PUEG: Datenaustausch Anzahl Kinder (in SAP HCM) – Teil 1

Seit dem 01.07.2023 wird in der Pflegeversicherung nicht nur ein Zuschlag für Kinderlose erhoben, sondern auch ein Beitragsabschlag für „Kinderreiche“ gewährt. Zum effizienten Nachweis der Elterneigenschaft und der PV-relevanten Anzahl Kinder soll zum 01.04.2025 ein neuer Datenaustausch eingeführt werden. In diesem ersten Teil der zweiteiligen Blog-Reihe wollen wir den Aufbau des Datenaustauschs skizzieren.

Fachliches zum Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)

Die erweiterte Beitragsdifferenzierung seit 01.07.2023 wurde durch das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) eingeführt. Seitdem erfolgt die Beitragsdifferenzierung nicht mehr allein durch die Elterneigenschaft (i.S.v. Beitragszuschlag ja oder nein), sondern zusätzlich in Abhängigkeit der Anzahl der Kinder. Ab dem zweiten bis zum fünften Kind (unter 25 Jahren) wird je Kind ein Beitragsabschlag gewährt.

Um eine einheitliche Rechtsanwendung sicherzustellen und ein möglichst effizientes, schnelles und bürgerfreundliches Verwaltungshandeln zu gewährleisten, ist gemäß §55 Absatz 3c SGB XI bis zum 31.03.2025 ein digitales Verfahren für Erhebung und Nachweis von sowohl Elterneigenschaft als auch Anzahl der abschlagsrelevanten Kinder bereitzustellen.

Für die Umsetzung eines solchen digitalen Verfahrens haben das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), der Spitzenverband Bund der Pflegekassen und die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) am 13.05.2024 den Entwurf der Gemeinsamen Grundsätze für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) nach § 55a SGB XI aufgestellt.

Die Konzeption des Verfahrens wollen wir im Folgenden skizzieren. Da sich die Gemeinsamen Grundsätze noch im Entwurfsstatus befinden, ist mit Updates dieses Artikels in den kommenden Monaten zu rechnen!

Verfahrensteilnehmer und Übertragungsweg

Die Teilnahme am DaBPV ist für alle beitragsabführenden Stellen verpflichtend, welche in der Pflegeversicherung Beitragszuschläge und -abschläge berücksichtigen müssen.

Das Verfahren soll für beitragsabführenden Stellen vom 01.04.2025 bis 30.06.2025 zunächst optional nutzbar, ab dem 01.07.2025 dann verpflichtend zu nutzen sein.

Folgende Teilnehmer nutzen die folgenden Übertragungswege:

beitragsabführende stelle nach	umfassT u.a.	übertragungsweg
§ 28a Absatz 13 SGB IV	Arbeitgeber	rvBEA der DSRV
§ 202 SGB V	Zahlstellen	rvBEA der DSRV
§ 55a SGB XI	DRV Bund, Krankenversicherungen, Künstlersozialkasse, …	MeFin-Schnittstelle der ZfA
§ 55b SGB XI	Pflegekassen	MeFin-Schnittstelle der ZfA

Um am Verfahren teilzunehmen, müssen sich die beitragsabführenden Stellen, die nicht bereits über eine Schnittstelle zur DSRV verfügen, bei der ZfA für dieses Verfahren anmelden und technisch anbinden.

Für Arbeitgeber sollte die Schnittstelle zur DSRV bereits bestehen, da das rvBEA-Teilverfahren GML57 bereits seit dem 01.07.2021 und das Teilverfahren rvBEA-Forms mit seinen Bescheinigungen ZUZA (seit 01.01.2022) und BEEG (seit 01.07.2022) verpflichtend ist. Gleiches sollte für die Zahlstellen gelten. Diese haben selbst bisher zwar keine Berührung mit dem rvBEA-Verfahren, dürften jedoch zugleich Arbeitgeber sein bzw. gemeinsam mit diesem auf einem Abrechnungssystem abgerechnet werden. Durch diese Nähe zum Arbeitgeber scheint die Nutzung der rvBEA-Schnittstelle eine sinnvolle Option zu sein.

