eAU: Neuerungen in Verfahren und SAP HCM zum 01.01.2024

— UPDATE am 03.11.2023 —

Zum 01.01.2024 erhält das Abrufverfahren der Elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eine neue Version der Verfahrensbeschreibung. Dessen wesentliche Änderung soll hier kurz erläutert werden, auch wenn sie in keiner neuen Datensatzversion resultiert und damit ohne Änderungen im SAP HCM bleibt.

Neue eAU-Verfahrensbeschreibung 2.1

Die neue Verfahrensbeschreibung (Version 2.1) enthält zum einen einige klarstellende Hinweise, u.a. zur Datensatz-ID, der Dauer der rückwirkenden Abrufmöglichkeit, Zeiten einer stationären Krankenhausbehandlung zu Lasten der BG, dem (nicht erfolgenden) Ausdruck von eAU, Dubletten und Stornierungen.

Zum anderen enthält sie eine wesentliche neue Regelung zur Besonderheit „Wechsel der Krankenkasse“, da diese in der Praxis des Datenaustauschs mit Problemen behaftet war, was Prozessverzögerungen und manuelle Aufwände zur Klärung nach sich ziehen konnte.

Darüber hinaus wird eine Kernprüfung eingefüht, welche auch Prüfungen im SAP HCM nach sich zieht.

eAU und Wechsel der Krankenkasse

Erfolgt eine Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit im Zusammenhang mit einem Krankenkassenwechsel, kann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sowohl der neuen Krankenkasse als auch der bisher zuständigen Krankenkasse übermittelt werden. An welche Krankenkasse die eAU gesant wird, ist im Einzelfall abhängig davon, welche elektronischen Gesundheitskarte (eGK) beim Arzt vorgelegt wird bzw. im Quartal bereits vorgelegt wurde.

Mit dem Krankenhauspflegeentlastungsgesetz (KHPflEG) wurde in § 304 Abs. 2 SGB V daher gesetzlich klargestellt, dass AU-Daten, die der bisher zuständigen Krankenkasse für Zeiten nach dem Ende der Versicherung übermittelt werden, der neuen Krankenkasse zu übermitteln sind. Liegen der bisher zuständigen Krankenkasse also eAU-Datensätze für Zeiträume nach dem Ende der Versicherung vor, so übermittelt sie diese nach Abschluss des Kassenwechsels proaktiv an die neue Krankenkasse. Eine Ausnahme besteht beim Wechsel zur privaten Krankenversicherung (PKV) bzw. ins Ausland.

Erfolgt die Abfrage der eAU an die neue Krankenkasse und kann diese zum angefragten AU_ab_AG-Datum keinen Arbeitsunfähigkeitszeitraum oder stationären Krankenhausaufenthalt ermitteln, meldet die neue Krankenkasse dem Arbeitgeber im Feld „Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfähigkeit“ den Rückmeldegrund „4 – eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ zurück, unabhängig vom Abschluss des Kassenwechsels. Sofern der neuen Krankenkasse nach Versand dieser Zwischennachricht (mit Rückmeldegrund „4″) innerhalb von 14 Kalendertagen entsprechende Arbeitsunfähigkeiten, ein stationärer Krankenhausaufenthalte oder diese Daten im Weiterleitungsverfahren der bisher zuständigen Krankenkasse bzw. durch gesonderten Nachweis des Versicherten zugehen, übermittelt die neue Krankenkasse die aktualisierten Daten in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.

Damit für die Arbeitgeber auch in der Zeit bis zum Abschluss des Kassenwechsels eine Möglichkeit zum zeitnahen Abruf der eAU sichergestellt ist, werden erhaltene Anfragen von der neuen Krankenkasse an die bisher zuständige Krankenkasse weitergeleitet, sofern ihr noch keine eAU-Daten vor Abschluss des Kassenwechsels vorliegen. Die bisher zuständige Krankenkasse beantwortet dann die weitergeleitete Anfrage aufgrund der ihr vorliegenden Daten gegenüber dem Arbeitgeber.

Die neue Krankenkasse leitet in einem solchen Fall den Abruf der eAU des Arbeitgebers im Verfahren nach § 304 SGB V außerhalb des Datenaustauschs eAU elektronisch an die bisher zuständige Krankenkasse weiter. Die Weiterleitung erfolgt jeweils nach Eingang der eAU-Anforderung an die bisher zuständige Krankenkasse, bei welcher zum anzufragenden Zeitpunkt (AU_ab_AG-Datum) aufgrund des noch nicht abgeschlossenen Kassenwechsels eAU-Daten eingegangen sein könnten. Die bisher zuständige Krankenkasse prüft anschließend aufgrund der elektronisch weitergeleiteten Arbeitgeberanfrage, ob zum AU_ab_AG-Datum Arbeitsunfähigkeitszeiträume oder ein stationärer Krankenhausaufenthalt vorliegen, welche dem Arbeitgeber zurückgemeldet werden können. Kann bei dieser Prüfung der bisher zuständigen Krankenkasse kein Arbeitsunfähigkeitszeitraum oder ein stationärer Krankenhausaufenthalt festgestellt werden, wird dem Arbeitgeber auch von der bisher zuständigen Krankenkasse das Kennzeichen „4 = eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ übermittelt. Auch bei der bisher zuständigen Krankenkasse stellt die Übermittlung des Rückmeldegrunds „4″ eine Zwischennachricht dar, weshalb die bisher zuständige Krankenkasse ebenfalls innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen prüft, ob entsprechende Arbeitsunfähigkeiten oder ein stationärer Krankenhausaufenthalt bzw. ein gesonderter Nachweis des Versicherten zugehen. Ist dies der Fall, übermittelt die bisher zuständige Krankenkasse die aktualisierten Daten in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.

