In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen unsere Lösung für die einfache Protokollierung von PA-Stammdaten präsentieren. Mit dem L3-Stammdatenprotokoll können Sie im SAP HCM Stammdatenänderungen in der Personaladministration kinderleicht nachvollziehen. Unsere Lösung ist dabei auf Effizienz und Effektivität ausgerichtet und bietet viele Vorteile gegenüber dem SAP Standard. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie auch Sie vom L3-Stammdatenprotokoll profitieren können.

Wozu ein Tool für Stammdatenänderungen?

Im SAP-HCM gibt es eine große Zahl an Infotypen, welche in einem System für eine noch größere Anzahl an Personalnummern gepflegt werden. Wenn die Protokollierung von PA-Infotypen aktiv ist, wird jede einzelne Stammdatenänderung gespeichert. Sie können somit nachvollziehen, wer, was, wann geändert hat. Da sich Stammdaten oft ändern, fallen gewaltige Mengen an Informationen an, welche schwer zu überblicken sind, und zwar selbst mit dem SAP-Standardreport RPUAUD00. Mit dem L3-Stammdatenprotokoll möchten wir diese große Menge an Informationen übersichtlich und einfach darstellen, damit Sie relevante Stammdatenänderungen so schnell wie möglich finden und nachvollziehen können.

Was sind die Einsatzbereiche des L3-Stammdatenprotokolls?

Das L3-Stammdatenprotokoll kann eingesetzt werden, wann immer es nötig ist, Stammdatenänderungen nachzuvollziehen. Zum Beispiel beim

  • Ermitteln der alten Werte nach fehlerhafter Dateneinspielung
  • Überprüfen auf Änderungen für die Abrechnung
  • Monitoring von Stammdaten

Alle Vorteile des L3-Stammdatenprotokolls auf einen Blick!

Umfangreiche Selektion

Im Gegensatz zum SAP Standard, haben Sie im L3-Stammdatenprotokoll bereits im Selektionsbildschirm umfangreiche Möglichkeiten, nach den Informationen zu filtern, die Sie wirklich benötigen. Auf diese Weise werden für Sie nicht relevante Informationen gar nicht erst angezeigt.

Das Selektionsbild des Stammdatenprotokolls
Selektionsbild: Eingeschränkt auf Infotyp, Benutzername, Uhrzeit unter Ausschluss einiger Felder

Alle Informationen auf einer Seite

Im L3-Stammdatenprotokoll werden alle Informationen auf einer Seite angezeigt. Im SAP Standard erhalten Sie zunächst eine Auflistung aller Belege. Ein Beleg entspricht einer Stammdatenänderung. In diese Belege können Sie per Doppelklick hineinspringen und erhalten dann eine Ausgabe dieser einen Änderung. Im L3-Stammdatenprotokoll entfällt dieser Schritt, Sie erhalten direkt alle Stammdatenänderungen in einer Liste. Der alte und neue Wert werden leicht vergleichbar nebeneinander aufgeführt. Daraus resultiert der Vorteil, dass Sie auf einen Blick für alle Personalnummern die Änderungen sehen.

Alle Änderungen auf einen Blick: Durch das Zebramuster können verschiedene Änderungen einfach auseinandergehalten werden

Dazu ein Beispiel: Sie wollen eine Ausgabe über den Infotyp 0017 aller Mitarbeiter eines Personalbereichs? Und zwar nur ein bestimmtes Feld, wenn dieses einen bestimmten Wert hat? Kein Problem! Die umfangreichen Möglichkeiten zur Selektion und Filterung erlauben diese Flexibilität. Ein weiterer Vorteil: Während im SAP-Standardreport alle Felder des Infotypen aufgelistet werden, werden in unserem Stammdatenprotokoll nur die Felder ausgegeben, die sich wirklich geändert haben. Dadurch schrumpft die Ausgabe von teilweise über 200 Zeilen, auf lediglich 2-3 Zeilen pro Personalnummer (je nachdem, wie viel sich geändert hat), ohne, dass Sie weniger Informationen erhalten!

Darüber hinaus erhalten Sie durch zwei zusätzliche Spalten in der Ausgabe des L3-Stammdatenprotokolls den Hinweis, ob die Stammdatenänderungen zu einer Rückrechnung im Bereich PT und/oder PY führt:

Ob ein Feld Rückrechnungsrelevant ist, wird ausgegeben
Das Stammdatenprotokoll gibt aus, ob ein Feld rückrechnungsrelevant ist

Nachvollziehen, was passiert ist

Im einfachsten Fall wird ein Infotyp-Satz angelegt oder geändert. Diese Fälle sind leicht nachzuvollziehen.

