DEÜV-Betriebsdatenpflege: Wechsel auf Dialogverfahren ab dem 01.01.2027 (1/2)

Zum 01.01.2027 wird das Betriebsdatenmeldeverfahren in seiner derzeitigen Form eingestellt und durch ein neues XML-basiertes Dialogverfahren ersetzt. In diesem ersten Teil unserer zweiteiligen Blog-Reihe informieren wir Sie über die wichtigsten fachlichen Änderungen.

Neue Datensätze: DXBD und DXBE

Nach §18i Absatz 4 SGB IV sind Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet, Änderungen betrieblicher Angaben unverzüglich an die Bundesagentur für Arbeit (BA) zu melden.

Ab dem 01.01.2027 erfolgen diese Meldungen nicht länger unter der Verwendung des bisherigen Datensatzes DSBD, sondern über den neuen Datensatz DXBD (Meldung des Arbeitgebers zur Betriebsdatenpflege). Darin übermitteln die Arbeitgeber alle relevanten Änderungen, anlassbezogene Bestandsdaten sowie die vollständige Beendigung einer Betriebstätigkeit an die BA. Zusätzlich führt die BA den Datensatz DXBE (Erwiderung und Prüfaufforderung zur Betriebsdatenpflege) ein. Dieser dient als Antwort, Quittierung und für Prüfaufforderungen der BA an den Arbeitgeber.

Damit entsteht erstmals ein echtes bidirektionales Dialogverfahren zwischen Arbeitgeber und BA.

Änderungen der Meldegründe

Mit dem neuen Dialogverfahren werden die bisherigen Meldegründe des Arbeitgebers erweitert und deutlich differenzierter:

Meldegrund	Bezeichnung	Verwendung
A01	Bestandsmeldung	Meldung neuer Betriebsnummern sowie einmalige Meldung bereits bestehender Betriebsnummern zum Verfahrensstart am 01.01.2027
A02	Änderungsmeldung	Änderung der Betriebsdaten
A03	Beendigung	Vollständige Beendigung eines Beschäftigungsbetriebs
A04	Unzuständigkeit	Die im Rahmen einer Prüfaufforderung angefragte Betriebsnummer wird im Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr geführt.
A05	Abfrage WUKL	Abfrage der Wirtschaftsunterklasse aus dem Dateisystem der Beschäftigungsbetriebe
A06	Prüfergebnis	Antwort mit den aktuellen betrieblichen Angaben auf Meldungen der BA mit Abgabegrund B03 (Prüfaufforderung) oder B04 (Initative Prüfaufforderung)
A09	Absenderänderung	Änderungen, die ausschließlich die Absendernummer betreffen (z.B. Systemwechsel)

Zudem wurden im bisherigen Verfahren keine expliziten Rückmeldegründe seitens der BA übermittelt. Mit der Umstellung auf das Dialogverfahren kommen im Betriebsdatenmeldeverfahren nun erstmals die folgenden Rückmeldegründe hinzu:

Meldegrund	Bezeichnung	Verwendung
B01	Speicherbestätigung ohne Modifikation	Daten sind plausibel und wurden unverändert übernommen
B02	Speicherbestätigung mit Modifikation	Daten sind plausibel, aber wurden bei Übernahme an das Adressverzeichnis der BA angepasst
B03	Prüfaufforderung	Daten wurden nicht übernommen und sind vom Arbeitgeber zu prüfen
B04	Initiative Prüfaufforderung	Feststellung eines Fehlers im Datenbestand durch die BA unabhängig von einer Meldung des Arbeitgebers
B05	Rückmeldung WUKL	Rückmeldung der Wirtschaftsunterklasse
B06	Datensatz verworfen	Wenn zu einem Betrieb mehrere Meldungen an einem Kalendertag übermittelt werden, wird lediglich die aktuellste Meldung verarbeitet. Alle weiteren Meldungen erhalten diesen Status.

Prüfaufforderungen (B03/B04)

Betriebsdatenmeldungen, die bei der Bundesagentur für Arbeit eingehen, werden hinsichtlich ihrer Plausibilität geprüft. Wenn die Daten der Plausibilitätsprüfung nicht standhalten, so erfolgt ab dem Umstellungstermin eine Rückmeldung mit dem Meldegrund B03 (Prüfaufforderung). Der Arbeitgeber hat daraufhin die gemeldeten Daten zu überprüfen und

• die Richtigkeit der gemeldeten Daten zu bestätigen oder
• die gemeldeten Daten entsprechend zu korrigieren.

Die Antwort des Arbeitgebers auf die Plausibilitätsprüfung erfolgt in beiden Fällen unter Verwendung des neuen Abgabegrunds A06 (Prüfergebnis). Wenn der Arbeitgeber die Richtigkeit der Daten vollständig oder teilweise bestätigt hat, erfolgt bei der BA zudem eine manuelle Prüfung.