Arbeitgeber müssen im Zusammenhang mit Kassenwechseln folglich sicherstellen, dass eAU-Daten über den GKV-Kommunikationsserver nicht ausschließlich für die von ihm angefragte Krankenkasse abgeholt werden, weil durch eine Weiterleitung zwischen den Krankenkassen im Verfahren nach § 304 SGB V auf die Anfrage des Arbeitgebers auch Rückmeldungen einer bisher nicht angefragten Krankenkasse übermittelt werden können.

Auswirkungen auf SAP HCM

Auch wenn die Neuerung im eAU-Verfahren keine neue Datensatzversion hervorbringt, kann sich durch die Neuerung eine Auswirkung auf das SAP HCM (wie auch alle anderen Softwaresysteme) ergeben.

Im letzten Satz des vorigen Abschnitts wurde darauf hingewiesen, dass durch Weiterleitungen im Zusammenhang eines Krankenkassenwechsels die eAU-Daten über den GKV-Kommunikationsserver nicht nur von der angefragten Krankenkasse abgeholt werden sollen. Dies sollte bei Ihnen bereits sichergestellt sein, da im zugehörigen Abholreport für den GKV-Kommunikationsserver (RPCSVPD0_IN; Transaktion PC00_M01_RPCSVPD0_IN) – unabhängig von der Art des Datenaustauschs – keine Einschränkung auf die (Krankenkassen-)Annahmestellen vorgenommen wird. Sprich die Anfragen auf Rückmeldungen werden bereits an alle Annahmestellen „gestreut“:

Gemäß der Ausführung zum Umgang mit der Arbeitgeber-Anfrage im Zusammenhang mit einem Krankenkassenwechsel kann es aber zu folgender neuen Situation kommen: übermittelt der Arbeitgeber eine eAU-Abfrage und liegen weder der neuen noch der bisher zuständigen Krankenkassen eine Arbeitsunfähigkeit, ein stationärer Krankenhausaufenthalt oder ein gesonderter Nachweis vor, so wird der Arbeitgeber zu dieser einen Anfrage zwei Rückmeldungen bzw. Zwischennachrichten mit dem Rückmeldegrund „4 – eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ erhalten.

Es bleibt abzuwarten, ob in einem solchen Fall dann bei Vorliegen der Daten auch jeweils eine erneute Rückmeldung seitens der bisher zuständigen sowie der neuen Krankenkasse erfolgt, sofern AU oder stationärer Krankenhausaufenthalt im Versicherungszeitraum der neuen Krankenkasse liegen, beim Arzt oder im Krankenhaus jedoch noch die alte eGK vorlag bzw. vorgelegt wurde. Denn in einem solchen Fall würde die Antwort auf die eAU-Anfrage vor Abschluss des Krankenkassenwechsels zunächst von der bisher zuständigen Krankenkassen erfolgen, nach Abschluss dann ggf. nochmals von der neuen Krankenkasse, da diese die eAU-Datensätze ja dann proaktiv an die neue Krankenkasse schickt. Damit dieser Fall eintreten kann, dürften aber zwischen Versand der Zwischennachricht und den eAU-Daten nach Erhalt von der bisher zuständigen Krankenkasse lediglich 14 Tage liegen, was eher unwahrscheinlich erscheint.

Ausgelieferte SAP-Hinweise

Wechsel der Krankenkasse

Zu dieser Änderung im Verfahren hat SAP Hinweis 3388874 „eAU: Weiterleitung von eAU-Anfragen“ ausgeliefert. Dieser ändert die Verarbeitung der Eingangsmeldungen für den folgenden Fall:

• Eine eAU-Abfrage wird an die neue Krankenkasse einer Person versandt
• Der neuen Krankenkasse liegt die AU nicht vor, so dass sie die Anfrage zum einen an die bisherige Krankenkasse weiterleitet, zum anderen dem Arbeitgeber eine Rückmeldung schickt mit Kennzeichen_aktuelle_AU = 4 „eAU liegt nicht vor“
• Der bisherigen Krankenkasse liegt die AU ebenfalls nicht vor, so dass sie dem Arbeitgeber ebenfalls eine Rückmeldung schickt mit Kennzeichen_aktuelle_AU = 4 „eAU liegt nicht vor“

Die Eingangsverarbeitung würde in einem solchen Fall beide Eingangsmeldung im Status „zu prüfen“ stehen lassen. Durch den Hinweis wird die Verarbeitung so geändert, dass die ältere Meldung in den Status „verarbeitet“ gesetzt wird und lediglich die neuere den Status „zu prüfen“ erhält.

Kernprüfungen

Die Umsetzung der Kernprüfungen für SAP HCM wurde mit Hinweis 3367322 „eAU: Kernprüfung“ ausgeliefert. Folgende Sachverhalte werden auf Korrektheit geprüft:

• Betriebsnummern
• Geschlecht und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
• Anfragestichtag/AU_ab_AG-Datum

Schlägt eine Prüfung fehl, so erfolgt eine gewohnte Fehlerausgabe. Im folgenden Bild wurden einzelne Prüfungen beispielhaft ausgelöst:

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