Ablauf des Verfahrens bzw. des DaBPV

Der Ablauf des Verfahrens entspricht vom groben Ablauf der meisten sonstigen Meldeverfahren in der Sozialversicherung: die beitragsabführende Stelle initiiert den Meldungsaustausch mit einer Anfrage und erhält zum Abschluss des Datenaustauschs eine entsprechende Antwort. Besonders ist in diesem Datenaustausch, dass die Anfrage über die DSRV und/oder ZfA an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Beantwortung weitergeleitet wird. Eine direkte Datenabfrage beim BZSt durch die beitragsabführenden Stellen ist nicht möglich.

In der folgenden Abbildung sollen Verfahrensablauf, Verfahrensteilnehmer und ausgetauschte Meldungen übersichtlich dargestellt werden, bevor sie in den folgenden Abschnitten näher erläutert werden.

Als geschätzte Laufzeit für einen vollständigen Meldungsaustausch – also von der Anfrage der beitragsabführenden Stelle bis zum Erhalt der Antwort des BZSt – gibt die DRV Bund in Abhängigkeit von jeweils aktueller Gesamtlast und Anbindungsvariante eine Zeit zwischen 2 Stunden und 2 Tagen an. Für verbindliche Angaben bleiben natürlich Erfahrungswerte abzuwarten.

Inhalt des Datenaustauschs im Ausgang: Beitragsabführende Stelle -> BZSt

Da die Anfrage zu Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder vom BZSt beantwortet wird, sind in der Anfrage zur Identifikation der betreffenden Person analog ELStAM und der Lohnsteuerbescheinigung die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum anzugeben.

Daneben ist ein Ab-Datum oder ein Zeitraum mit Ab- und Bis-Datum zur Abfrage von Historiendaten anzugeben. Die Angabe des Zeitraums wird insbesondere zu Verfahrensstart notwendig sein, um die bis dahin formlos von den Beschäftigten mitgeteilten Daten zu Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder zu verifizieren.

Weiterhin ist es möglich, ein Kennzeichen „Abo“ mitzugeben. Dieses Merkmal richtet ein Abonnement beim BZSt derart ein, dass das BZSt die beitragsabführende Stelle proaktiv über Änderungen von Elterneigenschaft bzw. Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder informiert. Dieses „Abo“ ist vergleichbar mit der ELStAM-Änderungsliste, welche Arbeitgeber und Zahlstellen bei erfolgreicher Anmeldung einer Person bei Änderungen erhalten. Analog der ELStAM-Änderungsliste ist beim Abo im DaBPV natürlich ebenfalls eine entsprechende Anfrage der beitragsabführenden Stelle notwendig, ob denn Änderungen beim BZSt vorliegen und abgerufen werden können.

Die wesentlichen inhaltlichen Felder des Ausgangsdatensatzes sind in der folgenden Tabelle dargestellt:

Feld im ausgangs- datensatz	Art des Feldes	Häufigkeit	inhalt
Identifikationsnummer	Mussfeld	1	Steuer-ID der angefragten Person zur Identifikation
Geburtsdatum	Mussfeld	1	Geburtsdatum der angefragten Person zur Identifikation
Ab-Datum	Mussfeld	1	Beginn Beschäftigung/Versorgungsbezug/Leistung/Mitgliedschaft bzw. Datum, ab dem historische Informationen im Rahmen einer Historienabfrage (s.u.) erhoben werden sollen
Bis-Datum	bedingtes Mussfeld	0-1	Ende Beschäftigung/Versorgungsbezug/Leistung/Mitgliedschaft bzw. Datum, bis zu dem (historische) Informationen erhoben werden sollen
Abo	Mussfeld	1	Merkmal (ja/nein bzw. true/false), ob beim BZSt ein Abonnement für proaktive Rückmeldungen des BZSt zu Änderungen der Elterneigenschaft bzw. Anzahl zu berücksichtigender Kinder eingerichtet werden soll

Entsprechend des Aufbaus des Anfrage-Datensatzes sind die folgenden Meldeanlässe definiert.

