DEÜV: Elternzeitmeldung ab 01.01.2024 (in SAP HCM) – Teil 2/2

Aufgrund des am 28.12.2022 verkündeten 8. SGB IV-Änderungsgesetz wurde mit dem 01.01.2024 im DEÜV-Meldeverfahren eine gesonderte Elternzeitmeldung integriert. Was es zu beachten gibt und wie das im SAP HCM umgesetzt wurde, erfahren Sie in unserem zweiten Teil zu Blogreihe DEÜV Elternzeitmeldung.

Fachliche Grundlagen zur DEÜV: Elternzeitmeldung

Im Zusammenhang mit der elektronischen Datenübermittlung an die Elterngeldstellen zur Gewährung des Elterngeldes müssen Krankenkassen frühzeitig den Beginn und das Ende einer Elternzeit erfahren. Zum 01.01.2024 sind im DEÜV-Meldeverfahren daher die Krankenkasse zusätzlich zu der Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit (Grund 52) über den Beginn der Elternzeit (Grund 17) sowie über das Ende dieser (Grund 37) zu informieren. Alle fachlichen Grundlagen finden Sie im ersten Teil unserer Blogreihe zur Elternzeitmeldung. Sollten Sie diesen verpasst haben, können Sie ihn hier aufrufen.

Auslieferung im SAP HCM

Die Auslieferung der DEÜV Elternzeitmeldung erfolgte mit dem folgenden SAP Hinweis im Jahreswechsel 2023/2024:

Hinweis	Bezeichnung
3333440	DEÜV: Neue Meldegründe Beginn/Ende Elternzeit (17/37) zum 01.01.2024

Anwendung

Herkunft der Daten

Der neu ausgelieferte Report RP_PAYDE_FZ_CREATE_NOTIFS (DEÜV Fehlzeit: Meldungen erstellen) bzw. die Transaktion HRPAYDE_FZ_NOTIFS überprüft die Abrechnungsergebnisse und Stammdaten der Mitarbeitenden auf Elternzeit-relevante Meldetatbestände. Hierzu werden die Abwesenheiten (z.B. SAP Abwesenheitsart 0601) mit DEÜV-Kennzeichen Elternzeit (D) aus den Abrechnungsergebnissen ausgewertet. Meldungen werden nur für gesetzlich Pflichtversicherte oder freiwillig gesetzlich Krankenversicherte erstellt, nicht jedoch für privat Krankenversicherte sowie geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte.

Außerdem muss eine „Vollzeit Elternzeit“ vorliegen. Bei freiwillig Versicherten wird sofort gemeldet während bei Pflichtversicherten die Kalendermonatsfrist gilt, sodass die Meldung erst nach einem vollen Kalendermonat Elternzeit gemeldet wird. Für SV-pflichtig Beschäftigte können Meldungen nur erstellt werden, nachdem der Abrechnungslauf für die betroffenen Mitarbeitenden in der auszuwertenden Abrechnungsperiode durchgeführt wurde.

Ende-Meldungen der Elternzeiten werden – wie im ersten Teil der Blogreihe beschrieben – auch bei Krankenkassenwechsel, anschließendem Mutterschutz, Ende der Beschäftigung, Systemwechsel, sowie Aufnahme einer Teilzeitbeschäftigung beim selben Arbeitgeber gemeldet. Eine Aufnahme einer geringfügigen Beschäftigung während der Elternzeit beim gleichen Arbeitgeber führt jedoch nicht zu einer Ende-Meldung der Elternzeit.

