Daten- vs. Personenauswahlzeitraum: Wie diese Selektionsdaten die Reportausgabe beeinflussen
Datenauswahlzeitraum und Personenauswahlzeitraum: Wie unterscheiden sie sich und warum ist dieser Unterschied so wichtig? Bei der Datenanalyse stolpern viele über diese Begriffe und fragen sich, was genau sie bedeuten und wie sie sich voneinander abheben. Doch eine korrekte Interpretation dieser Auswahlzeiträume ist entscheidend für genaue und korrekte Auswertungen.
In diesem Artikel werden wir diese Begriffe kurz erläutern und ihre Bedeutung und Unterschiede anhand eines Beispiels veranschaulichen.
Unterschiedliche Zeitraumselektionen
In verschiedenen Reports stößt man in der Zeitraumselektion nicht nur auf Optionen wie „heute“, „laufender Monat“ oder „laufendes Jahr“. Es gibt auch die Auswahlmöglichkeit “anderer Zeitraum”: den „Datenauswahlzeitraum“ und den „Personenauswahlzeitraum“. Doch wie genau unterscheiden sich diese Felder?
Allgemeine Definition
Datenauswahlzeitraum
Der Datenauswahlzeitraum legt fest, für welchen Zeitraum Datensätze (also Infotypsätze) zu einer Person selektiert werden. Es werden Datensätze berücksichtigt, die sich mindestens an einem Tag mit dem angegebenen Zeitraum überschneiden. Dieser bestimmt, für welchen Zeitraum Mitarbeiterdaten in den Reports verarbeitet werden.
Personenauswahlzeitraum
Der Personenauswahlzeitraum legt fest, welche Mitarbeiter in die Auswahl einbezogen werden. Um berücksichtigt zu werden, muss ein Mitarbeiter mindestens einen Tag im angegebenen Zeitraum zum Unternehmen gehören (d.h. einen gültigen IT0001-Satz (Organisatorische Zuordnung)) besitzen. Die genauen Kriterien müssen nicht über den gesamten Zeitraum erfüllt sein; ein Tag genügt. Deshalb kann ein im Januar ausgetretener Mitarbeiter auch innerhalb einer Jahresauswertung ausgegeben werden.
Beispielhafte Ausgabe anhand der Mitarbeiterliste (RPLMIT00)
Um zu veranschaulichen, wie diese zwei Selektionen der Auswahlzeiträume unterschiedliche Ergebnisse liefern, zeigen wir Ihnen zwei Beispiele basierend auf der Mitarbeiterliste (Report RPLMIT00 / Transaktion PAR2).
Identischer Daten- & Personenauswahlzeitraum
Als Erstes führen wir eine Auswertung für das gesamte Jahr durch. Der Zeitraum für Daten- und Personenauswahl erstreckt sich vom 01.01.2022 bis zum 31.12.2022. In diesem Szenario werden alle Personalnummern aufgelistet, die im Jahr 2022 im Unternehmen waren. Das schließt auch jene Mitarbeiter ein, die im Laufe des Jahres (z.B. Ende Februar oder Mitte August) das Unternehmen verlassen haben.
Unterschiedlicher Daten- und Personenauswahlzeitraum
Falls nun aber die bereits ausgetretenen Mitarbeiter für unsere Analyse irrelevant sind, begrenzen wir den Personenauswahlzeitraum auf den 31.12.2022. Der Zeitraum für die Datenauswahl bleibt jedoch unverändert von 01.01.2022 bis 31.12.2022. Auf diese Weise berücksichtigen wir nur die Mitarbeiter, die am 31.12.2022 noch im Unternehmen waren. Die zwei Personalnummern, die jeweils am 28.02.2022 und 09.08.2022 ausgetreten sind, werden folglich nicht mehr ausgegeben.
Alternativ legen wir den Zeitraum für die Personenauswahlzeitraum auf den 01.08.2022. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter, der am 09.08.2022 ausgeschieden ist, noch berücksichtigt wird (da er am 01.08.2022 noch aktiv war). Die Personalnummer mit dem Austrittsdatum am 28.02.2022 wird jedoch nicht ausgegeben.
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