Zudem kann es dazu kommen, dass unabhängig von einer Betriebsdatenmeldung eines Arbeitgebers ein Fehler im Datenbestand des Dateisystems der Beschäftigungsbetriebe festgestellt wird. In diesen Fällen erfolgt eine initiative Prüfaufforderung mit dem Meldegrund B04 durch die BA.

Eine Prüfaufforderung ist dabei immer mit einem Prüfcode versehen, der dem Arbeitgeber mitteilt, mit welcher Begründung eine Prüfung der Daten zu erfolgen hat. Fehlen bei der Übermittlung der Betriebsdaten bspw. Angaben zur Rechtsform, so weist der übermittelte Prüfcode explizit darauf hin. Wenn aus Sicht der Bundesagentur für Arbeit gleich mehrere unterschiedliche Fehler vorliegen, kann eine Prüfaufforderung auch mehr als einen Prüfcode enthalten. Der Arbeitgeber kann dann auf den Prüfcode Bezug nehmen und im Rahmen des Prüfergebnis die Richtigkeit bestätigen oder entsprechende Korrekturen übermitteln.

Abfrage Wirtschaftsunterklasse (WUKL)

Die Bundesagentur für Arbeit speichert zu jeder Betriebsnummer auch die Wirtschaftsunterklasse (WUKL) – einen fünfstelligen Schlüssel, der die wirtschaftliche Betätigung des Betriebs beschreibt. Diese Angabe dient unter anderem als Grundlage für die amtliche Beschäftigungsstatistik. Auch bei der Beantragung einer neuen Betriebsnummer muss die Wirtschaftsunterklasse angegeben werden.

Da vielen Arbeitgebern ihre genaue Wirtschaftsunterklasse jedoch nicht bekannt ist, wird mit der Umstellung auf das Dialogverfahren ein Prozess zum Abruf der Wirtschaftsunterklasse integriert. Ursprünglich war geplant, die Wirtschaftsunterklasse bereits ab dem 01.01.2025 in den Datensatz DSBD aufzunehmen. Dieser Plan wurde von der Bundesagentur für Arbeit jedoch wieder zurückgenommen.

Ab dem Umstellungstermin können die Arbeitgeber die Wirtschaftsunterklasse nun künftig für einen Beschäftigungsbetrieb unter Angabe des Abgabegrundes A05 (Abfrage WUKL) abrufen. Die Rückmeldung durch die BA erfolgt unter dem Meldegrund B05 (Rückmeldung WUKL).

Meldeinhalte

Auf die Inhalte einer Betriebsdatenmeldungen hat die Umstellung des Verfahrens nur geringfügige Auswirkungen. Die folgenden Angaben sind zukünftig zusätzlich zu den bisherigen Daten in den Betriebsdatenmeldungen enthalten:

• Wirtschaftsunterklasse (WUKL)
• Prüfbestätigungen
• Kennzeichen Sondersachverhalte

Das Kennzeichen Sondersachverhalte gibt an, ob der Beschäftigungsbetrieb einen Sonderfall darstellt, für den abweichende Erfassungsstandards gelten. Dabei sind die folgenden Ausprägungen möglich:

Kennzeichen	Sondersachverhalt
1	Arbeitgeber ohne Standort in Deutschland
2	Schutzwürdige Einrichtungen (z.B. Frauenhäuser)
3	Integrationshilfen für Menschen mit Behinderung
4	Zwangsverwaltung

Umsetzung in SAP HCM

Grundsätzlich erfolgt die Änderung seitens der Bundesagentur für Arbeit nicht als Versionswechsel mit Übergangszeitraum. Meldungen, die über den bisherigen Datensatz DSBD übermittelt werden, werden daher letzmalig am 31.12.2026 verarbeitet. Ab dem 01.01.2027 ist eine Kommunikation ausschließlich über das Dialogverfahren vorgesehen.

Um sicherzustellen, dass keine Meldungen mit einem Ereignisdatum ab dem 01.01.2027 unter der Verwendung des alten Datesatzes DSBD erfolgen können, wurde die Kernprüfung bereits zum Jahreswechsel 2025/2026 angepasst. Die Anpassung der Prüfung wurde mit SAP-Hinweis 3679579 – Betriebsdatenmeldeverfahren: Vorbereitung des neuen XML-basierten Dialogverfahrens zum 01.01.2027 ausgeliefert.

Die Auslieferung der Umstellung auf das Dialogverfahren wird in SAP HCM voraussichtlich zum Jahreswechsel 2026/2027 erfolgen. Über die konkreten Auswirkungen in SAP HCM informieren wir dann zu gegebener Zeit in einem zweiten Teil dieser Blog-Reihe.

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