Wer ist eigentlich BEA und was macht sie im SAP HCM? – Teil 2 (rvBEA)
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Im ersten Teil dieser zweiteiligen Blog-Reihe haben wir einen Überblick über BA-BEA gegeben. In diesem zweiten Teil soll nun dargestellt werden, was rvBEA ist, ob hierfür ggf. gesetzliche Verpflichtungen bestehen, wie es funktioniert und wann eine Nutzung generell sinnvoll erscheint.
rvBEA – Bescheinigungen Elektronisch Anfordern (und Annehmen)
rvBEA (oder auch rv-BEA) ist – im Gegensatz zu BEA bzw. BA-BEA – ein Verfahren der Deutschen Gesetzlichen Rentenversicherung (DSRV). Es steht für „Bescheinigungen Elektronisch Anfordern“ bzw. zumeist auch für „Bescheinigungen Elektronisch Anfordern und Annehmen“. Seit dem 01.07.2017 ist es der Rentenversicherung durch das Verfahren möglich,
- das erstmalige Einkommen nach § 18c SGB IV,
- Einkommensänderungen nach § 18e SGB IV und
- gesonderte Meldungen nach §194 SGB VI
elektronisch beim Arbeitgeber anzufordern und übermittelt zu bekommen.
Wie funktioniert rvBEA?
Arbeitgeber müssen gemäß § 96 Abs. 2 SGB IV mindestens einmal pro Woche prüfen, ob die Rentenversicherungsträger (RV-Träger) bestimmte Bescheinigungen elektronisch vom Arbeitgeber angefordert haben. Ist dies der Fall, so werden die Anforderungen getrennt nach Abrechnungszeiträumen beantwortet. Können die Anforderungen nicht oder nur zum Teil beantwortet werden, so ist ein entsprechender Hinderungsgrund an die RV-Träger zurückzumelden.
Die angeforderten Meldungen werden elektronisch an die DSRV übermittelt, welche eine Prüfung auf Plausibilität vornimmt. Ist diese nicht gegeben, so wird die Meldung abgelehnt, mit einem Fehlerkennzeichen versehen und für den Arbeitgeber zur Abholung bereitgestellt. Die abgelehnten Daten sind vom Arbeitgeber nach Abholung zu prüfen, zu berichtigen und erneut korrigiert an die DSRV zu übermitteln. Ist eine Korrektur nicht möglich, so muss der Arbeitgeber dem RV-Träger ebenfalls eine Rückmeldung mit Hinderungsgrund übermitteln.
Liegen der DSRV hingegen plausible Daten vor, so werden diese andie zuständigen RV-Träger weitergeleitet. Der RV-Träger schickt dann gemäß § 196a SGB VI wiederum einen Ausdruck der Bescheinigung an den betroffenen Mitarbeiter.
Kommunikationsanlässe
Insgesamt ergeben sich die folgenden Kommunikationsanlässe zwischen Arbeitgeber und DSRV:
| Arbeitgeber an DSRV | DSRV an Arbeitgeber |
|---|---|
| Änderung der AG-Daten Abmeldung Abfrage, ob Anforderungen vorliegen Beantwortung einer Anforderung | Übermittlung der Anforderung Fehlerrückmeldung (Ablehnung) |
rvBEA im SAP HCM
Um rvBEA nutzen zu können, müssen sich Unternehmen – im SAP HCM nach Abschluss des entsprechenden Customizings – dafür zunächst einmalig registrieren.