Meldeanlässe der beitragsabführenden Stellen

Da Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder im DaBPV sowohl ab einem Ab-Datum als auch für einen zurückliegenden bzw. Historien-Zeitraum abgefragt werden kann und es zudem die Möglichkeit des Abonnements von Änderungen gibt, wurden folgende Meldeanlässe bzw. -gründe definiert:

anlass der meldung	beschreibung
Anmeldung	…zur Anfrage von Elterneigenschaft/Anzahl Kinder ab einem Ab-Datum und zur Einrichtung eines Abonnements.
Historienanfrage	…zum Abruf von Elterneigenschaft/Anzahl Kinder für vergangene Zeiträume.
Bestandsabfrage	…analog der Anmeldung zur Anfrage von Elterneigenschaft/Anzahl Kinder ab einem Ab-Datum und zur Einrichtung eines Abonnements.
Abmeldung	…zur Beendigung eines Abonnements.

Angefragte Zeiträume und Rückmeldungen des BZSt

Anfrage (Anmeldung / Bestandsabfrage)

Das Ab-Datum in Anmeldung und Bestandsabfrage ist der maßgebende Beginn des Zeitraums, für den das BZSt Elterneigenschaft und Anzahl Kinder zurückmeldet. Soweit zum Zeitpunkt der Anfrage bekannt, liefert das BZSt die vorliegenden Daten für den Zeitraum vom Ab-Datum bis in die Zukunft zurück. Bei den Daten der Zukunft wird es sich i.d.R. um den Wegfall der zu berücksichtigenden Kinder handeln, wenn diese das 25. Lebensjahr in der Zukunft vollenden. Denn dieser ist zum Zeitpunkt der Rückmeldung bereits bekannt.

Das Ab-Datum darf dabei nur in einem Zeitraum von vier Kalenderjahren in der Vergangenheit und nicht in
der Zukunft liegen. Analog der ELStAM-Anmeldung sind also keine Anfragen in die Zukunft erlaubt.

Wird das Abo-Kennzeichen gesetzt, so darf kein Bis-Datum mitgegeben werden. Ansonsten sollte das Bis-Datum den heutigen Tag darstellen oder in der Zukunft liegen (vgl. Historien-Abfrage).

Historienabfrage

In der Historienabfrage ist das Ab-Datum analog der Anfrage maßgebender Beginn des vom BZSt mitzuteilenden Zeitraums. Analog der Anfrage darf es nur in einem Zeitraum von vier Kalenderjahren vor dem Tagesdatum in der Vergangenheit und nicht in der Zukunft liegen. Werden Informationen über weiter zurückliegende Zeiträume benötigt, so muss die beitragsabführende Stelle Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder im Einzelfall über die betreffende Person selbst erheben und nachweisen lassen.

Das Bis-Datum beschreibt das Ende des Zeitraums, für den die Daten zu Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder erhoben werden soll. Es muss bezogen auf das Datum der Historienanfrage selbst in der Vergangenheit liegen.

Ab- und Bis-Datum können in Historienanfragen sogar identisch sein. Hierdurch soll den beitragsabführenden Stellen ermöglicht werden, Elterneigenschaft und Anzahl Kinder für einen Stichtag abzufragen. In der Entgeltabrechnung und für die Abrechnung von Versorgungsbezügen ein eher ungewöhnlicher Fall.

Das BZSt liefert bei einer Historienanfrage die vorliegenden Daten soweit bekannt vom Ab-Datum bis zum Bis-Datum zurück.

Wurde für die betreffende Person bereits eine Anfrage mit einzurichtendem Abo erstellt, so ist es dennoch zulässig für diese noch eine Historienabfrage zu stellen. Von wiederholten Historienabfragen für ein und dieselbe Person sollte zur Entlastung des Datenverkehrs abgesehen werden. Regelmäßige Historienabfragen als Ersatz für ein Abonnement stellen laut Gemeinsamen Grundsätzen sogar einen Missbrauch des Verfahrens dar, so dass sie im Bedarfsfall von den Verfahrensträgern durch geeignete Maßnahmen unterbunden werden sollen.

Abmeldung

Wurde im Rahmen der Anmeldung oder Bestandsabfrage ein Abo „beantragt“, so ist bei Wegfall der Beitragspflicht in der sozialen Pflegeversicherung spätestens innerhalb von 6 Wochen eine Abmeldung zu veranlassen. Dies kann bspw. durch ein Beschäftigungsende, einen Firmenwechsel (mit Änderung der Hauptbetriebsnummer) innerhalb des Abrechnungssystems oder einen Todesfall von Versorgungsempfängern der Fall sein, nicht hingegen beim Wechsel des Arbeitsortes ohne Änderung der Hauptbetriebsnummer.

