Entgeltabrechnung

Aufgrund vieler Anfragen von Newsletter-Abonnenten möchten wir unsere Gedanken zu einer möglichen Abbildung der Abrechnung einer Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz im SAP HCM teilen und auf die damit verbundenen Probleme hinweisen.

Hintergrund ist, dass es im SAP HCM keine Standardlösung gibt und voraussichtlich auch nicht geben wird. Dies ist aus unserer Sicht auch vollkommen nachvollziehbar: denn zum einen bestand bisher kein wirklicher Bedarf einer maschinellen Lösung. Zum anderen kann eine maschinelle Lösung aufgrund unterschiedlicher tariflicher Regelungen und von den diversen Erstattungsbehörden in ihren Anträgen erwarteten, teilweise ebenfalls unterschiedlichen Informationen nicht „mal eben“ universell implementiert werden. Für eine vollständige Lösung müssten ja letztlich sogar noch die unterschiedlichen Formulare der Erstattungsbehörden implementiert werden.

Sofern Sie betroffen sind, eine Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz abzurechnen, möchten wir unsere Gedanken dazu mit Ihnen teilen.

Grundlagen für die Abrechnung

Die Grundlagen zu den im Folgenden ausgeführten Informationen bilden

Werden Beschäftigte vom Gesundheitsamt nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) mit Tätigkeitsverboten belegt oder abgesondert (Quarantäne), so werden sie nach §56 IfSG für Verdienstausfälle entschädigt. Die Entschädigung erfolgt jedoch nur, sofern der Arbeitgeber nicht zur Fortzahlung der Vergütung verpflichtet ist (§ 616 BGB; i.d.R. auf bis zu drei Tage begrenzt). Eine solche Fortzahlung kann arbeits- und tarifvertraglich ausgeschlossen werden, was in der Praxis auch oftmals der Fall ist. Besteht Anspruch auf Entschädigung, so entspricht ihre Höhe in den ersten 6 Wochen der Höhe des Verdienstausfalls (Nettoarbeitsentgelt). Ab der 7. Woche entspricht sie der Höhe des Krankengeldes nach § 47 Abs. 1 SGB 5.

Beide Zeiträume sind für Arbeitgeber relevant: für die ersten 6 Wochen wickelt der Arbeitgeber Abrechnung und Entschädigung für die Entschädigungsbehörde ab. Eine Erstattung an den Arbeitgeber kann dabei nicht über das AAG-Verfahren erfolgen, sondern ist via Papierantrag vorzunehmen. Für Zeiten ab der 7. Woche muss er der Entschädigungsbehörde hingegen entsprechende Daten zukommen lassen, damit diese ihren Pflichten nachkommen kann (analog EEL gegenüber den Krankenkassen, jedoch ebenfalls im Papierantrag). Zusätzlich muss in der DEÜV zum letzten Tag der 6. Woche, also dem letzten Tag der Abwicklung der Entschädigung durch den Arbeitgeber eine Abmeldung mit Grund 30 erfolgen. Die Entschädigungsbehörde nimmt dann hinsichtlich der Melde- und Beitragspflichten die Stelle des Arbeitgebers ein. Bei Wiederaufnahme der Arbeit hat der Arbeitgeber die Beschäftigten dann wiederum mit Grund 10 anzumelden.

Wir wollen uns im Folgenden auf den Zeitraum der ersten 6 Wochen beschränken. Für die Abrechnung ist zunächst eine Unterscheidung vorzunehmen, die im §56 Absatz 1 enthalten ist. Die betreffenden Anforderungen an die Entgeltabrechnung aus den oben genannten Quellen verstehen wir wie folgt:

 Abrechnungsvorgaben bei Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz
Abrechnungsvorgaben bei Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz

Anforderungen für SAP HCM

Wir wollen im Folgenden die Personengruppe nach Satz 2 betrachten (Absonderung / Quarantäne mit fortbestehender SV-Pflicht), für welche sich für eine Abbildung in der SAP HCM Entgeltabrechnung aus unserer Sicht folgende Anforderungen ergeben:

  • Eine Abwesenheit für die Zeit der Absonderung bis zu 6 Wochen und ggf. eine weitere für Zeiten ab der 7. Woche, welche mit dem ersten Tag zur Abmeldung in der DEÜV führt
  • Lohnart zur Minderung von Gesamt- und Steuerbrutto (gemäß der Abwesenheitstage) mit gleichzeitiger Beibehaltung der SV-Brutti, als würde die Abwesenheit bzgl. der Absonderung nicht vorliegen
  • Netto-Erstattungs- bzw. -Übernahme-Lohnarten für die von der Erstattungsbehörde getragenen SV-Anteile
  • Netto-Erstattungslohnart zur Auszahlung der Entschädigung

Mit diesen Elementen sollte es bereits möglich sein die Abrechnung bei Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz korrekt durchzuführen und die für die Erstattungsanträge notwendigen Daten zu ermitteln. Für letzteres sind natürlich manuelle Aktivitäten notwendig, bspw. das mehrfache Ausführen der Abrechnung mit/ohne Verdienstausfall, um die relevanten Entgeltbestandteile für den Erstattungsantrag zu ermitteln.

Im Folgenden sollen daher noch eine teil-maschinelle Abrechnung gezeigt und einige sich damit stellenden Probleme aufgezählt werden.

