Versicherungsnummernabfrage im SAP HCM / zum 01.01.2022

Das Verfahren der Versicherungsnummernabfrage im Rahmen der DEÜV führt aus unserer Sicht eher ein „Schattendasein“. Wir wollen es hier vorstellen, zumal es im Jahreswechsel 2021/2022 eine neue Datensatzversion 02 erhält.

Grundlagen

Nach § 28a Absatz 3a SGB IV können Arbeitgeber und Zahlstellen von Versorgungsbezügen die (Renten-)Versicherungsnummer eines Beschäftigten oder eines Versorgungsempfängers im Rahmen der DEÜV maschinell abfragen. Konkret heißt es:

„Der Arbeitgeber oder eine Zahlstelle nach § 202 Absatz 2 des Fünften Buches kann in den Fällen, in denen für eine Meldung keine Versicherungsnummer des Beschäftigten oder Versorgungsempfängers vorliegt, im Verfahren nach Absatz 1 eine Meldung zur Abfrage der Versicherungsnummer an die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln; die weiteren Meldepflichten bleiben davon unberührt. Die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt dem Arbeitgeber oder der Zahlstelle unverzüglich durch Datenübertragung die Versicherungsnummer oder den Hinweis, dass die Vergabe der Versicherungsnummer mit der Anmeldung erfolgt.

§28a Absatz 3a SGB IV

Für die Datenübermittlung zwischen den Arbeitgebern und Zahlstellen sowie der DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung) ist der Datensatz „Versicherungsnummernabfrage“ zu verwenden, welche folgende Datenbausteine beinhaltet:

• DBNA: Name,
• DBGB: Geburtsangaben sowie
• DBAN: Anschrift.

Die DSRV übermittelt dem Arbeitgeber oder der Zahlstelle unverzüglich durch Datenübertragung die Versicherungsnummer oder den Hinweis, dass die Vergabe der Versicherungsnummer mit der Anmeldung erfolgt. Stornierungen von Versicherungsnummernabfragen sind im Verfahren nicht vorgesehen.

Das Verfahren führt aus unserer Sicht eher ein „Schattendasein“ und erfreut sich nicht allzu großer Beliebtheit. Dies mag daran liegen, dass Krankenkassen durch Änderung des §33 Absatz 4 DEÜV im Jahr 2007 bereits verpflichtet wurden, bei empfangenen DEÜV-Anmeldungen ohne Versicherungsnummer die vom Rentenversicherungsträger zurückgemeldete oder im Krankenkassenbestand ermittelte Versicherungsnummer unverzüglich per Datenübertragung an den Arbeitgeber zurückzumelden. Zudem rechnen nicht alle Arbeitgeber als sogenannte „Zahlstellen“ Versorgungsempfänger ab.

Die Nutzung ist aus unserer Sicht dennoch sinnvoll, zumal die Einrichtung des Verfahrens im SAP HCM gegenüber anderen Verfahren wie bspw. EEL einfach umzusetzen ist.

Änderungen / Datensatzversion 02 zum 01.01.2022

Zum 01.01.2022 erhält das Verfahren die Datensatzversion 02. Notwendig ist dies, weil im Rahmen der DEÜV der Datenbaustein DBGB „Geburtsangaben“ geändert wird, welcher auch im Verfahren der Versicherungsnummernabfrage zur Anwendung kommt.

Der Datenbaustein wird zum einen um das neue Mussfeld Geburtsland erweitert, zum anderen wird auch das bestehende Feld Geburtsort zum Mussfeld, dessen Angabe wird somit verpflichtend.

Innerhalb des Übergangszeitraums vom 01.01.2022 bis 28.02.2022 können Meldungen zur Versicherungsnummernabfrage noch in der Datensatzversion 01 übertragen werden.

Umsetzung im SAP HCM

Das Verfahren der Versicherungsnummernabfrage ist (auch im SAP HCM) kein neues Verfahren. Bereits 2016 wurde es mit Hinweis 2251877 – „Verfahren zur Abfrage der Versicherungsnummer“ ausgeliefert und ist seitdem nutzbar.

Im Easy Access Menü finden Sie es im sogenannten Abrechnungszusatz der periodenunabhängigen Folgeaktivitäten der deutschen Entgeltabrechnung:

Das Verfahren weist sowohl im Ausgang als auch im Eingang die von anderen Verfahren bekannte „3-Schritt-Abfolge“ auf, welche im folgenden Bild nochmal visualisiert ist:

Erstellen von Meldungen (Schritt 1)

Die Erstellung von Meldungen erfolgt für Personalnummern ohne Versicherungsnummer dann mittels der oben beschriebenen Datenbausteine:

Verarbeitung von Eingangs-/Rückmeldungen (Schritt 6)

Nach Erstellung der Meldedatei, Versand via B2A-Manager, Abholung der Rückmeldung vom Kommunikationsserver und Zuordnung der Meldung kann die zurückgemeldete Versicherungsnummer dann verarbeitet werden. Die Rück- bzw. Eingangsmeldung ist dabei eine Kopie der von uns versandten Ausgangsmeldung, lediglich ergänzt um die Versicherungsnummer im Feld VSNR des Datenbausteins DSVV:

Die Versicherungsnummer wird aus dem Feld VSNR gelesen und in alle Sätze des Infotypen 0013 „Sozialversicherung“ eingetragen, die in oder nach der aktuellen Abrechnungsperiode (gemäß Abrechnungsverwaltungssatz) enden. Sätze des Infotypen 0013, welche vor der Abrechnungsperiode enden, bleiben hingegen unverändert.

Einbindung in die Automatisierung der Behördenkommunikation

Generell empfehlen wir, Ausgangs- und Eingangsprozesse der Behördenkommunikation via Jobs zu automatisieren. Dies gilt auch für das Verfahren der Versicherungsnummernabfrage, welche wir analog ELStAM- und EEL-(Stichtags-)Meldungen sowohl im Ausgangs als auch im Eingang täglich in eine Automatisierung aufnehmen würden. Eine Übersicht der relevanten Schritte und Reports finden Sie in unserer Empfehlung hier.

Datensatzversion 02 zum 01.01.2022 im SAP HCM

Die Datensatzversion 02 wird im SAP HCM mit Hinweis 3090629 „Versicherungsnummernabfrage (VAV): Neue DSVV-Datensatzversion zum 01.01.2022“ ausgeliefert. Dieser ist im HRSP November 2021 enthalten, wobei ein Vorabeinbau nicht möglich ist. Durch die Übergangsfrist bis 28.02.2022 ist der Einbau aber auch nicht zeitkritisch, eine Implementierung innerhalb der Jahreswechsel-HRSP im Dezember oder Anfang Januar ist vollkommen ausreichend.

Pflege der RV-Nummer in IT0013 ab dem 01.01.2025

Ab dem Jahr 2025 kann die Versicherungsnummer in Infotypen 0013 (Sozialvers. D) nicht mehr manuell erfasst werden. Die manuelle Pflege wird durch den elektronischen Abruf der Versicherungsnummer über das Versicherungsnummernabfrageverfahren (VAV) abgelöst. Lesen Sie hierzu mehr in unserem Blogartikel “Erweiterung Infotyp 0013: Anpassungen zum verpflichtenden Abruf der Versicherungsnummer”.

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