Der Jahreswechsel zum Jahr 2016 steht unmittelbar bevor. Auch in diesem Jahr ergeben sich für die Entgeltabrechnung mit Fokus auf SAP®-HCM einige fachliche und technische Änderungen, auf die wir in einer vierteiligen Blog-Reihe zum Jahreswechsel hinweisen möchten: die ersten beiden Teile umfassen den Bereich „Sozialversicherung“, der dritte den Bereich „Steuern“ und der vierte den kleinen Bereich „Arbeitsrecht“. Für den fachlichen Input zu den steuer-, sv- und arbeitsrechlichen Themen danken wir der Lohnakad GmbH (www.lohnakad.de)!

Sollten Sie Unterstützung im Jahreswechsel oder bspw. einen internen Workshop zu den fachlichen und/oder SAP®-HCM-technischen Änderungen benötigen, so sprechen Sie uns gerne an!

In diesem ersten Teil der Blog-Reihe informieren wir im Bereich der Sozialversicherung über das 5. SGB IV-Änderungsgesetz mit zahlreichen Änderungen im Meldewesen.

5. SGB IV-Änderungsgesetz vom 21.04.2015

Das 5. SGB-IV-Änderüngsgesetz ist u.a. erarbeitet worden, um die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen zu verbessern.

Generell sind Arbeitgeber nun verpflichtet, via Kommunikationsserver mindestens einmal wöchentlich einen Abruf von Rückmeldedaten auszuführen. Die Rückmeldungen werden für maximal 30 Tage auf dem Kommunikationsserver bereitgehalten und dann automatisch gelöscht. Der mindestens wöchentliche Datenabruf sollte im SAP®-HCM bspw. per Job-Einplanung sichergestellt werden. Ansonsten besteht die Gefahr von Lücken im Meldungsverlauf eventuell mit Nichtbearbeitung von Folgemeldungen und damit zusätzlichem Klärungs- und Bearbeitungsaufwand!

Für die ab dem 01.01.2016 gültigen neuen Datensatzversionen der nachfolgend aufgeführten Verfahren – mit Ausnahme des EEL-Verfahrens – räumen die Datenannahmestellen eine Übergangsfrist ein. D.h. vom 01.01.2016 – 31.03.2016 eingehende Meldungen mit der bis zum 31.12.2015 gültigen Datensatzversion werden angenommen und von der Annahmestelle in die neue, gültige Version konvertiert. Ausgenommen von dieser Übergangsregelung ist das EEL-Verfahren!

Neue Datensatzversion 03 in der DEÜV & neue Jahresmeldung in der Unfallversicherung

Die 2009 erfolgte Umstellung der Datenlieferungen via DEÜV-Baustein „DBUV“ an die Unfallversicherungen zur Ablösung des Papier-Lohnnachweises hat sich als nicht stabil genug herausgestellt. Daher entfällt dieser Baustein für DEÜV-Meldungen in der neuen Datensatzversion 03 ab 2016 und es wird stattdessen eine neue UV-Jahresmeldung mit Meldegrund 92 in der DEÜV ausgeliefert. Der Abgabetermin ist stets der 16.02. des Folgejahres. Die erste UV-Jahresmeldung ist daher bis zum 16.02.2016 rückwirkend für das Jahr 2015 zu erstellen.

Zu beachten ist, dass die neue UV-Jahresmeldung zusätzlich zur originären DEÜV-Jahresmeldung erstellt wird, und zwar auch dann, wenn das beitragspflichtige Entgelt zur Unfallversicherung bereits durch andere DEÜV-Meldungen gemeldet wurde, wie bspw. im Fall von Unterbrechnung oder Austritt. Der Meldezeitraum ist stets das vollständige Kalenderjahr, auch im Fall von Unterbrechnung sowie Austritt samt ggf. Wiedereintritt. Die DEÜV-Jahresmeldungen sind ohne UV-Daten bis zum 15.02. zu übermitteln, werden aber auch inklusive der UV-Daten noch bis zum 31.03.2016 von den Annahmestellen akzeptiert. Eine Bescheinigung für den Arbeitnehmer ist für die UV-Jahresmeldung nicht vorgesehen. Weiter zu beachten ist, dass der bisherige Meldegrund 91 für die Sondermeldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung entfällt, stattdessen jedoch ab 2016 eine neue Meldung mit Grund 54 erzeugt wird, sofern eine Einmalzahlung unter die Märzklausel fällt.

