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Bereits Mitte 2016 tauchte BEA das erste Mal im SAP HCM auf. Dass es sich dabei aber nicht um eine Dame handelt, wurde im Jahreswechsel 2017/2018 deutlicher: die Rede war nun von rvBEA. Da BEA im SAP HCM bisher scheinbar generell ein Schattendasein führt, möchten wir in dieser Blog-Artikereihe einen kurzen Überblick geben, was (und nicht wer) BEA bzw. rvBEA ist, ob hierfür gesetzliche Verpflichtungen bestehen und wann es generell sinnvoll erscheint, BEA bzw. rvBEA zu nutzen.
BEA – Bescheinigungen elektronisch annehmen
BEA (oder auch BA-BEA), nicht zu verwechseln mit beA – dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach – steht für das Meldeverfahren „Bescheinigungen Elektronisch Annehmen“. Dieses wurde bereits am 01.01.2014 von der Bundesagentur für Arbeit produktiv eingeführt, die Freigabe im SAP erfolgte im Mai 2016.
Ziel des Verfahrens ist es, dass zu übermittelnde Daten bzw. Bescheinigungen künftig elektronisch statt in Papierform unter den Voraussetzungen des § 23c Absatz 2a SGB IV an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermittelt werden können. Dadurch, dass die notwendigen Entgelte nun nicht mehr mit einem Vordruck bescheinigt werden müssen, sondern direkt aus dem Abrechnungsprogramm zu melden sind, entfällt dem Arbeitgeber entsprechender bürokratischer Aufwand und er wird entlastet – so die Idee dahinter.
Elektronisch angenommen werden können von der BA aktuell folgende Bescheinigungen:
- Arbeitsbescheinigungen (§ 312 SGB III),
- Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) (im SAP: Arbeitsbescheinigung EU) und
- Nebeneinkommensbescheinigungen (§ 313 SGB III).
SAP-seitig können inzwischen auch all diese Meldungen erstellt werden. Welche genau erstellt werden soll, kann im Report „Meldungen erstellen“ explizit angegeben werden:
Die benötigten Reports finden Sie wie nachstehend abgebildet im Easy Access Menü. Durch die Ordnerbezeichnung von Aus-/Eingangsmeldungen wird auch noch einmal deutlich, dass es sich um den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit handelt.
Infotyp 0700 – Elektronischer Datenaustausch
Grundsätzlich muss für jede Personalnummer, für die eine Bescheinigung erstellt werden soll, ein Satz des Infotypen 0700 „Elektronischer Datenaustausch“ vorhanden sein. Haben Mitarbeiter der elektronischen Übermittlung der Bescheinigungen an die BA widersprochen, so kann dies dort entsprechend hinterlegt werden (Subtyp DSAB für die Arbeitsbescheinigung, Subtyp DSNE für die Nebeneinkommenbescheinigung). Bei der Arbeitsbescheinigung EU (Subtyp DSEU) ist es hingegen nicht mehr möglich, der elektronischen Übermittlung der Daten zu widersprechen.
Soll nun für eine Person eine Bescheinigung elektronisch erstellt werden, und ist für diese der Widerspruch im Infotyp 0700 hinterlegt, so wird eine Meldung im Status „fehlerhaft“ erstellt, damit diese nicht übermittelt werden kann. Mithilfe der „Sachbearbeiterliste BEA-Meldungen Ausgang“ (siehe oben) können diese Bescheinigungen dann jedoch direkt aus der Sachbearbeiterliste ausgedruckt werden. Die Bescheinigung muss also nicht nochmals separat über das Bescheinigungswesen erstellt werden.
Was für Vorteile und Nachteile bringt BEA?
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