On Behalf Funktionalität jetzt auch für SAP FIORI Standard Anwendungen verfügbar

„On Behalf“ bezeichnet das Ausführen eines Services im Auftrag einer anderen Person. Klassische Beispiele hierfür sind

• Manager, die Daten für Ihre Mitarbeiter erfassen,
• Zentrale Sachbearbeiter, die Daten für Mitarbeiter erfassen 
• Vertreter

Bei vielen ESS und MSS Anwendungen mit Web Dynpro ABAP ist diese Funktionalität vorhanden und kommt häufig zum Einsatz. Bei den neuen SAP Fiori Standardanwendungen hat man die On Behalf Fähigkeit aber bisher vergeblich gesucht und sie wurde schmerzlich vermisst. Jetzt hat das Warten ein Ende, denn die SAP hat die On Behalf Funktionalität für einige Anwendungen ausgeliefert. Welche Anwendungen das sind, wie On Behalf aussieht und funktioniert, zeigen wir im folgenden Artikel.

Welche Fiori Anwendungen können On Behalf ausgeführt werden?

Bisher sind die folgenden Standard ESS/MSS Fiori Anwendungen On Behalf fähig:

• Abwesenheitsantrag,
• Entgeltnachweis,
• Zeitnachweis
• und verschiedene Apps zum Ändern von Stammdaten (z.B. Adresse ändern)

Welche Schritte sind zum Einrichten der On Behalf Funktionalität erforderlich?

Die On Behalf Funktionalität kann über Hinweise aktiviert werden. Welche Hinweise erforderlich sind, erfahren Sie in unserem Fiori Newsletter Q3-2019.

So funktioniert On Behalf in den Standard SAP Fiori Anwendungen 

In unserem Beispiel wollen wir als Manager einen Urlaubsantrag für einen unserer Mitarbeiter eingeben, da dieser selbst keinen Systemzugriff hat. Als erstes öffnet der Manager die Fiori Anwendung Meine Abwesenheitsanträge als wenn er einen Urlaubsantrag für sich selbst erstellen will. Wenn der Manager berechtigt ist, On Behalf Abwesenheitsanträge zu erfassen, hat die Standard Anwendung einen zusätzlichen Button in der rechten unteren Ecke:

Über diesen Button kann der Manager in den On Behalf Modus wechseln. Nachdem der Button gedrückt wurde, wählt er im nächsten Schritt den Mitarbeiter aus, für den er den Antrag erfassen möchte: Hierbei bekommt er eine Liste mit allen Mitarbeitern angezeigt, für die er einen Antrag erfassen darf.

Nachdem ein Mitarbeiter ausgewählt wurde, kann der Mitarbeiter für diesen einen Antrag erfassen. Während der Erfassung wird permanent ein Hinweis angezeigt, dass der Manager im Namen von einem anderen Mitarbeiter arbeitet.

Der Prozess der Antragstellung unterscheidet sich nicht vom eigenen Urlaubsantrag, daher gehen wir hierauf nicht gesondert ein. 

Leider wurde der Button zum Aktivieren der On Behalf Funktionalität nicht einheitlich implementiert. Daher befindet sich der Button in anderen Services ggf. an einer anderen Stelle. Es wurde auch nicht immer der gleiche Button verwendet. Daher folgt hier eine kurze Auflistung  von Screenshots mit den bisherigen Buttons und Positionen:

Entgeltnachweis: Oben rechts

Stammdatenänderungen: Oben rechts, anderer Button 

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