Die Umstellung im SAP®-HCM erfolgt durch Auslieferung des neuen Reports RPCUVVD0_OUT „UV-Meldungen erstellen“. Dieser sollte in die entsprechenden Menüs und Berechtigungen eingebunden werden. In der Sachbearbeiterliste für DEÜV-Meldungen wird zudem ein Ankreuzfeld hinzugefügt, um bei der Art der Meldung auch die UV-Jahresmeldungen entsprechend seleketieren zu können.

DEÜV-Meldungen werden via Report RPCD3VD0 „DEÜV-Meldungen erstellen“ bei Ausführung bis einschließlich den 31.12.2015 noch in Datensatzversion 02 erstellt, bei Ausführung ab dem 01.01.2016 in Version 03. Der Report RPCD3HD0_OUT zur Erstellung der Meldedateien wird ab dem 01.01.2016 nur noch Meldungen mit Datensatzversion 03 für die Übertragung verarbeiten, Meldungen mit Version 02 im Status „neu“ werden ignoriert. Diese Meldungen werden dann bei der Ausführung der Meldungserstellung nach dem 01.01.2016 durch Meldungen in Version 03 ersetzt. Vor dem 01.01.2016 erstellte Meldungen sollten jedoch idealerweise auch vor dem 01.01.2016 versandt werden.

Neue Datensatzversion 02 in der BV-Beitragserhebung

Im Meldeverfahren für die Berufsständische Versorgung (BV) wurde bereits im Oktober die neue Datensatzversion 02 ausgelifert, welche die folgenden, lediglich softwaretechnischen Anpassungen aufweist:

  • Wegfall des Sozialausgleiches
  • Wegfall der Angabe des Beitragssatzes
  • Einführung einer Datensatz-ID
  • Aufnahme der Produktions-/Modifikations-ID
  • Übermittlung von Bestandsfehlern

Der Report zur Erstellung der BV-Beitragserhebungsmeldungen (RPCBOVD0) erstellt bei Ausführung bis einschließlich des 31.12.2015 noch die alte Version 01. Da der Report zur Erstellung der Meldedateien (RPCBOHD0) ab dem 01.01.2016 nur noch Meldungen zur Übertragung selektiert, die in der neuen Version 02 erstellt wurden, sind zwingend alle Meldungen, die vor dem 01.01.2016 erstellt wurden, auch noch vor dem 01.01.2016 zu versenden!

Neue Datensatzversion 02 im maschinellen Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV)

Im Zahlstellenmeldeverfahren wird zum 01.01.2016 die neue Datensatzversion 02 ausgeliefert, welche folgende Änderungen aufweist:

  • Wegfall des Sozialausgleiches
  • Wegfall der Angabe des Beitragssatzes
  • Einführung einer Datensatz-ID
  • Aufnahme der Produktions-/Modifikations-ID
  • Übermittlung von Bestandsfehlern

Die Reports zur Erstellung von Versorgungs- und Kapitalleistungsmeldungen (RPCZOVD0) bzw. Bestandsmeldungen (RPCZOBD0) erstellen bei Ausführung bis einschließlich am 31.12.2015 noch die alte Version 01. Da der Report zur Erstellung der Meldedatei (RPCZOHD0) ab dem 01.01.2016 jedoch nur noch mit Datensatzversion 02 erstellte Meldungen zur Übertragung selektiert, sind vor dem 01.01.2016 erstellte Meldungen zwingend auch noch vor dem 01.01.2016 zu versenden!

Elektronischer Lohnnachweis in der Unfallversicherung

Für 2016 ist erstmals ein Elektronischer Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaften zu erstellen, analog des bisherigen Papierverfahrens im Folgejahr bis zum 16.02.2017. Für die Übergangszeit von zwei Jahren ist der Lohnnachweis weiterhin in Papierform bzw. ggf. unter Angabe eines zugesandten Codes der Berufsgenossenschaft durch manuelle Eingabe auf deren Homepage abzugeben.

