„Meine Formulare“ in Fiori

Mit der App “Meine Formulare” bzw. “My Forms” (App ID F4938) kann der Arbeitnehmer sich verschiedene Formulartypen ganz einfach anzeigen lassen. Neben dem Entgeltnachweis und dem Zeitnachweis hat die SAP bereits verschiedene länderspezifische Formulare ausgeliefert – für Deutschland z.B. Lohnsteuerbescheinigungen und DEÜV-Bescheinigungen. Zusätzlich können auch kundenindividuelle Formulare definiert werden.

Wie die App aussieht und welche Erweiterungsmöglichkeiten es gibt, zeigen wir in folgendem Blogartikel.

Aufbau der App

Beim Öffnen zeigt die App direkt eine Übersicht über die eingebundenen Formulartypen an. Per Klick auf den jeweiligen Reiter wird eine weitere Übersicht über die jeweils vorhanden Dokumente (wie Entgelt- oder Zeitnachweise) gegeben. Die Übersicht hierbei unterscheidet sich geringfügig zwischen den einzelnen Formulartypen und kann (wie unten noch beschrieben) individuell angepasst werden.

In diesem Fall erhalten wir eine Übersicht unserer Entgeltnachweise. Insgesamt stehen uns 69 Entgeltnachweise zur Verfügung, gruppiert nach Jahren. Die Übersicht gibt einen ersten Einblick über den genauen Zeitraum der Abrechnung, das Bruttoentgelt sowie über den Überweisungsbetrag.

Per Klick auf den jeweiligen Eintrag, öffnet sich das entsprechende PDF.

Ebenfalls möglich ist es, innerhalb der Formularübersicht

• über das Suchfeld nach einem Begriff (bspw. nach dem Entgeltnachweis 01/2021) zu suchen [rot],
• auf- oder absteigend sowie Formular-individuell bspw. innerhalb der Entgeltnachweises nach Jahr, Bruttoentgelt sowie Überweisung oder bei den Zeitnachweisen nach Sollstunden oder gearbeiteten Stunden zu sortieren [gelb],
• nach Bruttoentgelt oder Überweisung zu filtern [blau],
• auf- oder absteigend sowie bei Bedarf nach Jahr zu gruppieren [grün] und
• die Übersicht als Tabellenkalkulation zu exportieren [lila]

Je nach Formular unterscheiden sich hier natürlich die Möglichkeiten.

Customizing

Welche der deutschen Standard-Formulare (Entgeltnachweis, Zeitnachweis, DEÜV, LSTB) innerhalb der App angezeigt werden sollen, kann über eine überschaubare Customizing-Tabelle (V_T77PAY00_MYFO1) angepasst werden.

Engere Einstellungen je nach Formulartyp können wiederum in einer weiteren Customizing-Tabelle (V_T77PAY00_MYFO2) vorgenommen werden. So kann neben dem Titel für die Registerkarte auch die Reihenfolge festgelegt sowie entschieden werden, ob bspw. die Periode ausgeblendet werden soll, ob die Registerkarte auch ohne Daten angezeigt werden soll, ob das Formular heruntergeladen werden kann oder ob die Formulare von vornherein schon nach Jahren gegliedert werden sollen.

Damit Lohnsteuerbescheinigungen und DEÜV-Meldungen angezeigt werden können, müssen Sie die Archivierung dieser Formulare im Customizing einrichten – denn nur archivierte LStB sowie DEÜV-Meldungen können in der App angezeigt werden. In Hinweis 3053222 ist das entsprechende Vorgehen beschrieben.

Erweiterungsmöglichkeiten

Die komplette Anzeige in „Meine Formulare“ wird vom HCM-System aus gesteuert: Welche Formulare es gibt, welche Spalten und Werte in der Übersichtsliste angezeigt werden und wie das fertige PDF aussehen soll. All diese Punkte können Sie über ABAP-Entwicklung anpassen, ohne dass Sie die Fiori-App selbst erweitern müssen.

Für so eine Anpassung gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie über das BAdI HCMFAB_B_MYFORMS eine komplett eigene Logik implementieren. Zum anderen können Sie für deutsche Mitarbeiter den Weg über das oben beschriebene Customizing gehen. Hier müssen Sie aber zusätzlich (Achtung Technik!) eine neue ABAP-Klasse implementieren, die von der Klasse CL_HRPAYDE_MYFORMS erbt. Die Implementierung der Lohnsteuerbescheinigung (CL_HRPAYDE_MYFORMS_TAX_LSTB) ist dabei ein gutes Vorbild.

Unabhängig davon, welche Möglichkeit Sie wählen, sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt: Blanko-PDF-Vorlagen, Informationsschreiben, weitere SAP-Bescheinigungen oder vielleicht sogar der Zugriff auf eine Personalakte – alles ist möglich (wobei der Zugriff auf eine Personalakte vermutlich eine größere Entwicklung ist).

Anforderungen an die Systemlandschaft

Um diese App implementieren zu können, muss die Systemlandschaft für SAP Fiori aktiviert sein. Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

Fiori Backend	SAP Fiori 1.0 for SAP ERP HCM (“GBX01HR5”) – SP0017
Fiori Frontend	SAP Fiori 2.0 for SAP ERP HCM (“UIHR002”) – SP0012
HR-SP	SAP_HRCDE 608 – mind. 87SAP_HRCDE 604 – mind. F9

Je aktueller die SP-Stände dabei sind, desto weniger Hinweise müssen eingespielt werden.

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