil angesetzt – was in vielen Fällen zu einer höheren steuerlichen Belastung führt.
Im Gegensatz dazu berücksichtigt die Einzelbewertung nur die tatsächlichen Fahrten. Es zählt also, an welchen Tagen der Firmenwagen tatsächlich für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wurde. Dieses Verfahren spiegelt die gelebte Arbeitspraxis deutlich besser wider und sorgt für eine individuelle Besteuerung.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis
Ein Mitarbeiter mit einem E-Dienstwagen (Bruttolistenpreis: 86.600 €, einfache Entfernung: 40 km) nutzte diesen im Jahr nur an 88 Tagen für Fahrten ins Büro. Die Auswirkungen auf den geldwerten Vorteil und die Umsatzsteuerpflicht sind beachtlich:
Steuerersparnis für den Mitarbeiter:
- 0,03 %-Regelung: 6.235 € geldwerter Vorteil => ca. 2.182 € Steuerlast (bei 35 % Steuersatz)
- Einzelbewertung: 3.048 € geldwerter Vorteil => ca. 1.067 € Steuerlast
Mögliche Steuerersparnis: ca 1.115 € pro Jahr
Steuerersparnis für das Unternehmen (Umsatzsteuer):
- 0,03 %-Regelung: Umsatzsteuer auf Grundlage von 12.470 € => ca. 1.991 € Umsatzsteuer
- Einzelbewertung: Umsatzsteuer auf Grundlage von 6.097 € => ca. 973 € Umsatzsteuer
Mögliche Umsatzsteuer-Ersparnis: über 1.000 € – pro Mitarbeiter
Und jetzt das Entscheidende: Während sich die Ersparnis für den Mitarbeiter bereits deutlich bemerkbar machen kann, ist das Einsparpotenzial für Unternehmen häufig deutlich größer.
Ein Unternehmen mit 100 vergleichbaren Fällen spart damit jährlich rund 100.000 € an Umsatzsteuer – allein durch die Umstellung auf Einzelbewertung.
Warum viele Unternehmen dennoch zögern
Die Herausforderung bei der Umstellung auf die Einzelbewertung liegt im organisatorischen Aufwand, der damit einhergeht. Damit die Einzelbewertung angewendet werden kann, ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeitende seine tatsächlichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte monatlich und nachvollziehbar dokumentiert. Diese Informationen müssen dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, im SAP-System hinterlegt und in die Entgeltabrechnung integriert werden.
Für viele Unternehmen bedeutet dieser zusätzliche Administrationsaufwand eine erhebliche Hürde – insbesondere dann, wenn es an geeigneten Prozessen oder technischen Lösungen fehlt. In der Praxis wird die Einzelbewertung daher häufig gemieden, obwohl sie finanziell deutlich vorteilhafter ist.
Unsere Lösung: Digitale Fahrterfassung direkt in SAP
Um diesen Prozess so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, haben wir eine eigene ESS-App “Meine Fahrten” entwickelt, die sich nahtlos in Ihre SAP-Landschaft integrieren lässt. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Mitarbeitende ihre Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mit nur wenigen Klicks pro Monat erfassen – schnell, unkompliziert und ohne technisches Vorwissen. Selbst Monate ohne Fahrten lassen sich durch eine einfache vollständig dokumentieren, sodass keine Lücken entstehen.
Die erfassten Daten werden automatisiert in einem kundeneigenen Infotyp im SAP-System abgelegt. Sie stehen damit jederzeit für die Entgeltabrechnung zur Verfügung – ebenso wie für interne Auswertungen oder externe Prüfungen durch Steuerbehörden. Das reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum und sorgt gleichzeitig für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Weitere Details zur App und zur Berechnung im Interview
Im folgenden Video spricht Jens Richter mit dem Payroll- und Steuerexperten Christian Groma über die steuerliche Behandlung von Fahrten mit dem Firmenwagen zur ersten Tätigkeitsstätte – und insbesondere über die Vorteile der Einzelbewertung.
Das Interview geht im Detail auf die Berechnungslogik ein und zeigt anhand eines konkreten Praxisbeispiels, wie hoch das Einsparpotenzial für Mitarbeiter und Unternehmen tatsächlich ist. Im zweiten Teil des Videos wird die von L3 entwickelte App zur Fahrterfassung im SAP-System vorgestellt. Die Live-Demo zeigt, wie einfach Mitarbeiter ihre Fahrten dokumentieren können – und wie die Daten nahtlos in die Entgeltabrechnung einfließen.
Ganzheitliche Projektbegleitung von A bis Z
Wir begleiten unsere Kunden ganzheitlich bei der Umstellung auf die Einzelbewertung – von der strategischen Planung über die technische Umsetzung bis hin zur prozessualen Verankerung im Unternehmen. In jedes Projekt bringen wir nicht nur das notwendige technische Know-how, sondern auch die fachliche Expertise im Bereich Payroll ein. Unser Ansatz ist praxisorientiert aufgebaut, sodass wir individuell auf die jeweiligen Anforderungen eingehen können.
Zu Beginn analysieren wir gemeinsam das konkrete Einsparpotenzial – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen. Darauf aufbauend übernehmen wir die Integration unserer App in Ihre bestehende SAP-Systemlandschaft und die Einrichtung des kundenspezifischen Infotyps, der die erfassten Fahrtdaten strukturiert speichert und in der Abrechnung verfügbar macht. Anschließend sorgen wir für die Abbildung in der Abrechnung und sorgen dafür, dass alle Daten nahtlos verarbeitet werden.
Interesse geweckt?
Gerade in Zeiten von Homeoffice, hybriden Arbeitsmodellen und reduzierter Präsenz im Büro bietet die Einzelbewertung eine attraktive Möglichkeit, Steuern zu senken und Mitarbeitervorteile zu realisieren. Wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeitende den Firmenwagen weniger als 15 Tage im Monat für Fahrten ins Büro nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich ein Wechsel zur Einzelbewertung spürbar lohnt – und zwar nicht nur für die Beschäftigten, sondern insbesondere für das Unternehmen.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob die Umstellung auf Einzelbewertung in Ihrem Fall sinnvoll ist. Wir unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung, übernehmen die Umsetzung und sorgen dafür, dass der neue Prozess fachlich und technisch reibungslos abläuft.
Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier!