Neue Datenversion 08 im EEL-Verfahren

Im EEL-Verfahren wird zum 01.01.2016 per Stichtagsumstellung die neue Datensatzversion 08 aktiv, eine Übergangsregelung besteht nicht! Die Meldungen für Erkrankung des Kindes (Abgabegrund 02 & 23) können wieder maschinell erstellt werden, wobei Stornierungen von Meldungen, die im Ersatz-(papier)verfahren abgegeben wurden, zwingend auch in diesem Ersatz-(papier)verfahren durchzuführen sind! Für eine vollständige Übersicht der vorgenommenen Änderungen in der Version 08 wird hier auf Hinweis 2201510 verwiesen. Folgende Änderungen sollen jedoch hervorgehoben werden:

  • Anpassung des Bausteins DBFR an die seit 01.01.2015 gültige Gesetzeslage für die wieder maschinell mögliche Meldung des Abgabegrundes 02 ‚Erkrankung Kind‘
  • Neuer Abgabegrund 42 ‚Anforderung Ende Entgeltersatzleistung‘ zur Abfrage des Endes der Entgeltersatzleistung von Langzeitkranken bei der Krankenkasse
  • Neuer Abgabegrund 62 ‚Rückmeldung Ende Entgeltersatzleistung‘ zur Rückmeldung des Endes der Entgeltersatzleistung von Langzeitkranken an die Arbeitgeber

Die Auslieferung der Meldegründe für die Langzeitkranken wird dabei aufgrund geringer Fallzahlen erst im Laufe des Jahres 2016 erfolgen.

Der Report zur Erstellung der Ausgangsmeldungen (RPCEEVD0_OUT) erstellt bei Ausführung bis einschließlich 31.12.2015 noch die alte Version 07. Da der Report zum Erstellen der Meldedatei (RPCEEHD0_OUT) ab dem 01.01.2016 nur noch in Datensatzversion 08 erstellte Meldungen zur Übertragung selektiert, werden Meldungen mit Version 07 und Status „neu“ ignoriert. Diese ignorierten Meldungen werden jedoch bei der folgenden Meldungserstellung ab dem 01.01.2016 durch eine entsprechende Meldung mit Version 08 ersetzt. Folglich sollten idealerweise alle vor dem 01.01.2016 erstellten Meldungen auch noch vor dem 01.01.2016 versendet werden. Da es im EEL-Verfahren keine Übergangsfrist gibt, werden diese Meldungen nicht von der Annahmestelle in die neue Version konvertiert, sondern abgelehnt! Eine solche Ablehnung ist möglich, wenn Meldungen samt Meldedatei vor dem 01.01.2016 erstellt werden, die Meldedatei jedoch erst ab dem 01.01.2016 versendet wird.

Durch die neue Datensatzversion 08 entfallen einige bisher im Infotyp 0651 zu pflegende Felder. Diese werden daher ausgeblendet, sofern der Infotyp ab dem 01.01.2016 für einen beliebigen Zeitraum – also auch für Zeiten vor dem 01.01.2016 – angelegt wird. Die nicht mehr zu pflegenden Informationen werden ebenfalls für rückwirkend neu zu meldende Sachverhalte nicht mehr benötigt. Folgende Änderungen werden vorgenommen:

Subtyp 1 (Krankengeld):

  • Feld ‚Arbeitsbeschaffungsmaßnahme‘ entfällt.
  • Feld ‚Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit‘ wird ausgeblendet

Subtyp 2 (Krankengeld Kind):

  • Feld ‚Arbeit am ersten Tag der Abwesenheit‘ wird ausgeblendet
  • Entfall der Bausteine DBAL, DBAE, DBZE und DBAW
  • Die Fiktivläufe zur Berechnung des ausgefallenen Brutto- und Nettoentgeltes während der Freistellung wurden bereits im Juli-HR-SP ausgeliefert

Subtyp 3 (Mutterschaftsgeld):

  • Feld ‚Arbeitsbeschaffungsmaßnahme‘ entfällt.

Subtyp 6 (Manuelle Vorgaben):

  • Felder für den Datenbaustein DBZE (Arbeitszeit bei Erkrankung des Kindes) entfallen
  • Feld ‚Letzter bezahlter Tag‘ für Datenbaustein DBAL (Allgemeines) entfällt

Neue Datensatzversion 04 im AAG-Verfahren

Im AAG-Verfahren wird ab dem 01.01.2016 die Datensatzversion 04 aktiv.