Prozess im SAP HCM

Der DEÜV Elternzeitmeldung-Report muss seit dem 01.01.2024 monatlich nach der Abrechnung eingeplant sein. Der Reports ist im Easy Access Menü der deutschen Abrechnung – aufrufbar via Transaktion PC01 – unter Folgeaktivitäten > Pro Abrechnungsperiode > Auswertung > DEÜV im neuen Ordner Ausgangsmeldungen (DEÜV Fehlzeitenmeldungen) zu finden:

Der neue Report zur Elternzeitmeldung im SAP HCM Easy Access Menü der Abrechnung Deutschland

Meldungen erstellen

Die DEÜV Elternzeitmeldung werden mit dem neuen Report DEÜV Fehlzeit: Meldungen erstellen (RP_PAYDE_FZ_CREATE_NOTIFS) erstellt. Der Report generiert die Meldungen mit Grund 17 beziehungsweise 37 und ist analog zum Report DEÜV-Meldungen erstellen während der Abrechnung einzuplanen.

Gemeldet werden Elternzeiten die ab dem 01.01.2024 beginnen, sodass für Elternzeiten, die vor 2024 begannen keine Ende-Meldung erstellt werden.

Der Report sieht dem bekannten Report für DEÜV-Meldungen im Selektionsbild sehr ähnlich:

Im Gruppenrahmen Abrechnungsperiode wird implizit der Meldezeitraum und der Auswertungszeitraum für das Erstellen der Fehlzeit-Meldungen bestimmt. Dies geschieht, indem die auszuwertende Abrechnungsperiode vorgegeben wird. Der Meldezeitraum (und damit der Auswertungszeitraum) kann unter Umständen vom Report automatisch verlängert werden, sofern eine Fehlzeit früher beginnt und noch nicht gemeldet wurde beziehungsweise sich dort Änderungen ergeben.

Eine Eingabe in den Feldern Aufrollung ab Periode übersteuert das automatisch ermittelte Beginndatum mit dem ersten Tag der hier angegebenen Abrechnungsperiode.

Im Gruppenrahmen Selektion bestimmen Sie, welche Personalnummern selektiert werden sollen. Ohne Aufrollung oder Änderungen an den Fehlzeiten werden keine Personalnummern ausgewertet, deren letztes Abrechnungsergebnis mehr als eine Periode (ausgehend von der aktuellen Periode) zurückliegt.

Ausgabe

Meldungen werden entweder im Status neu oder im Status fehlerhaft erstellt:

Statuskennzeichen	Beschreibung
neu	Aus einem Meldetatbestand wurde eine korrekte neue Meldung erzeugt, die übertragen werden kann.
fehlerhaft	Aus einem Meldetatbestand wurde zwar eine neue Meldung erzeugt, die Meldung ist jedoch fehlerhaft und kann nicht übertragen werden. Wenn der Fehler behoben werden kann, starten Sie den Report erneut. Die fehlerhafte Meldung wird dann durch eine Meldung mit Status neu ersetzt. Falls der Fehler innerhalb der Abgabefrist für DEÜV-Meldungen nicht behoben werden kann, melden Sie den Tatbestand manuell per Vordruck. In diesem Fall muss die fehlerhafte Meldung mit dem Report RPUSVMD0_FLAG Kennzeichnen von SV-Meldungen (Transaktion PC00_M01_USVMD0_FLAG) auf den Status manuell gemeldet gesetzt werden.

Meldedateien erstellen und Elternzeitmeldungen bescheinigen

Die Dateien werden wie im DEÜV Verfahren mit dem bisher genutzten Report DEÜV-Meldedateien erstellen (RPCD3HD0_OUT) erstellt und können in der Sachbearbeiterliste für DEÜV-Meldungen (RPCD3LD0_OUT) angezeigt werden. Fehlerrückmeldungen werden über den Report Zuordnung von DEÜV-Eingangsmeldungen (RPCDRHD0) zugeordnet und können dann entsprechend in der Sachbearbeiterliste für nicht zugeordnete DEÜV-Eingangsmeldungen (RPUD3LD0_IN) beziehungsweise in der Sachbearbeiterliste für DEÜV-Eingangsmeldungen (RPCDRLD0) angezeigt werden.

Die Elternzeitmeldungen sind mit dem bekannten Report DEÜV-Meldungen bescheinigen (RPCD3MD0) den Mitarbeitenden zu bescheinigen.

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