Stammdatenänderungen kinderleicht nachvollziehen
In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen unsere Lösung für die einfache Auswertung von PA-Stammdatenänderungen präsentieren. Mit dem L3-Stammdatenprotokoll können Sie im SAP HCM Stammdatenänderungen in der Personaladministration kinderleicht nachvollziehen. Unsere Lösung ist dabei auf Effizienz und Effektivität ausgerichtet und bietet viele Vorteile gegenüber dem SAP Standard. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie auch Sie vom L3-Stammdatenprotokoll profitieren können.
Ein Demonstrationsvideo zu den wichtigsten Punkten dieses Artikels finden Sie hier.
Wozu ein Tool für Stammdatenänderungen?
Im SAP-HCM gibt es eine große Zahl an Infotypen, welche in einem System für eine noch größere Anzahl an Personalnummern gepflegt werden. Wenn die Protokollierung von PA-Infotypen aktiv ist, wird jede einzelne Stammdatenänderung gespeichert. Sie können somit nachvollziehen, wer, was, wann geändert hat. Da sich Stammdaten oft ändern, fallen gewaltige Mengen an Informationen an, welche schwer zu überblicken sind, und zwar selbst mit dem SAP-Standardreport RPUAUD00. Mit dem L3-Stammdatenprotokoll möchten wir diese große Menge an Informationen übersichtlich und einfach darstellen, damit Sie relevante Stammdatenänderungen so schnell wie möglich finden und nachvollziehen können.
Was sind die Einsatzbereiche des L3-Stammdatenprotokolls?
Das L3-Stammdatenprotokoll kann eingesetzt werden, wann immer es nötig ist, Stammdatenänderungen nachzuvollziehen. Zum Beispiel beim
- Ermitteln der alten Werte nach fehlerhafter Dateneinspielung
- Überprüfen auf Änderungen für die Abrechnung
- Monitoring von Stammdaten
Alle Vorteile des L3-Stammdatenprotokolls auf einen Blick!
Umfangreiche Selektion
Im Gegensatz zum SAP Standard, haben Sie im L3-Stammdatenprotokoll bereits im Selektionsbildschirm umfangreiche Möglichkeiten, nach den Informationen zu filtern, die Sie wirklich benötigen. Auf diese Weise werden für Sie nicht relevante Informationen gar nicht erst angezeigt.
Alle Informationen auf einer Seite
Im L3-Stammdatenprotokoll werden alle Informationen auf einer Seite angezeigt. Im SAP Standard erhalten Sie zunächst eine Auflistung aller Belege. Ein Beleg entspricht einer Stammdatenänderung. In diese Belege können Sie per Doppelklick hineinspringen und erhalten dann eine Ausgabe dieser einen Änderung. Im L3-Stammdatenprotokoll entfällt dieser Schritt, Sie erhalten direkt alle Stammdatenänderungen in einer Liste. Der alte und neue Wert werden leicht vergleichbar nebeneinander aufgeführt. Daraus resultiert der Vorteil, dass Sie auf einen Blick für alle Personalnummern die Änderungen sehen.
Dazu ein Beispiel: Sie wollen eine Ausgabe über den Infotyp 0017 aller Mitarbeiter eines Personalbereichs? Und zwar nur ein bestimmtes Feld, wenn dieses einen bestimmten Wert hat? Kein Problem! Die umfangreichen Möglichkeiten zur Selektion und Filterung erlauben diese Flexibilität. Ein weiterer Vorteil: Während im SAP-Standardreport alle Felder des Infotypen aufgelistet werden, werden in unserem Stammdatenprotokoll nur die Felder ausgegeben, die sich wirklich geändert haben. Dadurch schrumpft die Ausgabe von teilweise über 200 Zeilen, auf lediglich 2-3 Zeilen pro Personalnummer (je nachdem, wie viel sich geändert hat), ohne, dass Sie weniger Informationen erhalten!
Darüber hinaus erhalten Sie durch zwei zusätzliche Spalten in der Ausgabe des L3-Stammdatenprotokolls den Hinweis, ob die Stammdatenänderungen zu einer Rückrechnung im Bereich PT und/oder PY führt:
Nachvollziehen, was passiert ist
Im einfachsten Fall wird ein Infotyp-Satz angelegt oder geändert. Diese Fälle sind leicht nachzuvollziehen.