Darin enthalten ist ein neues Feld zum separaten Ausweis erstattungsfähiger Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge, welche bisher im Feld „Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt“ kumuliert wurden. Dieses Feld kann sowohl im Infotyp 0700 in den Bausteinen DBBT und DBAU gepflegt, oder aber innerhalb der Entgeltabrechnung automatisch ermittelt werden.

Darüber hinaus erfolgt die Einführung eines Rückmeldeverfahrens für von der Krankenkasse festgestellte Abweichungen bzgl. des vom Arbeitgeber beantragten Erstattungszeitraums und/oder Erstattungsbetrags. Die Rückmeldungen der Krankenkassen über einen abweichenden Erstattungsbetrag erfordern dabei grundsätzlich keine Stornierung des ursprünglich übermittelten Antrags auf Erstattung nach dem AAG. Folgende Rückmeldegründe werden eingeführt:

RückmeldegrundErläuterung
1Erstattungssatz nicht korrekt
2Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum
3Erstattung U1 über RV-BBG-OST beantragt und auf RV-BBG-OST reduziert (Satzungsregelung)
4Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West re­du­ziert (Satzungsregelung)
5Kürzung wegen des Bezuges einer Entgeltersatzleistung
6Erstattungszeitraum fällt in den Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
7Erstattungszeitraum abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchst­an­spruchs­dau­er überschritten)
8Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde
9Erstattungszeitraum abweichend zum Mutterschaftsgeldzeitraum
10Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt
11GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt
12GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt
13Antrag umfasste bereits erstattete Zeiträume
14Sonstiges

Zur Verarbeitung der Rückmeldungen werden der Report für die Zuordnung der Eingangsmeldungen (RPCEAHD0_IN) sowie die Sachbearbeiterliste für Eingangsmeldungen (RPCEALD0_IN) verwendet. Nach der Zuordnung sollten die Eingangsmeldungen in der Sachbearbeiterliste im Status „zu prüfen“ aufgeführt werden, welcher unabhängig der weiteren Aktionen nach der jeweiligen Bearbeitung auf „manuell bearbeitet“ zu setzen ist. Sofern der abweichenden Ermittlung der Erstattung zuzustimmen ist, ist bzgl. der zugehörigen Ausgangsmeldung keine Änderung erforderlich, die genannte Quittierung via „manuell bearbeitet“ ist ausreichend. Sollte die Abweichung jedoch durch einen Stammdaten- oder Systemfehler hervorgerufen worden sein, so ist dieser zudem zu beheben, so dass bei der folgenden Meldungserstellung eine Stornierung und Neumeldung des Antrags auf Erstattung erfolgen können. Ist der abweichenden Erstattung hingegen nicht zuzustimmen, so ist eine Kontaktaufnahme mit der Krankenkasse notwendig. Die Angaben zum zuständigen Sachbearbeiter finden sich im Baustein DBAP der Rückmeldung.

Stufenweise Einführung von Bestandsprüfungen in den einzelnen Verfahren

Die Einzugsstellen sowie alle weiteren Empfänger von Daten der Arbeitgeber führen ab dem 01.01.2016 automatisierte inhaltliche Prüfungen (Bestandsprüfungen) der Meldungen aller elektronischen Arbeitgebermeldeverfahren durch. Kommt es bzgl. der zu prüfenden Meldungen zu Differenzen hinsichtlich der Bestandsdaten des einzelnen Trägers, so wird die Meldung abgewiesen. Die Regelung zielt damit auf ein durchgehendes elektronisches Fehlerrückmeldeverfahren vom Empfänger der Daten zum Arbeitgeber ab. Jede abgewiesene Meldung ist entsprechend vom Arbeitgeber zu korrigieren, ein Eingriff in die Meldung durch Dritte ist nicht mehr zulässig.

Folgende Bestandsprüfungen sind stufenweise geplant:

Art der MeldungGeplant ab
DEÜV-Meldeverfahren01.07.2016
BV-Beitragserhebung01.07.2016
AAG-Verfahren 01.07.2016
Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) 01.07.2016
EEL-Verfahren 01.07.2016

Zu beachten ist: Nach Informationen der SAP® wurde das Genehmigungsverfahren zu den Gemeinsamen Grundsätzen für Bestandsprüfungen nach §28b Absatz 1 Satz 1 Nr. 5 SGB IV ausgesetzt. Die geplanten Einsatztermine für die Bestandsprüfungen kämen dann entsprechend nicht zum Tragen.