Die SAP-HCM-Behördenkommunikation sinnvoll automatisieren
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Wie wir bereits kürzlich berichtet haben, lassen sich im Ein- und Ausgangsprozess der SAP HCM Behördenkommunikation diverse Schritte in sogenannten Jobs automatisieren. Bei welchen konkreten Verfahren im Ein- und/oder Ausgang eine Automatisierung u.M.n. Sinn macht, blieb bisher offen, und soll daher im folgenden Artikel diskutiert werden.
Prinzipiell lassen sich alle Ein- und Ausgangsprozessschritte der SAP HCM Behördenkommunikation automatisieren. Sollten Sie unseren entsprechenden Blog-Artikel „verpasst“ haben, können Sie ihn hier natürlich weiterhin einsehen.
Zur Klärung der Frage, für welche konkreten Verfahren eine Automatisierung sinnvoll sein kann, betrachten wir im Folgenden Aus- und Eingangsprozesse separat.
Automatisierung im Ausgangsprozess
Innerhalb der Ausgangsprozesse der Behördenkommunikation werden Daten gemeldet, die im SAP HCM gespeichert sind. Eine Automatisierung ist also nur dann sinnvoll, wenn diese Daten bereits gespeichert wurden. Eine tägliche oder wöchentliche Automatisierung ist aus unserer Sicht daher nur für Verfahren sinnvoll, welche entweder auf aktuelle Stammdaten oder auf Abrechnungsergebnisse aus bereits abgerechneten Perioden zurückgreifen.
Wir empfehlen daher die tägliche oder wöchentliche Einplanung der folgenden Verfahren:
- ELStAM
- Entgeltersatzleistungen (EEL)
- Versicherungsnummernabfrage (VSNR)
Welche Schritte in welcher Reihenfolge zu automatisieren sind, haben wir beispielhaft in der folgenden Tabelle zusammengefasst. Als generellen Verarbeitungszyklus empfehlen wir täglich bzw. zwei Mal wöchentlich, bspw. Dienstags und Donnerstags.
| Verfahren | Report | Schritt | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| ELStAM | RPCE2VD0_OUT | 1 – Ausgangs-meldungen generieren | Achten Sie im Meldungszeitraum beim Speichern der Variante darauf, dass die Felder leer sind. Oder hinterlegen Sie im Speichern-Dialog eine dynamische Datumsberechnung für diese Felder. Somit vermeiden Sie, dass der Meldezeitraum „festgeschrieben“ wird, und beim Erreichen des Endedatums keine weiteren Meldungen mehr generiert werden. |
| ELStAM | RPCE2SD0_OUT | 2 – Meldedatei erstellen | Wenn Sie die Meldungen täglich generieren, stellen Sie die Quarantäne ruhig auf die „stärkste“ Stufe 2, so dass zu einem Zeitpunkt nur eine einzige Meldung pro Personalnummer selektiert wird. |
| EEL | RPCEEVD0_OUT | 1 – Ausgangs-meldungen generieren | Die Ausführung sollte mit Stichtagsselektion erfolgen. Denn diese erstellt alle Meldesachverhalte mit Ausnahme der beitragspflichtigen Einnahmen sowie der Entgeltbescheinigungen für Erkrankung bzw. Unfall des Kindes.
Achten Sie bei der Stichtagsselektion beim Speichern der Variante darauf, dass das Feld leer ist. Oder hinterlegen Sie im Speichern-Dialog eine dynamische Datumsberechnung für das Feld. Somit vermeiden Sie, dass der Meldestichtag mit dem hinterlegten Datum „festgeschrieben“ wird, und nach Erreichen keine weiteren Meldungen mehr generiert werden. |
| EEL | RPCEEHD0_OUT | 2 – Meldedatei erstellen | |
| VSNR | RPCVVVD0_OUT | 1 – Ausgangs-meldungen generieren | |
| VSNR | RPCVVHD0_OUT | 2 – Meldedatei erstellen | |
| Alle vorher genannten | H99_B2AMANAGER | 3 – Melde-datei(en) versenden | Die Anlage der Variante für den B2A-Manager, welche dann im Job einzubinden ist, können Sie im hier nochmals einsehen. |
Alle weiteren Meldeverfahren können natürlich ebenfalls automatisiert werden. Sie sollten jedoch natürlich nicht täglich bzw. zwei Mal wöchentlich, sondern nach erfolgreicher Abrechnung eingeplant bzw. durch ein sogenanntes Ereignis ausgelöst werden.