Das Abonnement wird entsprechend zum Datum der Abmeldung beendet. Liegen dem BZSt bis zu diesem Zeitpunkt bekannte Änderungen von Elterneigenschaft bzw. Anzahl der Kinder vor, so meldet es diese Daten unmittelbar vor Beantwortung der Abmeldung an die beitragsabführende Stelle zurück. Eine Abmeldung kann somit zwei Antworten nach sich ziehen: eine finale Änderungsmitteilung sowie die Abmeldebestätigung. Zu beachten ist: nach der Abmeldung erhält die beitragsabführende Stelle vom BZSt keinerlei Rückmeldungen von Änderungen mehr. Und zwar selbst dann nicht, wenn die
Änderung einen Zeitraum betrifft, für den von einer beitragsabführenden Stelle ein Abonnement bestand. Eine solche Änderung müsste dann – vermutlich durch Hinweis der betreffenden Person – durch eine Historienabfrage nachträglich abgefragt werden.

Analog zum ELStAM-Verfahren – Stichwort „Quarantäne“ – hat die beitragsabführende Stelle sicherzustellen, dass Anfrage und Abmeldung in der korrekten Reihenfolge übermittelt werden. Ob dieser Datenaustausch im SAP HCM ebenfalls eine Quarantäne-Funktion erhalten wird, bleibt abzuwarten.

Welche Zeiträume dürfen / können abgefragt werden?

Der Datenaustausch DaBPV darf von den beitragsabführenden Stellen nur für diejenigen Personen und diejenigen Zeiträume vorgenommen werden, für die auch ein entsprechender Anlass vorliegt (wie bspw. ein bestehendes bzw. bevorstehendes Beschäftigungsverhältnis oder ein laufender bzw. bevorstehender Versorgungsbezug). Die beitragsabführenden Stellen sind selbst für die Bildung der Anfragezeiträume verantwortlich. Anlasslose Anfrage wären – ggf. auch für vergangene Zeiträume – ein Verstoß gegen die Regelungen des §55a SGB XI und stellen ggf. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben dar. Für diesen Fall wird in den Gemeinsamen Grundsätzen auf die Pflichten nach Artikel 33 und 34 DSGVO verwiesen.

Das frühestmögliche Datum für die Anfragen zu Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder 01.07.2023. Anfragen für Zeiten vor diesem Datum werden mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen.

Rückmeldungen des BZSt

Das BZSt übermittelt zu jeder empfangenen Meldung eine entsprechende Antwort und bei eingerichtetem Abonnement proaktive Änderungsmitteilungen bzgl. der Elterneigenschaft und Anzahl Kinder. Wurde ein Abo eingerichtet und kommt es bspw. zu einem Todesfall, so meldet das BZSt proaktiv eine Beendigung des Abonnements, sofern die beitragsabführende Stelle nicht bereits eine Abmeldung übermittelt hat. Dieses Vorgehen entspricht der Meldung „Ende des Versorgungsbezug“ im Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV).

Die folgende Tabelle enthält den Überblick der Rückmeldungen des BZSt:

Anlass der Antwort	beschreibung
Antwort auf Anfrage	…als Rückmeldung von Elterneigenschaft und Anzahl Kinder ab angefragtem Beginn in Anmeldungen und Bestandsabfragen
Antwort auf Historienanfrage	…als Rückmeldung von Elterneigenschaft und Anzahl Kinder für den angefragten Historienzeitraum
Änderungsmitteilung	…als proaktive Rückmeldung von Elterneigenschaft und/oder Anzahl Kinder bei eingerichtetem Abonnement
Beendigung Abonnement	…als Antwort auf die Abmeldung seitens der beitragsabführenden Stelle (Abmeldebestätigung) oder proaktive Meldung des BZSt zur „Kündigung“ eines Abonnements

Die Antwort des BZSt auf Anfragen, Historienabfragen und Abmeldungen soll unmittelbar ohne planmäßige Verzögerung erfolgen.

