Die neue monatliche Verdiensterhebung 2021 im SAP HCM

Gemäß des Gesetzes zur Änderung des Verdienststatistikgesetzes vom 12.08.2020 startet dieses Jahr die neue Verdiensterhebung. Für ausgewählte Betriebe ist diese Verdiensterhebung erstmals für April 2021 abzugeben.
Auch SAP liefert entsprechend der gesetzlichen Änderung eine neue Funktionalität zum Erstellen der wiederkehrenden Meldung. Im Folgenden informieren wir Sie über die Auslieferung im SAP HCM. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Einrichtung!

Die neue monatliche Verdiensterhebung

Im August letzten Jahres wurden Änderungen des Verdienststatistikgesetzes verabschiedet. Entsprechend der Gesetzesänderung ist für April 2021 einmalig und ab dem Kalenderjahr 2022 monatlich eine Erhebung der Arbeitsverdienste durchzuführen. Stichtag für die Aprilmeldung ist der 14.05.2021.

Mit der neuen monatlichen Verdiensterhebung werden die drei bisherigen Verdiensterhebungen (Vierteljährliche Verdiensterhebung, Verdienststrukturerhebung und Sondererhebung Verdienste) zukünftig zusammengefasst.

Sie umfasst die Wirtschaftsbereiche Landwirtschaft, das Produzierende Gewerbe und den Dienstleistungsbereich. Dabei werden neben den Verdienstangaben, den bezahlten Arbeitsstunden und dem Beschäftigungsbeginn auch die sozioökonomischen Merkmale wie Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit oder der Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit erhoben.

Die benötigten Daten können für die neue Meldung direkt aus den Abrechnungen (und Stammdaten) der Mitarbeiter ermittelt werden (EVAS 62361). Es benötigt keine extra Berechnungen.

Nutzen der monatlichen Verdiensterhebung

Ziel der monatlichen Verdiensterhebung sind neben der Erfüllung diverser Verordnungen auf europäischer und nationaler Ebene unter anderem folgende Aspekte (Quelle: Landesamt für Statistik in Niedersachsen):

• durchschnittliches Verdienstniveau
• Anzahl der vom Mindestlohn betroffene Personen
• Verdienstunterschied zwischen Frauen und Männern (Gender Pay Gap)

Umsetzung in SAP

Die SAP liefert mit Hinweis 3006025 die notwendigen Anpassungen für die neue monatliche Verdiensterhebung. Diese können Sie manuell vorab einbauen oder mit dem HR Support Package April 2021 (92/J8/G4) einspielen.

Ausgeliefert werden dabei neben dem notwendigen Customizing folgende Reports, die wir im folgenden kurz vorstellen (per Klick auf den jeweiligen Report, gelangen Sie direkt an die richtige Stelle im Blogartikel):

• Verdiensterhebung erstellen (Report RP_PAYDE_EHVM_CREATE_NOTIFS)
• Sachbearbeiterliste für Meldungen der Verdiensterhebung (Report RP_PAYDE_EHVM_DISP_NOTIFS)
• XML-Datei erstellen (Report RP_PAYDE_EHVM_CREATE_FILES)

Im Easy Access Menü befinden sich die Reports unter Folgeaktivitäten > Sonstige Perioden > Listen/Statistik > Verdiensterhebung.

Verdiensterhebung erstellen (Report RP_PAYDE_EHVM_CREATE_NOTIFS)

Zur Erhebung der Daten wurde der neue Report Verdiensterhebung Meldungen erstellen (Report RP_PAYDE_EHVM_CREATE_NOTIFS, Transaktion PC00_M01_EHVM_NOTIFS) ausgeliefert. Die jeweiligen Verdiensterhebungsmeldungen werden dabei pro sogenannter Berichtseinheit ID des berichtspflichtigen Betriebes (V_T596M) erstellt. Diese Berichtseinheit ID, auch “Statistik-Betriebsnummer” genannt, ist neunstellig und wird Ihnen vom zuständigen Statistischen Landesamt mitgeteilt.

Das notwendige Customizing befindet sich im Einführungsleitfaden (SPRO) unter Abrechnung Deutschland -> Auswertungen und Statistiken -> Verdiensterhebung.

Das Selektionsbild des Reports ist recht übersichtlich. Beachten Sie bei der Selektion des Abrechnungskreis, dass die Abrechnung für diesen Monat bereits durchgeführt wurde und somit Abrechnungsergebnisse vorliegen (anderenfalls kommt es zu einem Fehler bei der Erstellung). Über den Block “Programmsteuerung” ist es möglich auszuwählen, ob ein Protokoll ausgegeben werden soll und falls ja, ob mit oder ohne Personaldaten (Kurzprotokoll / Protokoll mit Personaldaten). Wie beispielsweise das Protokoll mit Personaldaten aussieht, zeigen wir Ihnen weiter unten.