rvBEA ist in sogenannte Teilverfahren eingeteilt. Aktuell sind folgende zwei Teilverfahren durch die RV vorgesehen:
| Teilverfahren | Kurz-bezeichnung | Zusatz-modul (d.h. Verwendung ist optional) ab | Obligatorisch |
|---|---|---|---|
| Elektronische Anforderung von Gesonderten Meldungen (basierend auf § 194 Absatz 1 S. 3 SGB VI) | GML57 | 01.07.2017 | 01.07.2021 Mehr erfahren |
| Anforderung und Annahme von Bescheinigungen (z.B. Bescheinigung zur erstmaligen Ermittlung des Einkommens oder zur Ermittlung von Einkommensänderungen) (nach §108 Absatz 2 Satz 3 SGB IV) | BESCH | 01.01.2019 |
Teilverfahren GML57: „Anfordern von gesonderten Meldungen“
Das erste im SAP HCM implementierte Teilverfahren ist GML57. Es basiert auf § 194 Absatz 1 SGB VI, welcher besagt, dass „Arbeitgeber […] auf Verlangen des Rentenantragstellers die beitragspflichtigen Einnahmen für abgelaufene Zeiträume frühestens drei Monate vor Rentenbeginn gesondert zu melden“ haben und „die Aufforderung zur Meldung nach Satz 1 […] elektronisch durch den Träger der Rentenversicherung“ erfolgt.
Diese gesonderten Meldungen enthalten das Bruttoarbeitsentgelt eines Rentenantragstellers und werden frühestens drei Monate vor Rentenbeginn gesondert gemeldet. Auf dieser Grundlage ermittelt die Rentenversicherung dann den voraussichtlichen Bruttoverdienst für die Zeit bis zum Vormonat des Altersrentenbeginns durch eine Hochrechnung.
Bisher ist die Verwendung des Teilverfahrens GML57 noch optional und demnach als Zusatzmodul angeboten. Ab dem 01.01.2019 wird es jedoch für alle Softwareentwickler verpflichtend, dieses Modul zu integrieren. Für Arbeitgeber kommt die verpflichtende Teilnahme voraussichtlich mit dem Jahreswechsel 2021/2022.
Vor Einführung von rvBEA hat die Rentenversicherung Arbeitgeber postalisch zur Abgabe der gesonderten Meldung mit Meldegrund 57 aufgefordert. Der Arbeitgeber hat daraufhin mithilfe des DEÜV-Verfahrens die Meldung mit Meldegrund 57 erstellt und elektronisch übermittelt. Diese postalische Anforderung von Gesonderten Meldungen durch die Rentenversicherung entfällt somit durch das rvBEA-Verfahren.
Die nötigen Reports zur Nutzung des GLM57-Teilverfahren finden Sie im Easy Access Menü der deutschen Entgeltabrechnung wie folgt:
Auffallend ist dabei, dass die Reihenfolge im Meldeprozess in umgekehrter Reihenfolge zum „gewohnten“ Ablauf stattfindet. Im ersten Schritt erfolgt hier der Eingangsprozess, erst dann der Ausgangsprozess.
Ablauf des Teilverfahrens GML57 im SAP HCM
Infotyp 0700 – Elektronischer Datenaustausch
Wie in der obigen Übersicht dargestellt, wird der Infotyp 0700 „Elektronischer Datenaustausch“ bei der Anforderung einer gesonderten Meldung durch die Rentenversicherung im Eingangsprozess automatisch mit dem Subtyp DXAR „rvBEA: Anforderung gesonderte Meldung“ angelegt.
Kann nun die Meldung mit Meldegrund 57 mithilfe des DEÜV-Verfahrens nicht erstellt werden, so wird der Hinderungsgrund automatisch in dem angelegten Infotyp 0700-Satz mit Subtyp DXAR hinterlegt.
Eine manuelle Pflege des Infotyps 0700 ist an dieser Stelle nicht möglich. Soll ein abweichendes Datum zur Abgabe der Gesonderten Meldung verwendet werden, so ist dies dann – wie gewohnt – über die Vorgabe der Datumsart im Infotyp 0041 „Datumsangaben“ vorzunehmen. Im SAP-Standard ist dies die Datumsart 09 „Gesonderte DEÜV-Mld“:
Aktualisiert am 18.03.2022
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