Bezüglich per Anfrage eingerichteter Abonnements prüft das BZSt regelmäßig seinen Datenbestand auf Änderungen von Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder, bspw. aufgrund von Geburt, Adoption bzw. Aufnahme eines Pflegekindes. Um den beitragsabführenden Stellen diese Änderungs-Rückmeldungen für ihre jeweiligen Prozesse rechtzeitig und planbar bereitzustellen, werden sie – analog zu ELStAM-Änderungslisten – einmal gesammelt pro Monat übermittelt.

Die Information beruht für alle Stellen einheitlich auf dem Datenstand des BZSt zum Stichtag zum Ende des Vormonats. Spätere Änderungen werden entsprechend im nächsten Zeitfenster zwischen dem 06. und 10. des darauffolgenden Monats übermittelt. Im Falle der Abmeldung eines Abonnements übermittelt das BZSt bekannte Änderungen der Anzahl der Kinder und der Elterneigenschaft bis zum Zeitpunkt der Abmeldung unmittelbar vor Übermittlung der Rückmeldung bzw. Antwort auf die Abmeldung. Die Mitteilung proaktiver Beendigungen übermittelt das BZSt ebenfalls im Monatsintervall, zeitlich nach den proaktiven Meldungen.

Wichtig: Für Arbeitgeber und Zahlstellen gilt die Verpflichtung, die Daten an der Schnittstelle zur DSRV innerhalb von 42 Tagen abzuholen. Dies sollte bezogen auf das SAP HCM keinerlei Probleme darstellen, läuft die Eingangsverarbeitung bzw. zumindest die Datenabholung für Steuer-/SV-Daten in der Praxis i.d.R. (2-)wöchentlich oder sogar täglich.

Inhalt des Datenaustauschs im Eingang: BZSt -> Arbeitgeber/Zahlstelle

Die Rückmeldung des BZSt enthält inhaltlich neben Identifikationsdaten und Hinweiscodes für Fehler im Wesentlichen die Rückmeldung zur Elterneigenschaft. Liegt sie vor, so wird ein entsprechendes Ab-Datum zurückgemeldet und kein Zeitraum bzw. keine Zeiträume, da eine einmal begründete Elterneigenschaft in der Sozialversicherung lebenslang besteht und Eltern somit auch lebenslang vom Beitragszuschlag für Kinderlose ausnimmt.

Anders verhält es sich bei der Anzahl der Kinder. Da lediglich Kinder für den Beitragsabschlag zu berücksichtigen sind, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ergeben sich bei der Rückmeldung der Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder je nach Anzahl und Alter der Kinder mehrere Zeiträume. Die Rückmeldung enthält hier dann Daten-Paare aus Anzahl der Kinder und einem Datum, ab dem diese Anzahl gültig und in der Beitragsberechnung zu verwenden ist.

Feld(-gruppe) im Eingangs- datensatz	feld der feld- gruppe	Art des Feldes	Häufigkeit	inhalt
Identifikationsnummer		Mussfeld	1	Steuer-ID der angefragten Person zur Identifikation
Hinweiscode		bedingtes Mussfeld	0-n	Fehlerhinweis(e) der ZfA bzw. des BZSt im Fehlerfall gemäß Fehlerkatalog
Elterneigenschaft ab		bedingtes Mussfeld	0-1	Datum, ab dem die genannte Ausprägung für die Elterneigenschaft gültig ist
KINDER		bedingte Mussfeldgruppe	0-n	Feldgruppe für zu berücksichtigende Kinder, sofern vorhanden
— “ —	Anzahl	Mussfeld	1	Anzahl der Kinder, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben in der Form 00 bis 99
— “ —	Ab Datum	Mussfeld	1	Datum, ab dem die zugehörige Anzahl der Kinder gültig ist

Ein Beispiel einer Rückmeldung auf eine Anfrage mit Ab-Datum 01.07.2025 könnte wie folgt aussehen:

Feld/-gruppe	felder der feldgruppe	inhalt
Identifikationsnummer		12345678901
Elterneigenschaft ab		01.07.2025
KINDER	Anzahl | ab Datum	4 | 01.07.2025
— “ —	Anzahl | ab Datum	3 | 01.06.2026
— “ —	Anzahl | ab Datum	2 | 01.03.2028
— “ —	Anzahl | ab Datum	1 | 01.11.2029
— “ —	Anzahl | ab Datum	0 | 01.07.2031

Die Rückmeldung „Beendigung Abonnement“ des BZSt wird keine Felder bzgl. Elterneigenschaft und Anzahl Kinder aufweisen. Denn sie ist ja lediglich eine Art Abmeldebestätigung bzw. Abo-Kündigungsbestätigung, welche entweder als Antwort auf eine Abmeldung der beitragsabführenden Stelle oder als proaktive Meldung des BZSt versandt wird.

