Jahreswechsel 2022/2023 SAP HCM (2/4): Sozialversicherung
Wie auch in den letzten Jahren, werden wir Sie auch in diesem Jahr wieder über die wichtigsten Änderungen zum Jahreswechsel im SAP® HCM informieren.
Im zweiten der vierteiligen Blog-Reihe gehen wir auf die Änderungen und Neuerungen in der Sozialversicherung ein.
Der Artikel wird, wenn notwendig oder sinnvoll, laufend aktualisiert (Version vom 09.01.2023).
Sozialversicherungswerte / Rechengrößen
Die Änderungen der sv-relevanten Rechengrößen haben wir separat hier aufgeführt.
Übergangsbereich / Midijob
Die Grenze des Übergangsbereichs (Midijob / ehemals Gleitzone) wurde bereits zum 01.10.2022 von 1.300 Euro auf 1.600 angehoben (wir berichteten).
Zum 01.01.2023 soll gemäß des dritten Entlastungspakets zum Umgang mit den hohen Energiepreisen eine weitere Erhöhung auf 2.000 Euro vorgenommen werden. Neben der Erhöhung der Grenze ergeben sich Anpassungen der Formeln für die gesamten beitragspflichtigen Einnahmen sowie den Anteil des Arbeitnehmers.
DEÜV
Neue Datensatzversionn 08
Ab dem 01.01.2023 gilt in der DEÜV die neue Datensatzversion 08. Es besteht ein Übergangszeitraum bis zum 28.02.2023, in welchem Meldungen weiterhin in der bisherigen Datensatzversion 07 übermittelt werden können. Rückmeldungen seitens der Krankenkassen erfolgen ab dem 01.01.2023 jedoch stets in der neuen Datensatzversion 08.
Es ergeben sich folgende Änderungen:
- Aufnahme der Unternehmensnummer in den UV-Jahresmeldungen (im Zusammenhang mit der Unternehmensnummer Unfallversicherung)
- Aufnahme der Hauptbetriebsnummer in dem Datensatz Meldung „DSME“ als Grundlage für den Prozess der elektronischen Eröffnung eines Arbeitgeberkontos bei den Krankenkassen
Datensatz DSAK – Arbeitgeberkonto
Der Prozess der elektronischen Eröffnung eines Arbeitgeberkontos bei den Krankenkassen sollte bereits zum 01.01.2022 starten, wurde durch die Corona-Pandemie zunächst auf den 01.01.2023, inzwischen sogar auf den 01.07.2023 verschoben.
UV-Meldeverfahen
Von der Mitgliedsnummer zur Unternehmensnummer
Im Meldeverfahren Unfallversicherung bzw. UV-Meldeverfahren, welches den UV-Lohnnachweis und den UV-Stammdatendienst beinhaltet, kommt es zum 01.01.2023 zu einer Ablösung der Mitgliedsnummer durch die UV-Unternehmensnummer. Die Ablösung bedingt entsprechend eine neue Datensatzversion, sowohl im UV-Meldeverfahren als auch in der DEÜV (s.o.).
Neue Datensatzversion
Durch die Umstellung auf die Unternehmensnummer (s.o.) bedarf es im UV-Meldeverfahren einer neuen Datensatzversion. Zu beachten ist, dass die Rückmeldungen zum UV-Stammdatendienst für das Jahr 2023, welcher ab November 2022 möglich ist, bereits in der neuen Datesatzversion erfolgen. Die von SAP bereits ausgelieferte neue Datensatzversion ist folglich entweder vor dem 01.01.2023 oder vor der Abholung der Rückmeldung des UV-Stammdatendienstes für 2023 zu implementieren.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Mit dem Meldeverfahren „Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) werden Daten der Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung zu Zwecken der Betriebsprüfung an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt.
Die euBP wird zum 01.01.2023 für Daten der Entgeltabrechnung verpflichtend für Arbeitgeber. Es besteht jedoch die Möglichkeit, sich bis zum 31.12.2026 beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Nutzung der euBP befreien zu lassen.
Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt hingegen freiwillig.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheingung (eAU) geht zum 01.01.2023 in Stufe 2: Arbeitgeber sind nun ebenfalls verpflichtet, am elektronischen Datenaustausch der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mit den Krankenkassen teilzunehmen.
Die Auslieferung der notwendigen Funktionalität im SAP HCM ist bereits erfolgt. Die („produktive“) Kommunikation mit den Krankenkassen kann in einer Art „Test- oder Pilotbetrieb“ bereits vor dem 01.01.2023 erfolgen. Tatsächliche Rückmeldungen können auch vor dem 01.01.2023 bereits abgeholt werden und zur Vorbereitung, Test und Verbesserung der eigenen internen Prozesse genutzt werden.
Sofern Sie hier Beratung/Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gerne an! Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier.