Skizzierung einer teil-maschinellen Abbildung im SAP HCM

Eine mögliche Abbildung unter Einbezug von Fiktivläufen könnte wie folgt aussehen:

  • Eine Abwesenheit – bspw. “Absonderung §56.1.2 IfSG bis 6Wo” – ist generell bezahlt.
  • Wird die Abwesenheit erfasst, so stößt sie ähnlich “EEL Kind krank” zwei Fiktivläufe an:
    • im ersten läuft eine Abrechnung analog dem “Echtlauf”,
    • im zweiten wird die Abwesenheit hingegen “unbezahlt” gestellt.
    • Aus beiden Fiktivläufen erfolgt dann die Differenzbildung bzgl.
      • Brutto-Verdienstausfall (Kürzung Gesamt-/Steuerbrutto),
      • Netto-Erstattung sowie
      • Erstattung bzw. Übernahme der SV-AG-/-AN-Anteile.

Dies soll an folgendem Beispiel erläutert werden:

  • Die PNR ist im März 2020 ganzmonatig in Quarantäne
  • Somit werden Gesamtbrutto und Steuerbrutto vollständig gekürzt: „Verdienstausfall IfSG“ mit -3.636,36 EUR
  • Die SV-Brutti lfd. verbleiben hingegen ungekürzt (3.636,36 EUR)
  • Die RV-AN-Anteile sowie die KV-/PV-/AV-Anteile werden (wie auch die AG-Anteile) zunächst normal berechnet (um eben auch im Rahmen der SV-Meldeverfahren und der Lohnsteuerbescheinigung gemeldet und abgeführt zu werden)
    • RV lfd.: 338,18 EUR,
    • KV/PV/AV lfd.: 278,18 + 43,64 + 64,54 = 386,36 EUR.
  • Da die SV-Beiträge letztlich von der Erstattungsbehörde alleine getragen werden, werden zwei entsprechende Erstattungen generiert (was im „Hintergrund“ auch für die Arbeitgeber-Seite erfolgt)
    • Erstattung RV-AN IfSG.: 338,18 EUR,
    • Erstattung KV-/PV-/AV-AN IfSG: 386,36 EUR
  • Die Netto-Erstattung wird in der Höhe generiert, welche sich ergeben hätte, wenn die Abwesenheit der Absonderung nicht vorgelegen hätte: „Erstattung Netto IfSG“ mit 2.519,49 EUR.
  • Da die SV-AN-Anteile ebenfalls erstattet werden und sich die Abwesenheit (in diesem Beispiel bewusst) über den ganzen Monat erstreckt, so dass kein „normales Teilentgelt“ gezahlt wird, entspricht die Höhe der Überweisung mit 2.519,49 EUR der Höhe der Netto-Erstattung.
Skizzierung einer Abrechnung einer Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz im SAP HCM
Skizzierung einer möglichen Abrechnung einer Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz im SAP HCM

Nochmal der Hinweis: das Abrechnungsbeispiel entstand aus unserem Verständnis der oben genannten Quellen. Für die Richtigkeit können wir keine Gewährleistung übernehmen, was aus einzelnen der im Folgenden genannten Punkte auch noch deutlich wird!

Offene Punkte und Probleme

Obwohl hinter der obigen Abrechnung schon ein nicht ganz kleiner Teil Funktionalität steckt, stellt sie dennoch einen noch recht einfachen Fall dar und ist keine auch nur annähernd vollständige Lösung. Denn dafür müssten weiterhin u.a. folgende Aspekte geprüft / erweitert werden, was teilweise natürlich auch für eine manuelle Lösung über Vorgabelohnarten gilt:

  • Berechnung und Meldung der SV-Anteile für bspw. Beitragsnachweis und Lohnsteuerbescheinigung (nur volle, zu erstattende AG-Anteile ohne Beitragsgruppenwechsel?)
  • private oder freiwillige gesetzliche Krankenversicherung
  • berufsständische Versorgung
  • Einfluss auf das Unfallversicherungsbrutto
  • steuer-/sv-pflichtige geldwerte Vorteile
  • Einmalzahlungen
  • Pfändbarkeit der Entschädigungszahlung
  • Mini-/Midi-Job
  • Altersteilzeit
  • Kurzarbeitergeld
  • Entgeltumwandlungen
  • Besonderheiten des öffentlichen Dienstes
  • Ermittlung weiterer Entgelte/Entgeltbestandteile, welche für den Erstattungsantrag notwendig sind

Wahrscheinlich fallen Ihnen noch weitere Aspekte ein, auf die man bzw. Sie achten müssten.

Fazit

Ob und inwieweit Sie eine automatisierte Verarbeitung implementieren, die die für Sie notwendigen oben genannten Aspekte beinhaltet, sollte zunächst anhand der Anzahl und Beschaffenheit der bisher betroffenen und ggf. potenziellen Fälle geprüft werden. Hält sich die Anzahl der Fälle in Grenzen, so sollte eine Abbildung über Abwesenheit und Vorgabelohnarten ausreichend sein, auch wenn Sie dann die zu erstattenden Beträge durch mehrere Abrechnungssimulationen mit/ohne unbezahlter Zeit selbst errechnen müssen. Hinzu kommt, je heterogener die Fallkonstellationen, umso aufwändiger wird eine teil-maschinelle Abbildung.

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Ausführungen ein paar Fragen beantwortet, jedoch auch für neue Fragen gesorgt zu haben, die sich bei einer Umsetzung des Sachverhalts im SAP HCM generell für Sie stellen sollten.

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