Hinweise zum Datenbestand beim BZSt und dem Inhalt der Rückmeldungen

Der Datenbestand des BZSt beruht hauptsächlich auf der Übermittlung von Daten aus den Meldebehörden und den Landesfinanzverwaltungen (Finanzämter), welche ihre Datenbestände tagesaktuell an das BZSt übermitteln.

Da maximal 5 Kinder unter 25 Jahren für den PV-Abschlag berücksichtigt werden können, hat jedes weitere keinen Einfluss mehr auf die Höhe des Pflegeversicherungsbeitrags. Das BZSt nimmt hier jedoch keine „Würdigung der Sachlage“
vor, übermittelt demnach auch Zeiträume mit 6 oder mehr Kindern (mehr dazu unten in „Umsetzung in SAP HCM“).

Ein Kind gilt für den gesamten Monat als relevant, wenn es mindestens für einen Tag in diesem Monat für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu berücksichtigen war. Dementsprechend werden die Zeiträume in der Feldgruppe „Kinder“ mit Anzahl Kinder je Ab-Datum vom BZSt je Kalendermonat gebildet. Gleiches gilt für das Datum „Elterneigenschaft ab“. Ein im Laufe des Monats weggefallenes Kind gilt für den Zeitraum der Kinderanzahl noch bis zum Ende desselben Monats. In Rückmeldungen auf Anfragen mit Abonnement wird also das letzte Datenpaare „Kinder“ die Anzahl Kinder 0 zum Beginn des Folgemonats aufweisen, in dem das jüngste Kind das 25. Lebensjahr vollendet.

Eine einmal beim BZSt festgestellte Elterneigenschaft bleibt stets erhalten, auch wenn ein Kind anschließend anderen Eltern zugeordnet wird, verstirbt oder dessen Steuer-IdNr ungültig wird. Ein Wegfall der lohnsteuerlichen Berücksichtigung eines Kindes führt hingegen grundsätzlich zur Veränderung der Rückmeldung der Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder in der PV-Beitragsberechnung. Denn pro Kind können grundsätzlich maximal zwei Elternteile lohnsteuerrechtlich verknüpft sein, so dass die Zuordnung eines (bei 2 Elternteilen hinterlegten) Kindes zu einem weiteren Elternteil regelmäßig mit dem Wegfall bei einem bisherigen Elternteil verbunden ist. Verstirbt ein Kind vor der Vollendung des 25. Lebensjahres, wird es dennoch so lange für die Anzahl Kinder berücksichtigt und zurückgemeldet, bis es das 25. Lebensjahr vollendet hätte. Bei der Ermittlung der Anzahl der Kinder werden folglich regelmäßig auch Kinder mit Sterbedatum berücksichtigt. Erkennt das BZSt einen Hinzutritt der Elterneigenschaft oder eine Änderung der Anzahl Kinder mit Wirkung für die Vergangenheit an, so meldet es diese – bei bestehendem Abo – vom frühestmöglichen von der beitragsabführenden Stelle definierten Zeitpunkt zurück, also dem Ab-Datum der maßgeblichen Anfrage. Höchstens jedoch bis zu vier Kalenderjahren rückwirkend und frühestens ab dem 01.07.2023, dem Startdatum des Verfahrens.

Hinweise zur Bewertung von Rückmeldungen des BZSt bei Abweichungen zur Sachlage

Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder, die im beitragsrechtlichen Sinne jedoch relevant sein könnten und
für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu berücksichtigen wären, können über den DaBPV nicht erhoben werden. Dies betrifft u.a.

• Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden (Pflege bzw. Adoption des Kindes wurden nicht beim Finanzamt gemeldet),
• die Unterscheidung zwischen leiblichen und adoptierten Kindern,
• Stiefkinder,
• Kinder, die vor Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahre 2011 das 18. Lebensjahr vollendet haben (Geburtsjahre vor 1993), sofern das Kind vom Mitglied nicht direkt bei dem Finanzamt mitgeteilt wurde (kein Kinderfreibetrag),
• leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist (sogenannte „auswärtige Kinder“) und die nicht bei dem Finanzamt gemeldet wurden sowie
• Kinder, die melderechtlich nicht an das BZSt zu übermitteln sind und steuerrechtlich nicht erfasst wurden (bspw. Kinder, die im Ausland leben, sogenannte „Auslandskinder“).

Das BZSt kann für Altfälle keine Vollständigkeit der Daten gewährleisten, insbesondere wenn das jüngste Kind vor 1993 geboren wurde. Die Mitteilung der Elterneigenschaft ist dem BZSt nur möglich, wenn das Kind nach Start des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 unter 18 Jahren alt oder mit über 18 Jahren ab dem Jahr 2011 steuerlich relevant war. Anderenfalls kommt es regelmäßig vor, dass das Verfahren mangels vorliegender Daten keine Elterneigenschaft mitteilt, obwohl tatsächlich eine Elterneigenschaft vorliegt.

Auch den umgekehrten Fall, dass steuerlich erfasste Kinder im sozialversicherungsrechtlichen Sinne nicht relevant sein könnten, kann das DaBPV-Verfahren nicht kompensieren (bspw. Adoptiv- und Stiefkinder zwischen 21. und 25. Lebensjahr).

Daraus folgt, dass der DaBPV nicht für alle Mitglieder eine verbindliche Grundlage zur kinderanzahlbezogenen Beitragsbemessung in der Pflegeversicherung bietet. In Einzelfällen sind folglich abweichende Entscheidungen der beitragsabführenden Stellen und der Pflegekassen zugelassen und auch erforderlich. Damit sind die beitragsabführenden Stellen oder Pflegekassen berechtigt und verpflichtet, abweichend von den Daten des BZSt die selbst erhobenen Daten für die Beitragserhebung zu verwenden. Analog der Übersteuerung der ELStAM-Daten – bspw. bei Vorliegen einer besonderen Bescheinigung – wird im SAP HCM also eine Vorgabemöglichkeit abweichend der Rückmeldung des DaBPV notwendig sein.

Da das BZSt für die oben in der Aufzählung genannten Eltern-Kind-Verbindungen keine Speicherbefugnis hat, ist es zwecklos, wenn sich die beitragsabführende Stelle analog zum ELStAM-Verfahren an die Meldebehörde oder das Finanzamt wendet. Für die hier genannten Lebenssachverhalte können und dürfen keine Nachrichten an das BZSt erzeugt werden, um den Datenbestand im BZSt zu ergänzen.

Wie also mit den Rückmeldungen des BZSt umgehen?

Sind der beitragsabführenden Stelle oder Pflegeversicherung keine Abweichungen bekannt bzw. liegen keine Indizien vor, die einen Zweifel an den Daten des BZSt hervorrufen, sind die von dem BZSt zurückgemeldeten Zeiträume zur Anzahl Kinder verbindlich. Ergänzende Ermittlungen sind nicht erforderlich. Es gibt keine generalisierende Verpflichtung, auf
Abweichungen zu prüfen.

Sind hingegen Abweichungen bekannt, liegen der beitragsabführenden Stelle oder Pflegekasse also Informationen vor, welche von der Meldung des BZSt abweichen, so muss sie diese bestehenden Nachweise zugrunde legen oder eine Aufklärung über ihr Mitglied vornehmen. Wurden Elterneigenschaft und Anzahl Kinder anhand geeigneter Nachweise bestätigt, so sind diese für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu verwenden. Die Rückmeldung des BZSt wird in diesem Fall dann nicht Grundlage der Beitragsberechnung.

Umsetzung in SAP HCM

Da sich das Verfahren noch in der Konzeption befindet, liegt eine Umsetzung Stand heute – 09.07.2024 – noch weit in der Zukunft. Wir werden den Artikel dann zu gegebenem Zeitpunkt aktualisieren bzw. um einen zweiten ergänzen. Stand heute lassen sich jedoch schon folgende Punkte absehen.

Das rvBEA-Verfahren wird um den neuen Datenaustausch erweitert werden, vermutlich über einen eigenen neuen Report.

