ISO 20022 – Wenn eine fehlende Angabe alle Zahlungen stoppt

Im Zuge der neuen Formatumstellung zu ISO 20022 treten strengere Anforderungen an die Empfängerinformationen in Zahlungsdateien in Kraft. Zukünftig müssen für jede Zahlung zusätzlich Land und Ort des Empfängers vorhanden sein. Außerdem kann bei Auslandszahlungen auch die Postleitzahl erforderlich sein. Fehlt eine dieser Angaben, wird die gesamte Datei zurückgewiesen.

Das heißt: Selbst wenn 9.999 von 10.000 Zahlungs-Datensätzen korrekt sind, wird die gesamte Zahlungsdatei abgelehnt.
Die Folge? Zeitdruck, Wiederholungsläufe und wahrscheinlich jede Menge Frust.

Doch genau das lässt sich vermeiden. Damit Personalabteilungen nicht erst im Nachhinein von fehlerhaften Empfängerinformationen überrascht werden, gibt es Maßnahmen, die Sie im SAP HCM umsetzen können.

Unser Lösungsvorschlag setzt hier bereits bei der Pflege der Stammdaten an, um Neueingaben direkt zu verprüfen. Aber auch bereits gepflegte Stammdaten müssen zentral kontrolliert werden können. Auf die Kombination dieser beiden Lösungen gehen wir in diesem Blogbeitrag ein.

Bedeutung von ISO 20022 für das SAP-HCM

Ab November 2026 ist es verpflichtend, in SEPA-Zahlungen Adressinformationen in strukturierter oder hybrider Form zu übermitteln. Unstrukturierte Formate lehnt das Zahlungsverkehrssystem ab. Im SAP-HCM ändert sich vor allem der Aufbau der Adressinformationen in den Zahlungsdateien aufgrund des neuen Formatbaums CGI_XML_CT_V9 (gegenüber SEPA_CT). Weitere Informationen zur Umstellung und was es für Sie als Personalabteilung zu beachten gibt, finden Sie in unserem bereits veröffentlichten Blogartikel ISO-20022: SEPA – Formatumstellung auf pain.001.001.09.

Obwohl die Pflicht erst ab November 2026 gilt, verlangen einige Banken bereits früher strukturierte Daten, besonders bei Auslandszahlungen oder Echtzeitüberweisungen. Prüfen Sie daher frühzeitig die Anforderungen Ihrer Hausbank und der FI-Abteilung.

Problem: Stammdatenpflege

Wie bereits im oben verlinkten Blogbeitrag erwähnt, sollten in einem ersten Schritt alle Infotypen ausgewertet werden, in denen Zahlungsinformationen zum Empfänger gepflegt werden. Prüfen Sie die vorhanden Datensätze auf Vollständigkeit und pflegen Sie die Information zu Land, Postleitzahl und Ort, sollten diese fehlen. Je nach Infotyp sind bzw. können Empfänger und/oder Empfängerschlüssel gepflegt werden. Die Vervollständigung der Daten können Sie per Direkteingabe oder bei Masseneingabe bspw. auch per LSMW vornehmen.

Wie viele Infotypen meinen Sie zu kennen, in denen Empfängerinformationen enthalten sind?

Damit wären nun Ihre Daten auf dem aktuell notwendigen Stand und die Zahlungsdatei würde nicht abgelehnt. Das Problem ist jedoch, wie stellen Sie die Vollständigkeit der Adressinformationen im laufenden Betrieb sicher?

Zwei Perspektiven – Ein Ziel

Perspektive 1: Direkte Verprobung / Vollständigkeitsprüfung der Empfängerangaben bei Stammdateneingabe

Da es in Infotypen wie Altersvermögensgesetz (IT0699) die Auswahl zwischen Empfängerschlüssel und direkter Pflege gibt, können die Felder hier nicht einfach als Mussfelder gekennzeichnet werden. Unsere Lösung: Bedingte Mussfeldprüfungen für die Felder PLZ, Ort und Land des Zahlungsempfänger zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Adressinformationen im laufenden Betrieb – egal, ob die Pflege direkt oder über den Empfängerschlüssel stattfindet.

Schon beim Anlegen oder Ändern von Mitarbeiterdaten prüft das System so automatisch, ob alle relevanten Empfängerinformationen vorhanden sind. Fehlen Pflichtfelder für Empfänger oder Empfängerschlüssel (je nachdem, was gepflegt ist), so weist das System direkt darauf hin – bevor der Datensatz überhaupt gespeichert wird. Ein Speichern des Datensatzes ohne vollständige Angaben wird unterbunden, so dass Fehl- und unvollständige Eingaben gar nicht mehr möglich sind.

Perspektive 2: Zentrale Vollständigkeitsprüfung der Empfängerangaben vor/im Abrechnungslauf

Wie wir jedoch wissen, hält doppelt bekanntlich besser. Sollte es doch jemandem gelungen sein, einen einzigen Datensatz anzulegen, der keine vollständigen Empfängerinformationen enthält, so würden Sie dies erst nach Einreichen der Zahlungsdatei bei Ihrer Bank feststellen, da Sie eine Dateiabweisung erhalten würden.

Um dies zu vermeiden und die Vollständigkeit der Daten vor der Abrechnungsfreigabe sicherzustellen, beinhaltet unsere Lösung einen Report als zentrale Prüfmöglichkeit, der fehlende bzw. unvollständige Empfängerinformationen erkennt und ausgibt:

So können Personalabteilungen vor der Abrechnung und vor dem Erstellen der Zahlungsdatei sicherstellen, dass alle Empfängerinformationen vollständig und korrekt sind – noch bevor es zu einer Ablehnung kommt.

Der Prüfreport kann ebenfalls genutzt werden, um in einem ersten Schritt vor Umstellung auf ISO 20022 alle Infotypen auszuwerten und auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Ihr Vorteil auf einen Blick

• Sicherstellung der Vollständigkeit von Empfängerinformationen direkt bei der Eingabe
• Frühzeitige Erkennung unvollständiger Empfängerinformationen
• Vermeidung von abgelehnten Zahlungsdateien
• Deutlich weniger manueller Korrekturaufwand
• Reibungslose SEPA- und Auslandszahlungen
• Zukunftssicher im Hinblick auf ISO 20022

Fazit

Mit der Kombination aus Stammdatenverprobung und Prüfreport sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden vor allem Fehlermeldungen während der Abrechnung und sorgen dafür, dass Ihre Zahlungsprozesse stabil und reibungslos laufen – auch nach der Umstellung auf ISO 20022.

Die Lösung dient auch als Unterstützung bei der Umsetzung des ISO 20022-Standards. Der Prüfreport ermöglicht dabei eine schnelle Kontrolle, ob in allen für Zahlungen relevanten Infotypen die erforderlichen Empfängerinformationen vollständig hinterlegt sind.

Interessiert an unserer Lösung?

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit unserem Prüfreport frühzeitig fehlende Empfängerinformationen erkennen und so reibungslose Zahlungsprozesse sicherstellen.
Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne persönlich und unterstützen Sie bei der Einführung des ISO 20022-Standards in Ihrem Unternehmen.

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