Meldeverfahren Entgeltersatzleistungen (EEL)
Neue Datensatzversion 11
Ab dem 01.01.2023 gilt im EEL-Verfahren die neue Datensatzversion 11. Es besteht ein Übergangszeitraum bis zum 28.02.2023, in welchem Meldungen weiterhin in der bisherigen Datensatzversion 10 übermittelt werden können. Rückmeldungen seitens der Krankenkassen erfolgen ab dem 01.01.2023 stets in der neuen Datensatzversion 11.
Im Wesentlichen beinhalten die Änderungen zwei neue Meldegründe:
- 04 Entgeltbescheinigung KV bei Krankengeld bei Mitaufnahme im Krankenhaus
- Der Meldegrund ist zukünftig auszulösen, sobald eine Freistellung aufgrund einer aktuellen Mitaufnahme im Krankenhaus im Sinne des § 44b SGB V erfolgt. Eine Mitaufnahme in diesem Sinne liegt vor, wenn die Mitaufnahme des Arbeitnehmers für einen behinderten Menschen aus seinem engsten persönlichen Umfeld, der Leistungen der Eingliederungshilfe bezieht, medizinisch notwendig ist. Die medizinische Notwendigkeit ist vom Krankenhausarzt zu bescheinigen.
- 66 Rückmeldung falscher Abgabegrund
- Erfolgt die Meldung einer Entgeltbescheinigung durch den Arbeitgeber mit einem falschen Abgabegrund, so wird er hierüber mit Abgabegrund „66“ informiert und zur Stornierung und Neumeldung mit dem korrekten Abgabegrund aufgefordert (bspw. bei 01 Entgeltbescheinigung KV Krankengeld im Falle eines Arbeitsunfalls). Die Rückmeldung erfolgt nicht, wenn fälschlicherweise ein Arbeitsunfall mit Grund 21 (Entgeltbescheinigung UV Verletztengeld) gemeldet wurde, obwohl tatsächlich kein Arbeitsunfall vorliegt. Hintergrund ist hier, dass die Berechnung des Krankengeldes aus den vorliegenden Daten für die Verletztengeldberechnung erfolgen kann.
Daneben werden zwei neue Felder in den Datensatz aufgenommen:
| datensatz/ -baustein |
Neues feld | verwendung |
|---|---|---|
| DSLW | 12-MONATSFRIST | …zur Übermittlung des Beginns der maßgebenden 12-Monats-Frist für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit |
| DBVO | ABRECHNUNGSPROGRAMM | …zur Angabe des verwendeten Abrechnungsprogrammes. |
Zudem sollen Krankenkassen ab dem 01.01.2023 nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle weiteren für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungszeiten zurückmelden.
Neues Vorerkrankungsverfahren gestrichen
Im Rahmen der Einführung der Elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sollte bis spätestens zum 01.01.2023 auch ein Vorerkrankungsverfahrens nach § 109 Abs. 2 SGB IV umgesetzt werden. Dieser Paragraph besagte, dass die Krankenkasse (von sich aus) zu prüfen und dem Arbeitgeber mitzuteilen hat, ob auf Grundlage der Diagnosen in den Arbeitsunfähigkeitsdaten und weiterer ihr vorliegender Daten die Entgeltfortzahlungspflicht im Krankheitsfall aufgrund anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Arbeitgeber ausläuft.
Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wird das Verfahren bzw. der §109 Abs. 2 SGB IV jedoch aufgehoben. Es bleibt im EEL-Verfahren also weiterhin beim bekannten Verfahren der Vorerkrankungsanfrage.
A1-Meldeverfahren
Neue Datensatzversion
Datensätze der einzelnen A1-Anträge erhalten zum 01.01.2023 die einheitliche Versionsnummer 2.0.0. Es besteht ein Übergangszeitraum bis zum 28.02.2023, in welchem die Anträge weiterhin in der bisherigen Datensatzversion übermittelt werden können.
Vom Versionswechsel sind die folgenden Datensätze betroffen:
- Antrag Entsendung (DXA1)
- Antrag Entsendung im öffentlichen Dienst (DXBB)
- Antrag Ausnahmevereinbarung (DXAV)
- Antrag bei gewöhnlicher Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten (DXMM)
- Antrag für Flug- und Kabinenpersonal (DXFK)
Die Änderungen sind im Wesentlichen:
- Entfall der Angabe zur Anschrift im Aufenthaltsstaat
- Entfall der Felder zu den Informationspflichten
- Vereinheitlichung der Angaben zum Ansprechpartner
- Neues Feld „Grund der Stornierung“ in Anträgen für die DVKA
Meldeverfahren "Bescheinigungen elektronisch annehmen" (BA-BEA)
Elektronisches Verfahren wird zum 01.01.2023 verpflichtend
Durch Änderung des § 313a SGB III durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz wird das (BA-)BEA-Verfahren zum 01.01.2023 verpflichtend für Arbeitgeber. Gleichzeitig entfällt die bisherige Widerspruchsmöglichkeit der Mitarbeiter gegen die elektronische Datenübertragung. Die Auslieferung im SAP HCM erfolgte bereits 2016, das Verfahren war bisher optional.