Da die Rückmeldungen des BZSt die Elterneigenschaft in Form eines ab-Datums sowie die Anzahl der Kinder als Anzahl beinhaltet, ist davon auszugehen, dass sie in den Infotyp 0013 „Sozialversicherung“, genauer in das Feld „Anzahl Kinder“ übertragen werden.

Vermutlich nutzen Sie zur Hinterlegung der Anzahl der (relevanten) Kinder aktuell nicht den Infotyp 0013 „Sozialversicherung“, sondern den Infotyp 0021 „Familie/Bezugsperson“. Der Hintergrund wird sein, dass Sie die Kinder dort im Gegensatz zum Infotyp 0013 mit Geburtsdatum hinterlegen können, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen, ob das jeweilige Kind noch als relevantes Kind bezogen auf den PV-Abschlag anzusehen ist. Denn mit Angabe des Geburtsdatums führt die Entgeltabrechnung diese Prüfung selbst aus.

Mit dem Start des Datenaustauschverfahrens werden die Einträge im Infotyp 0021 „Familie/Bezugsperson“ dann obsolet, sofern die Rückmeldung tatsächlich in den Infotyp 0013 „Sozialversicherung“ übertragen wird. Denn im Prozess der Ermittlung der Anzahl der Kinder innerhalb der Abrechnung ist dieses Feld vorrangig. Den Prozess hatten wir hier beschrieben.

Weicht die Rückmeldung des BZSt – bspw. in den oben beschriebenen Sonderfällen – jedoch von der tatsächlichen Sachlage ab, welche sich aufgrund des Übergangszeitraums wiederum durchaus in den Datensätzen des Infotyps 0021 „Familie/Bezugsperson“ wiederfinden könnte, erscheint eine Übersteuerungs- oder Deaktivierungs-Funktion für das Feld „Anzahl Kinder“ im Infotyp 0013 sinnvoll.

Im Hinblick auf Personen mit steuerlich nicht relevanten Kindern (s.o.) wird es zudem weiterhin notwendig sein, die Elterneigenschaft abzufragen und ggf. per SV-Sekundärattribut 31 „Kein PV-Zuschlag“ vorzugeben. Bspw. im Fall eines Neueintritts, dessen oder deren Kinder vor Start des ELStAM-Verfahrens in 2011 bereits das 18. Lebensjahr vollendet hatten und dem Finanzamt nicht direkt mitgeteilt wurden.

Je nachdem, ob und wie Rückmeldungen im Datenaustausch in den Infotyp 0013 verarbeitet werden, ergeben sich möglicherweise Auswirkungen auf die Stammdatenpflege hinsichtlich Zukunftsdaten. Da bei Anfragen mit Abo die Rückmeldung auch die zukünftigen Veränderungen beinhaltet, sollte jede Rückmeldung bzgl. der Anzahl Kinder einen Zeitraum mehr beinhalten, als die betreffende Person zum angefragten Ab-Datum zu berücksichtigende Kinder hat. Wird also bspw. zum 01.07.2025 für einen Neueintritt angefragt und hat diese Person zum 01.07.2025 – wie oben im Beispiel eines Eingangsdatensatzes – vier zu berücksichtigende Kinder, so sollten 5 Zeiträume Anzahl Kinder zurückgemeldet werden:

• einen mit vier zu berücksichtigenden Kindern zum 01.07.2025,
• einen mit drei zu berücksichtigenden Kindern, wenn das älteste das 25. Lebensjahr vollendet,
• einen mit zwei zu berücksichtigenden Kindern, wenn das nächst ältere das 25. Lebensjahr vollendet,
• einen mit einem zu berücksichtigendem Kind, wenn das zweit jüngste das 25. Lebensjahr vollendet und
• einen mit null zu berücksichtigenden Kindern, wenn auch das jüngste das 25. Lebensjahr vollendet hat.

Sofern im Rahmen der Eingangsverarbeitung die Rückmeldung vollständig in den Infotyp 0013 verarbeitet werden würde, ergäben sich zum Anfragestichtag vier weitere Datensätze. Wechselt die betreffende Person nun bspw. die Krankenkasse zum 01.10.2025, so wären dann 5 Datensätze des Infotypen 0013 anzupassen.

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Gibt es evtl. ein Thema, was Sie „brennend“ interessiert und worüber wir unbedingt schreiben sollten?

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