Jahreswechsel 16/17: Teil 2 – Sozialversicherung

Der zweite Teil unserer dreiteiligen Blog-Reihe zum Jahreswechsel 2016/2017 umfasst wesentliche Änderungen in der Sozialversicherung.

Dabei werden folgende Themen aufgegriffen:

• UV-Meldeverfahren
• Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG
• Zahlstellenmeldeverfahren
• EEL
• Unterbrechungsmeldungen in der Elternzeit
• Schwerbehindertenabgabe

 

UV-Meldeverfahren

Erstmals für das Jahr 2016 sind Unternehmen verpflichtet, ihre Lohnnachweise elektronisch an die Unfallversicherungsträger zu senden. Die wesentliche Neuerung dieses Prozesses stellt der verpflichtende Stammdatenabgleich als Vorverfahren zur Lohnnachweismeldung dar: mit diesem Verfahren soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen an die UV-Träger ermittelt werden. Die Meldejahre 2016 und 2017 gelten dabei als Übergangsjahre, d.h. es ist jeweils sowohl der herkömmliche Papier-Lohnnachweis als auch der elektronische Lohnnachweis zu übermitteln. Eine vollständige Ablösung ist dann für das Meldejahr 2018 geplant. Unterjährige Lohnnachweise (6 Wochen-Frist) sind generell auch auf elektronischem Wege zu übermitteln, bspw. bei Wechsel des UV-Trägers. Für das Meldejahr sind jedoch die unten genannten Sonderregln zu beachten.

Die UV-Beitragsabrechnung wird innerhalb der Erstellung des UV-Lohnnachweises durchgeführt. Dafür können folgende Formulare zur Vorlage bei der Betriebsprüfung erstellt werden:

• Adobe Druckformular
• SAPscript-Formular (ab vorauss. HRSP Februar 2017)

Sofern das SAPScript-Formular eingesetzt werden soll, so ist eine erneute Erstellung via Wiederholungslauf nach dem neusten Datenstand möglich.

Im elektronischen Lohnnachweis sind von den Arbeitgebern – wie bisher – die angewandten Gefahrtarifstellen und die darauf entfallenden Entgelte, Arbeitsstunden und Arbeitnehmer zu übermitteln. Die Abgabe ist in UV-Teillohnnachweisen möglich, jedoch ist dabei zu jedem UV-Teillohnnachweis eine separate Abfrage des Stammdatendienstes voranzustellen. Die organisatorische Abgrenzung der Teillohnnachweise erfolgt via sogenannter „Meldender Stelle“ als Kombination aus Betriebsnummer des UV-Trägers, der UV-Mitgliedsnummer, der Betriebsnummer des lohnverantwortenden Betriebs und der abzurechnende Stelle sowie einer laufenden Nummer. Es ist zu beachten, dass pro Jahr lediglich eine einzige Abfrage des UV-Stammdatendienstes je meldender Stelle und Meldejahr durchgeführt werden kann. Unterjährige Änderungen der Veranlagung eines Unternehmens sollen daher proaktiv vom UV-Träger via Stammdatenrückmeldung geliefert werden.

Sonderregeln

Die Erstellung des UV-Lohnnachweises ist für das Meldejahr 2016 auch mit ungültigen Gefahrtarifstellen möglich. Grund dafür ist, dass zum Zeitpunkt der Abfrage des UV-Stammdatendienstes die entsprechenden Abrechnungen bereits erfolgt sind. Demnach wären Korrekturen der Gefahrtarifstellen in den Personalstammdaten (Infotyp 0029) durch Stammdatenrückmeldungen ggf. mit erheblichen Rückrechnungen verbunden.

Zu beachten ist, dass Lohnnachweise, welche ungültige Gefahrtarifstellen enthalten, von UV-Trägern zwar abgelehnt werden, jedoch keine Verpflichtung zu einer Neumeldung besteht. Die Ablehnungen solcher Lohnnachweise sind dann in der (Eingangs-)Meldungsbearbeitung in den Status „manuell bearbeitet“ zu setzen.

Unterjährige Sachverhalte sind für das Meldejahr 2016 generell nicht zu melden.