Verarbeitet werden die Abrechnungsergebnisse aus Sicht des jeweilig angegebenen Monats (der Prozess sieht also keinen Stornierungsprozess vor). Wurden Abrechnungsergebnisse durch Rückrechnungen in vergangene Perioden verändert, werden bereits übermittelte Meldungen nicht neu gemeldet. Mögliche Differenzen aus Vormonaten werden im Erhebungsmonat ermittelt und zu den vorliegenden Beiträgen hinzu addiert.

Die Ausgabe des Reports sieht wie folgt aus (mit “Protokoll mit Personaldaten”):

Ist die Verdiensterhebung erfolgreich erstellt wurden, erhält diese zunächst den Status neu. Sollten während der Erstellung Fehler auftreten, erhält die Meldung den Status fehlerhaft. Mögliche Fehler während der Meldungserstellung könnten fehlende Abrechnungsergebnisse sein oder fehlerhafte Stammdaten (wie in unserem Testsystem fehlende DEÜV-Personengruppenschlüssel und Tätigkeitsschlüssel in Infotyp 0020). Der Status der Meldung kann nachträglich auch über die Sachbearbeiterliste (Report RP_PAYDE_EHVM_DISP_NOTIFS) eingesehen werden.

Sachbearbeiterliste für Meldungen der Verdiensterhebung (RP_PAYDE_EHVM_DISP_NOTIFS)

Wurden Meldungen der Verdiensterhebung mit dem Report Verdiensterhebung Meldungen erstellen (Report RP_PAYDE_EHVM_CREATE_NOTIFS) erstellt, können diese in der Sachbearbeiterliste angeschaut und geprüft werden (Report RP_PAYDE_EHVM_DISP_NOTIFS, Transaktion PC00_M01_EHVM_DISPLY).

Das Selektionsbild der Sachbearbeiterliste sieht wie folgt aus:

Die Ausgabe gibt zunächst einen Überblick über die erstellten Meldungen und deren Status.

Sollte es Meldungen geben, die den Status fehlerhaft besitzen und somit eine manuelle Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter erfordern, können über die Sachbearbeiterliste per Doppelklick auf die Meldung sowohl die Daten zum Betrieb als auch den Status der Meldung (mit eventuellen Fehlermeldungen) nochmals eingesehen werden:

Anschließend sollten die Fehler behoben und die Meldung neu erstellt werden. Die neue Meldung überschreibt dabei die fehlerhafte Meldung.

Sind die Meldungen fehlerfrei, kann die XML-Datei erstellt werden.

XML-Datei erstellen (RP_PAYDE_EHVM_CREATE_FILES)

Mit dem Report Verdiensterhebung XML-Meldedatei erstellen (Report RP_PAYDE_EHVM_CREATE_FILES, Transaktion PC00_M01_EHVM_FILES) werden die jeweiligen XML-Dateien für die Abgabe der Verdiensterhebung (EVAS 62361) im Erhebungsportal von eSTATISTIK.core erstellt.

Die Meldungen werden pro Erstellperiode und Absender-Betriebsnummer zu XML-Dateien zusammengefasst. Der Absender der Meldedatei wird über die Teilapplikation Absender für Statistiken an eSTATISTIK.core (EHAB) festgelegt.

Das Selektionsbild des Reports sieht wie folgt aus:

Über den Block “Programmsteuerung” kann festgelegt werden, wo die XML-Datei abgelegt werden soll.

Ist Applikationsserver gewählt, wird die Datei auf dem Applikationsserver unter dem logischen Pfad HR_DE_DIR_RP_HRPAYDE_EHVM abgelegt. Anderenfalls kann über Arbeitsplatz (PC) ein Pfad auf dem PC ausgewählt werden (die Option ist im Produktivsystem nicht wählbar).

Der Dateiname setzt sich wie folgt zusammen: EHVM_<Berichtsjahr> <Berichtsmonat>_<Personalbereich Berichtswesen><Personalteilbereich Berichtswesen>_<Zeitstempel der Dateierstellung>.xml

Der Report ändert den Status der gesendeten Meldungen in den Status übertragen.

Die heruntergeladene Datei ist abschließend im eSTATISTIK.core-Portal hochzuladen, einen direkten Link finden Sie hier.

Haben Sie weitere Fragen zur der neuen Verdienstbescheinigung oder benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung?

Gehören Sie zu den ausgewählten Unternehmen, die bereits die Aprilmeldung abgeben müssen? Bei weiteren Fragen und Unterstützungsbedarf rund um das Thema Verdienstbescheinigung im SAP HCM können Sie uns jederzeit gerne ansprechen. Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Weitere Informationen

Wenn Sie weitere fachliche Spezifikation der Verdiensterhebung einsehen möchten, finden Sie diese bei der Fachinfo der Öffentlichen Erhebungsdatenbank des Bundes und der Länder (Erhebungs-ID 1068921400499).

Alternativ finden Sie auch weitere Informationen auf den Homepages der Landesämter für Statistik.