DEÜV-Datensatz DSAK Arbeitgeberkonto im SAP HCM (Teil 2)
Nach zweimaliger Verschiebung wird der Prozess „Eröffnung Arbeitgeberkonto“ bei den Krankenkassen zum 01.07.2023 in das elektronische DEÜV-Meldeverfahren aufgenommen, auch im SAP HCM. In diesem zweiten Teil der zweiteiligen Blog-Reihe sollen Auslieferung und Prozess im SAP HCM beschrieben werden.
Fachliche Grundlagen zum elektronischen Arbeitgeberkonto
Motivation zur und Grundlagen der Einführung des elektronischen Arbeitgeberkontos im Rahmen der DEÜV haben wir bereits im ersten Teil dieser Blog-Reihe beschrieben. Sollten Sie diesen Artikel verpasst haben, können Sie ihn hier aufrufen.
Das elektronische Arbeitgeberkonto im SAP HCM
Auslieferung
Die Vorabauslieferung des DEÜV-Arbeitgeberkontos erfolgte bereits zum Jahreswechsel 2022/2023. Zum Start des Verfahrens hat SAP den Hinweis 3273869 „DSAK: Auslieferung zum Start des Verfahrens Anlage Arbeitgeberkonto“ ausgeliefert, welcher Teil der HR Support Packages Mai 2023 ist, aber auch einzeln ohne HRSP eingebaut werden kann. Es empfiehlt sich, zudem auch die bereits veröffentlichten kleinen Korrekturen und Ergänzungen einzuspielen. Die Hinweise können im Launchpad über die Hinweis-Suche noch gut über das Stichwort „Arbeitgeberkonto“ aufgerufen werden, da das Verfahren aktuell noch „sehr neu“ ist.
Herkunft der Daten
Die Herkunft der in den einzelnen Datenbausteinen zu meldenden Daten ist in der folgenden Tabelle zusammengefasst:
datenbaustein | bezeichnung | inhalt | daten-herkunft |
|---|---|---|---|
| DBGD | Grunddaten | Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Ansprechpartner | via Teilapplikation BDBS „Betriebsdatenpflege – Daten zur Betriebsstätte“ |
| DBKO | Abweichende Korrespondenzanschrift | Namensbestandteile und Anschrift für abweichende Korrespondenz (bzw. Löschvermerk) | via Teilapplikation BDBS „Betriebsdatenpflege – Daten zur Betriebsstätte“ |
| DBDL | Dienstleister | Name, Anschrift und Kontaktdaten Ansprechpartner bei vorhandenem Dienstleiter (bzw. Löschvermerk) | via Teilapplikation SVBL „Beitragsnachweis: Bestimmung des Lohnbüros“ |
| DBWU | Wahlerklärung für Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 | Teilnahmeerklärung („J“/“N“) für Umlage 1 und gewählter Erstattungssatz | via Teilapplikation SVBL „Beitragsnachweis: Bestimmung des Lohnbüros“ + Zuordnungstabelle der U1-Umlagesätze (V_T5D49) |
| DBSL | SEPA-Lastschriftmandat | Gläubiger-/Kontodaten und Anschrift für Abgabe Lastschriftmandat | via Teilapplikation SVBL „Beitragsnachweis: Bestimmung des Lohnbüros“ |
Die relevanten Feldgruppen, Felder sowie die Zuordnungstabelle der U1-Umlagesätze sehen Sie im folgenden Bild:
Wichtig: Eine Änderung oder Rücknahme für ein erteiltes SEPA-Lastschriftmandat muss schriftlich außerhalb des Verfahrens erfolgen!
Prozess im SAP HCM
Aufruf / Navigation im Easy Access Menü
Im Easy Access Menü der deutschen Abrechnung – aufrufbar via Transaktion PC01 – wurde das DEÜV-Arbeitgeberkonto in folgendem Pfad einsortiert: Folgeaktivitäten >> periodenunabhängig >> Abrechnungszusatz
Unterteilt wurde erwartungsgemäß in den bekannten 3-schrittigen-Prozess jeweils im Aus- und Eingang, wobei der B2A-Manager zum Dateiversand (TA: PB2A) wie gewohnt nicht im Untermenü der einzelnen Folgeaktivität hinterlegt wurde.
Es empfiehlt sich, Aus- und Eingangsprozess monatlich auszuführen, durchaus auf automatisiert in Jobs.