Automatisierung im Eingangsprozess
Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, schlichtweg alle Verfahren im Eingang der Behördenkommunikation zu automatisieren. Hintergrund ist, dass es sich bei den Daten in der Regel um Antworten auf unsere Ausgangsmeldungen der einzelnen Verfahren handelt, welche sowohl täglich bzw. wöchentlich als auch einmalig nach der produktiven Abrechnung versendet wurden. Unserer Ansicht nach schadet es keineswegs, diese Bestätigungen sowie Daten- oder Fehlerrückmeldungen so früh wie möglich zurückzuholen. Denn dadurch sollte in der Regel genügend Zeit vorhanden sein, bis zur kommenden Abrechnung entsprechend notwendige Maßnahmen auf die erhaltenen Rückmeldungen zu ergreifen. Führt man die Abholung täglich aus, so erhält man die Rückmeldungen wahrscheinlich „gebündelt“ mit genügend Vorlauf zur kommenden Abrechnung. Ggf. erhält man sie aber auch vereinzelt je Verfahren zurück, sofern es bei der jeweiligen Meldebehörde zu unterschiedlichen „Bearbeitungszeiten“ kam. Letztlich läuft man aus unserer Sicht weniger Gefahr, kurz vor der Abrechnung mit einem „Haufen von Rückmeldungen überschüttet“ zu werden.
Wir empfehlen daher die tägliche Einplanung der Verfahren
- ELStAM,
- Entgeltersatzleistungen (EEL)
- Versicherungsnummernabfrage (VSNR)
- Zahlstellenverfahrwen (ZMV)
- DEÜV (inkl. DEÜV-UV-Jahresmeldungen)
- Arbeitgeberaufwendungsausgleiche (AAG)
- Beitragsnachweis (BNW)
- BV-Meldeverfahren (BV-DEÜV)
- BV-Beitragserhebung
- UV-Lohnnachweis
- BEA
- rvBEA
Welche Schritte in welcher Reihenfolge zu automatisieren sind, haben wir auch hier beispielhaft in der folgenden Tabelle zusammengefasst. Als generellen Verarbeitungszyklus empfehlen wir wie bereits ausgeführt täglich:
| Verfahren | Report | Schritt |
|---|---|---|
| ELStAM | RPCE2AD0_IN | 4 – Eingangsmeldungen abholen |
| ELStAM | RPCE2SD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| ELStAM | RPCE2VD0_IN | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| Alle nachfolgend genannten | RPCSVPD0 | 4 – Rückmeldedateien abholen |
| EEL | RPCEEHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| EEL | RPCEEVD0_IN | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| VSNR | RPCVVHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| VSNR | RPCVVVD0_IN | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| ZMV | RPCZIHD0 | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| ZMV | RPCZIVD0 | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| DEÜV | RPCDRHD0 | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| DEÜV | RPCDRVD0 | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| AAG | RPCEAHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| AAG | RPCEAVD0_IN | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| BNW | RPCBNHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| BV-DEÜV | RPCBMHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| BV | RPCBIHD0 | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| UV-Lohnnachweis/-Stammdatendienst | RPCUVHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| UV-Stammdatendienst | RPCUVAD0_IN | 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
| BEA | RPCBAHD0_IN | 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| rvBEA | RPCSVPD0_IN | * 4 – Eingangsmeldungen abholen |
| rvBEA | RPCRVHD0_IN | * 5 – Meldedatei entpacken und Meldungen zuordnen |
| rvBEA | RPCRVVD0_IN | * 6 – Eingangsmeldungen verarbeiten |
*eher als Schritte 1-3 anzusehen, weitere Informationen über rvBEA erhalten Sie hier
Fehlerbehandlung im Prozess der Behördenkommunikation
Bei aller Zeitersparnis, die eine Automatisierung von Prozessen mit sich bringen mag, stellt sich jedoch eine wichtige Frage: erkenne ich auch weiterhin alle Fehler im Prozess der Behördenkommunikation, so dass ich entsprechend eingreifen kann? Diese Frage ist zunächst einmal vollkommen berechtigt! Denn führt man die einzelnen Schritte online aus, so erhält man ja unmittelbar ein entsprechendes Protokoll, Fehler – zumeist durch das „Rote Ampel“-Symbol dargestellt – sind sofort ersichtlich.