Oft werden Sätze aber verschoben, abgegrenzt oder gesplittet. Es könnten auch mehrere Sätze durch einen neuen Satz ersetzt werden. Mit dem SAP-Standardreport sind diese Vorgänge nur sehr schwer und mit einem hohen zeitlichen Aufwand nachzuvollziehen. Mit dem L3-Stammdatenprotokoll ist dies ein Kinderspiel. Lassen Sie sich einfach per Doppelklick auf eine Änderung ein Pop-up ausgeben, in dem beschrieben ist, was passiert ist:
Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie möchten, können Sie zu sogenannten „Schlüsseln“, die Textwerte anzeigen lassen. Ein einfaches Beispiel hierfür ist das Geschlecht. Im SAP Standardreport sehen Sie in der Ausgabe eine 1 oder eine 2. Im L3-Stammdatenprotokoll können Sie sich, falls Sie dies möchten, die entsprechenden Textwerte „Männlich“ und „Weiblich“ ausgeben lassen. Dies funktioniert bei einem großen Teil der Schlüsselfelder, z.B. auch bei dem Personalbereich:
Hohe Ausführungsgeschwindigkeit
Die große Menge an protokollierten Stammdaten ist für jede Auswertung eine Herausforderung. Das L3-Stammdatenprotokoll wurde intensiv optimiert, um ihre Wartezeit zu verkürzen und ist deutlich schneller als der SAP-Standardreport RPUAUD00.
Ein Fallbeispiel
In unserem letzten Blogartikel hatten wir Ihnen bereits ein Fallbeispiel gezeigt. Nun wollen wir Ihnen anhand desselben Beispiels die Stärken des L3-Stammdatenprotokolls näher bringen.
(zum Einsehen aufklappen)
Folgender Fall besteht:
Es wurde fälschlicherweise ein IT0006-Satz vom 01.12.2015 – 31.12.9999 mit der geänderten Straße „Neue Teststraße 1“ angelegt, dieser überschreibt daraufhin drei bestehende Sätze.
Die einzigen Informationen, die Sie über diesen Fehler haben sind folgende
- die Personalnummer (0006)
- der Infotyp (0006)
- den Benutzernamen des letzten Änderers (KMARAHRENS)
- die Erkenntnis, dass es plötzlich einen neuen IT0006-Satz vom 01.12.2015 – 31.12.9999 gibt.
Nun wollen Sie aber herausfinden, was genau passiert ist, welche Felder sich geändert haben und wie die Werte zuvor aussahen.
Schritt 1: Der Selektionsbildschirm
Auf dem Selektionsbildschirm können Sie bereits nach der Personalnummer, dem Infotyp und dem Änderer eingrenzen. Auch den Zeitraum können Sie einschränken.
Schritt 2: Das Finden des richtigen Satzes
Die verschiedenen Stammdatenänderungen können im L3-Stammdatenprotokoll durch das Zebramuster sofort unterschieden werden.
Im SAP Standard müssten Sie zunächst alle Belege durchsuchen. Bis Sie den richtigen gefunden haben, kann viel Zeit vergehen:
Außerdem werden, wie oben beschrieben, im SAP Standard sämtliche Felder – auch irrelevante – angezeigt. Darüber hinaus ist eine Filterung über mehrere Stammdatenänderungen nicht möglich, da immer nur eine angezeigt wird:
Schritt 3: Was ist passiert?
Im L3-Stammdatenprotokoll kann durch das Pop-up direkt nachvollzogen werden, was passiert ist:
Im SAP Standard muss dies anhand der Ausgabe in der Liste nachvollzogen werden!
Das IKS-Tool: neue Funktionen & neue Spalten
Das innovative IKS-Tool ist eine Erweiterung unseres bewährten Stammdatenprotokolls, die speziell entwickelt wurde, um das 4-Augen-Prinzip effektiv zu unterstützen und Compliance in Ihren HR-Prozessen sicherzustellen. Aktivierbar direkt über das Selektionsbild des Stammdatenprotokolls, fügt das Tool neue Spalten und Funktionen zur Protokollausgabe hinzu. Diese ermöglichen eine detaillierte Überwachung und Kontrolle von Stammdatenänderungen, wodurch die Prozesse nicht nur transparenter, sondern auch sicherer werden.
Use case: Überprüfung von Infotypenänderungen
Ein praktisches Beispiel für den Einsatz des IKS-Tools zeigt sich im Umgang mit dem Infotyp 0015, in dem Boni von einem Sachbearbeiter gepflegt und anschließend von einem zweiten Sachbearbeiter überprüft werden müssen (4-Augen-Prinzip). Der zweite Sachbearbeiter nutzt das IKS-Tool, um die vorgenommenen Änderungen einzusehen.
Über die neuen Buttons im L3-Stammdatenprotokoll kann er diese Änderungen dann genehmigen oder ablehnen. Wichtig dabei ist, dass keine Genehmigung von selbst durchgeführten Datenanpassungen möglich ist. Der Status der Überprüfung wird deutlich in der neuen Spalte im Protokoll.
Sie haben Interesse?
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Die wichtigsten Informationen rund um das L3-Stammdatenprotokoll und ein Demonstrationsvideo finden Sie hier.
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