Hinweis: Das Menü zum Arbeitgeberkonto ist erst nach Einspielen des zugehörigen Support Packages verfügbar!
Anbindung ans Notification Tool
Wie im Menü erkennbar, hat der Prozess des Arbeitgeberkontos zwei eigene Sachbearbeiterlisten erhalten. Zu erwähnen ist dazu an dieser Stelle, dass das DEÜV-Arbeitgeberkonto auch an das Notification Tool standardmäßig angebunden werden kann:
Meldungserstellung
Das Selektionsbild des Reports zur Meldungserstellung ist denkbar einfach: Neben der Möglichkeit der Einschränkung von Personalbereichen/-teilbereichen bzw. den dahinter liegenden Hauptbetriebsnummern stehen lediglich Protokollausgabe und Testlauf/Produktivlauf zur Verfügung:
Die Meldungserstellung ermittelt zunächst die relevanten Gesellschaften (Personalteilbereiche, die eine Hauptbetriebsnummer darstellen) und Krankenkassen, für welche bereits Beitragsnachweise abgegeben wurden. Sofern für eine Gesellschaft für eine Krankenkasse generell eine Meldung zu erstellen ist, dies jedoch noch nicht passiert ist, wird analog des DEÜV-Betriebsdatenpflegeverfahrens eine Initialmeldung (mit Grund 02 „Änderungsmeldung“) erzeugt. Diese Meldung stellt dann den aktuellen Stand der Daten zum Arbeitgeberkonto dar, gegen welchen ab Verfahrensstart dann auf Änderungen geprüft werden kann.
Hinweis: SAP empfiehlt, die Meldungserstellung für alle Gesellschaften bzw. Hauptbetriebsnummern bis zum 01.07.2023 einmal produktiv auszuführen, damit alle Initialmeldungen erstellt werden und ab dem Verfahrensstart dann bei Datenänderungen auch entsprechende Änderungsmeldungen generiert werden können. Ein Bestandsabgleich ist zum Verfahrensstart nicht vorgesehen, d.h. es wird zum 01.07.2023 keinerlei Voll- oder Bestandsübertragung geben.
Im Protokoll der Meldungserstellung sehen Sie im oberen Detailprotokoll detailliert, für welche Krankenkasse je Gesellschaft bzw. Hauptbetriebsnummer Meldungen zum Arbeitgeberkonto erstellt wurden. In der Statistik wird zudem ausgewiesen, ob es sich bei den erstellten Meldungen um (nicht zu versendende) Initialmeldungen oder zu übertragene neue Meldungen handelt:
In der folgenden Tabelle und Bildern sehen Sie die zwei möglichen Abgabegründe für Meldungen zum Arbeitgeberkonto:
| Abgabegrund der meldung | bezeichnung | erstellt im status | wenn… |
|---|---|---|---|
| 01 | Rückmeldung zur Anforderung | neu | für eine per DEÜV angemeldete Person von der Krankenkasse die Rückmeldung zur Anforderung einer Meldung zur Anlage des Arbeitgeberkontos (Grund 06 im Datensatz DSKK) vorliegt. Dies ist der Fall, wenn es sich bei der Krankenkasse um die erste Anmeldung einer bei der Gesellschaft (Hauptbetriebsnummer) beschäftigten Person handelt oder wenn ein bestehendes Arbeitgeberkonto beendet wurde (i.d.R. 6 Monate nach Abmeldung der letzten beschäftigten Person, die bei dieser Krankenkasse versichert ist) |
| 02 | Änderungsmeldung | initial | für die Gesellschaft bzw. Hauptbetriebsnummer noch keine Meldung zum Arbeitgeberkonto erzeugt wurde. |
| 02 | Änderungsmeldung | neu | für die Gesellschaft bzw. Hauptbetriebsnummer bereits eine Meldung zum Arbeitgeberkonto erzeugt wurde und im Customizing melderelevante Daten geändert wurden (s.o.) |
Sie können über die Sachbearbeiterliste Ausgangsmeldungen nachvollziehen, welche Meldungen in welchem Status für welche Gesellschaft (Hauptbetriebsnummer) und Krankenkasse erzeugt wurden. Zum Start des Verfahrens sollten Sie analog der folgenden Abbildung auch lediglich Ausgangsmeldungen im Status „initial“ vorfinden:
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