Oft werden Sätze aber verschoben, abgegrenzt oder gesplittet. Es könnten auch mehrere Sätze durch einen neuen Satz ersetzt werden. Mit dem SAP-Standardreport sind diese Vorgänge nur sehr schwer und mit einem hohen zeitlichen Aufwand nachzuvollziehen. Mit dem L3-Stammdatenprotokoll ist dies ein Kinderspiel. Lassen Sie sich einfach per Doppelklick auf eine Änderung ein Pop-up ausgeben, in dem beschrieben ist, was passiert ist:

Das Popup gibt eine Übersicht, was genau passiert ist
Das Pop-up gibt Ihnen ein Überblick über die Auswirkung einer Änderung

Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie möchten, können Sie zu sogenannten „Schlüsseln“, die Textwerte anzeigen lassen. Ein einfaches Beispiel hierfür ist das Geschlecht. Im SAP Standardreport sehen Sie in der Ausgabe eine 1 oder eine 2. Im L3-Stammdatenprotokoll können Sie sich, falls Sie dies möchten, die entsprechenden Textwerte „Männlich“ und „Weiblich“ ausgeben lassen. Dies funktioniert bei einem großen Teil der Schlüsselfelder, z.B. auch bei dem Personalbereich:

Auf Wunsch können anstatt der Schlüssel, die entsprechenden Texte ausgegeben werden
Wird die Option aktiviert, erscheint anstatt der 9000, der Text „L3 Consulting GmbH“

Hohe Ausführungsgeschwindigkeit

Die große Menge an protokollierten Stammdaten ist für jede Auswertung eine Herausforderung. Das L3-Stammdatenprotokoll wurde intensiv optimiert, um ihre Wartezeit zu verkürzen und ist deutlich schneller als der SAP-Standardreport RPUAUD00.

Ein Fallbeispiel

In unserem letzten Blogartikel hatten wir Ihnen bereits ein Fallbeispiel gezeigt. Nun wollen wir Ihnen anhand desselben Beispiels die Stärken des L3-Stammdatenprotokolls näher bringen.

Folgender Fall besteht: Es wurde fälschlicherweise ein IT0006-Satz vom 01.12.2015 – 31.12.9999 mit der geänderten Straße „Neue Teststraße 1“ angelegt, dieser überschreibt daraufhin drei bestehende Sätze.

Die einzigen Informationen, die Sie über diesen Fehler haben sind folgende

  • die Personalnummer (0006)
  • der Infotyp (0006)
  • den Benutzernamen des letzten Änderers (KMARAHRENS)
  • die Erkenntnis, dass es plötzlich einen neuen IT0006-Satz vom 01.12.2015 – 31.12.9999 gibt.

Nun wollen Sie aber herausfinden, was genau passiert ist, welche Felder sich geändert haben und wie die Werte zuvor aussahen.

Schritt 1: Der Selektionsbildschirm

Auf dem Selektionsbildschirm können Sie bereits nach der Personalnummer, dem Infotyp und dem Änderer eingrenzen. Auch den Zeitraum können Sie einschränken.

Das Selektionsbild
Selektionsbild: Eingeschränkt auf Infotyp, Benutzername, Uhrzeit und dem Gültigkeitszeitraum der Datensätze

Schritt 2: Das Finden des richtigen Satzes

Die verschiedenen Stammdatenänderungen können im L3-Stammdatenprotokoll durch das Zebramuster sofort unterschieden werden.

Die entsprechende Ausgabe
Im L3-Stammdatenprotokoll sind alle Änderungen auf einer Seite sichtbar

Im SAP Standard müssten Sie zunächst alle Belege durchsuchen. Bis Sie den richtigen gefunden haben, kann viel Zeit vergehen:

Die Ausgabe im RPUAUD00
Im SAP Standard zeigt die erste Seite die Belege an

Außerdem werden, wie oben beschrieben, im SAP Standard sämtliche Felder – auch irrelevante – angezeigt. Darüber hinaus ist eine Filterung über mehrere Stammdatenänderungen nicht möglich, da immer nur eine angezeigt wird:

Die Ausgabe (Bild 2) des RPUAUD00
Im SAP Standard sehen Sie die Änderungen erst auf der zweiten Seite.

Schritt 3: Was ist passiert?

Im L3-Stammdatenprotokoll kann durch das Pop-up direkt nachvollzogen werden, was passiert ist:

Das Popup
Im SAP Standard müssen die Informationen aus dem Pop-up anhand der ALV Ausgabe nachvollzogen werden

Im SAP Standard muss dies anhand der Ausgabe in der Liste nachvollzogen werden!

Sie haben Interesse?

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Die wichtigsten Informationen rund um das L3-Stammdatenprotokoll finden Sie hier noch einmal zusammengefasst.


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