Neue Datensatzversion
Zum verpflichtenden Start des elektronischen Verfahrens – also dem 01.01.2023 – erhöhen sich zudem die Versionen der (BA-)BEA-Datensätze für
- Arbeitsbescheinigung (DSAB),
- Nebeneinkommensbescheinigung (DSNE) und
- EU-Arbeitsbescheinigung (DSEU).
Die zugehörigen inhaltlichen Änderungen an den Datensätzen erfolgen aufgrund von Vorgaben zum Datenschutz: bisherige Kann-Felder werden durch Muss-Felder oder bedingte Mussfelder ersetzt bzw. sie entfallen ganz. Weitergehende fachliche Änderungen an den Datensätzen wurden zurückgestellt und zum 01.01.2024 geplant.
Verfahren zur Abfrage der Versicherungsnummer (VAV)
Elektronisches Verfahren wird zum 01.01.2023 verpflichtend
Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz soll die Pflicht entfallen, bei Beschäftigungsaufnahme einen Sozialversicherungsausweis vorlegen zu müssen.
Stattdessen soll ein automatisierter Abruf der Versicherungsnummer durch den Arbeitgeber bei der Rentenversicherung erfolgen. Das bereits seit 2016 (auch im SAP HCM) optional nutzbare Verfahren zur Abfrage der Versicherungsnummer wird daher verpflichtend.
DEÜV-Anmeldungen ohne Versicherungsnummer sollen zukünftig nicht mehr zulässig sein, es sei denn, für den Arbeitnehmer wurde noch keine Versicherungsnummer vergeben. Das Versicherungsnummernabfrageverfahren meldet in einem solchen Fall entsprechend zurück, dass noch keine Versicherungsnummer vergeben wurde und die Vergabe mit der DEÜV-Anmeldung (ohne Versicherungsnummer) angestoßen wird.
Der Sozialversicherungsausweis soll zudem durch einen Versicherungsnummern-Nachweis ersetzt werden.
Beantragungsprozess SV-Zertifikate
Sofern ab 2023 SV-Zertifikate neu beantragt oder „verlängert“ werden müssen, ergibt sich eine Änderung im Rahmen der Authentifizierung. Zudem ist zu prüfen, ob Sie bis zum 01.07.2023 eine sogenannte Eigenerklärung für eine Meldestelle abgeben müssen.
Anpassungen im SAP HCM sind durch die Änderungen voraussichtlich nicht notwendig. Die Beantragung oder „Verlängerung“ eines Zertifikats erfolgt weiterhin via Report RPUSVKD0 „Verwaltung Verschlüsselung PKCS#7 für Krankenkassen“. Die Eigenerklärung erfolgt über ein externes Formular direkt an die ITSG.
Die beiden Änderungen wurden auch bereits im Jahreswechsel 2020/2021 in der Vorausschau erwähnt.
Neues Authentifizierungsverfahren
Für die Beantragung oder „Verlängerung“ eines Zertifikates ist von der ITSG für 2023 ein neuer Registrierungsprozess vorgesehen. Dabei ist für die Identitätsprüfung das PostIdent-Verfahren mit Identifizierung in einer Poststelle bzw. über die Online-Ausweisfunktion (eID) vorgesehen.
Bisher haben Sie (oder die verantwortliche Person) dem Zertifizierungsantrag zur Identifizierung eine Kopie Ihres Ausweisdokuments beigefügt.
Eigenerklärung für eine Meldestelle
Sofern Sie in Ihrer Unternehmensgruppe oder Ihrem Konzern mehrere Firmen/Gesellschaften mit eigener Haupt-Betriebsnummer abrechnen und über eine einzige – quasi stellvertretende Haupt-Betriebsnummer einer Gesellschaft (i.S. eines „technischen Paketboten“), für welche das Zertifikat ausgestellt wurde – melden, ist bis 31.03.2023 zwingend die sogenannte Eigenerklärung für eine Meldestelle der ITSG abzugeben. Mit dieser Eigenerklärung bestätigen Sie den oben genannten Sachverhalt, also dass über die Betriebsnummer des Zertifikats Meldungen auch für weitere Betriebsnummern abgegeben werden. Dabei ist aber nicht abzugeben, für welche weiteren Betriebsnummern Meldungen abgegeben werden.
Das Formular „Eigenerklärung für eine Meldestelle“ kann auf der Seite GKV-Datenaustausch.de unten im Abschnitt „Security Schnittstelle“ heruntergeladen werden. Die Adressangaben der ITSG, an die Sie das Formular senden müssen, sind auf dem Formular hinterlegt.
Kommunikationsserver Deutsche Rentenversicherung (DSRV)
Änderung der URL für SOAP-WebServices
Bei Verwendung der SOAP-WebServices zur Kommunkation mit dem DSRV-Kommunikationssever ist spätestens bis zum 31.12.2022 eine Änderung der URL für
- rvBEA-Meldungen (Datenart ARV) und
- A1-Meldungen (Datenart A1A)
vorzunehmen.
Weitere Artikel zum Jahreswechsel 2022/2023
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