Wie sich die Protokollierung von Fehlern bei Automatisierung darstellt, wollen wir Schritt für Schritt prüfen.
Schritt 1: Ausgangsmeldungen generieren
Die Prüfung der Protokolle im jeweils ersten Verfahrensschritt ist zwar möglich, allerdings nicht zwingend notwendig. Denn diejenigen Meldungen, welche eine manuelle Aktion erfordern – sei es eine Fehlerbehebung oder eine Entscheidung – werden ja in die Sachbearbeiterliste des jeweiligen Verfahrens übernommen, so dass sie auch dort geprüft werden können.
Auch wenn wir lediglich drei Verfahren für eine Automatisierung im Ausgang vorschlagen, möchten wir an dieser Stelle bereits auf ein sehr sinnvolles SAP-Standard-Tool hinweisen: das Notification Tool. Sofern die drei oben genannten Ausgangsverfahren integriert sind – was mit marginalem Aufwand möglich ist – so werden die drei entsprechenden Sachbearbeiterlisten durch ein zentrales Instrument ersetzt. Ein separater Blog-Artikel zum Review des Notification Tools folgt in Kürze.
Schritt 2: Meldedatei erstellen
Die Prüfung der Protokolle bei der Erstellung der Meldedatei war lange das einzige Mittel der Fehlerprüfung. Eine Abstellung der Fehler in der entsprechenden Sachbearbeiterliste erfolgte nicht. Mit dem in Schritt 1 bereits genannten Notification Tool ist es inzwischen hingegen möglich, auch diese Fehler, Warn- und Hinweismeldungen abzustellen. Dies ist bei der Einrichtung nicht einmal explizit zu berücksichtigen, stattdessen ist dieser zweite Schritt bei der Einbindung des jeweiligen Verfahrens – also bsow. ELStAM – automatisch inkludiert.
Schritt 3: Meldedatei(en) versenden
Der Versand der erzeugten Meldedateien erfolgt ja im sogenannten B2A-Manager separat je Dateiart. Die Anzeige des Übermittlungsprotokoll ist aktuell auch weiterhin die einzige Möglichkeit der Fehlerprüfung. Diese muss jedoch nicht zwingend online erfolgen, sondern kann auch später im entsprechenden Spool-Protokoll eingesehen werden.
Schritt 4: Rückmeldedateien abholen
Die Abholung der Rückmeldedateien gestaltet sich wie der Versand der Ausgangsdateien in Schritt 3. D.h. die Anzeige des Abholungsprotokolls ist aktuell auch weiterhin die einzige Möglichkeit der Fehlerprüfung. Diese muss jedoch nicht zwingend online erfolgen, sondern kann auch später im entsprechenden Spool-Protokoll eingesehen werden.
Schritt 5: Rückmeldedatei entpacken und Eingangsmeldungen zuordnen
Dieser Schritt ist analog zu Schritt 2 zu sehen. Eine Übermittlung der Fehler, Warn- und Hinweismeldungen in die einzelnen Sachbearbeiterlisten erfolgt nicht, jedoch die Überleitung an das Notification Tool. Voraussetzung ist wiederum, dass das jeweilige Verfahren als Ganzes an das Notification Tool angebunden wurde.
Schritt 6: Eingansmeldungen verarbeiten
Dieser letzte Schritt des Meldeprozesses ist analog zu Schritt 1 zu sehen. Eine Übermittlung der Fehler, Warn- und Hinweismeldungen erfolgt sowohl an die einzelnen Sachbearbeiterlisten als auch an das Notification Tool, sofern das jeweilige Verfahren als Ganzes angebunden wurde.
Nutzung des Notification Tools
Es wurde in den Schritten 1, 2, 5 und 6 zwar bereits erwähnt, soll hier jedoch abschließend noch einmal aufgegriffen werden. Hintergrund ist, dass nicht nur die genannten Schritte in diese zentrale Sachbearbeiterliste einlaufen, sondern auch weitere Reports, welche nicht direkt zur Ein-/Ausgangsprozesskette gehören. Als Beispiel kann das ELStAM-Checktool genannt werden. Zudem ist es möglich, auch kundeneigene Reports und sogar Standardreports durch entsprechende Modifikationen oder Erweiterungen anzukoppeln. Aus unserer Sicht bietet das Notification Tool daher ein großes Unterstützungspotenzial. Ein separater Blog-Artikel zum Review des Notification Tools folgt in Kürze.