(Abgabe-)Termine

• Bis 11.Februar 2017: Meldung UV-Lohnnachweis in Papierform
• Bis 16.Februar 2017: Meldung elektronischer UV-Lohnnachweis
• Ab 1. November 2017: Stammdatenabgleich (für 2018)

Neue Vorgehensweise für das Einspielen der UV-Stammdatendatei

Mit der Einführung des UV-Meldeverfahrens wurde ebenfalls die Vorgehensweise für das Einspielen der UV-Stammdatendatei geändert.

Enthielt die Stammdatendateien bisher rückwirkende Änderungen (bspw. der Höchst-Jahresarbeitsverdienstgrenze), so wurden diese bei Dateieinspielung direkt ins System übernommen. Betroffene Mitarbeiter mussten dabei manuell identifiziert und „zwangsrückgerechnet“ werden.

Ab 2017 sollen die in der UV-Stammdatendatei enthaltenen Änderungen nun „kontrolliert aktiv geschaltet“ werden. Realisiert wird dies durch eine sogenannte Schattentabelle (T5D32_UV_S), in welche die eingespielten Änderungen nun zunächst übernommen werden. Der neue Report RPUBGED0 „Abgleich der Berufsgenossenschaften“ erkennt daraufhin Änderungen zwischen Echt- und Schattentabelle, indem er einen Abgleich der in der Schattentabelle gespeicherten neuen Berufsgenossenschaften und der abrechnungsrelevanten Höchst-Jahresarbeitsverdienste mit der Echttabelle vornimmt. Anhand der identifizierten geänderten Berufsgenossenschaften wird für die betroffenen Mitarbeiter das Rückrechnungsdatum entsprechend gesetzt.

Der Zeitpunkt des Umstiegs auf die neue Vorgehensweise kann frei gewählt werden, indem im Report das Ankreuzfeld „Rückrechnungserkennung“ markiert wird.

Die Vorgehensweise für die Gefahrtarife wurde nicht geändert, da die Informationen der Tabelle T5D32_GT „Berufsgenossenschaften Gefahrtarife“ keine Rückrechnungsrelevanz besitzen. Eine Schattentabelle gibt es für die Gefahrtarife daher nicht.

Für weitere Informationen zum genauen Ablauf des UV-Meldeverfahrens schauen Sie sich den Erklärfilm der DGUV an.

Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG

Im AAG-Verfahren gelten zum 01.01.2017 neue Datensatzversionen für Aus- und Eingansmeldungen.

Ausgangsmeldungen

Für die Ausgangsmeldungen ist ab dem 01.01.2017 die Datensatzversion 05 zu verwenden. Jedoch besteht eine Übergangszeit insofern, dass bis zum 31.03.2017 Anträge mit der bisherigen Version 04 automatisch in die neue Versionsnummer 05 konvertiert werden. Ab dem 01.04.2017 werden Anträge in der bisherigen Version 04 dann von den Krankenkassen abgelehnt.

Neu in der Versionsnummer 05 ist ein Feld für sv-pflichtiges Arbeitsentgelt (SVAE) in den Datenbausteinen DBAU (Arbeitsunfähigkeit) und DBBT (Beschäftigungsverbot). Hiermit wird das sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt einschließlich des sozialversicherungspflichtigen Anteils der Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge gemeldet. Einmalzahlungen und fortgezahlte Entgelte, die nicht als Arbeitsentgelt im Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes gelten, sind dabei nicht zu berücksichtigen. Hintergrund des neues Feldes ist die Tatsache, dass Arbeitgeber seit Januar 2016 die Beträge zur bAV melden müssen, jedoch darin sowohl beitragspflichtige als auch -freie Anteile enthalten sein können. Dadurch entstanden regelmäßig Differenzen zwischen den berechneten erstattungsfähigen Arbeitgeberanteilen der Krankenkasse und des Arbeitgebers.

Eingangsmeldungen und der neue Report RPCEAVD0_IN

Für die Eingangsmeldungen der Krankenkasse an den Arbeitgeber wird für Meldungen ab dem 01.01.2017 die neue Version 02 verwendet. Wesentliche Neuerung ist, dass Arbeitgeber nun zu jedem Antrag eine Rückmeldung erhalten. Bisher wurden Rückmeldungen von den Krankenkassen nur dann versandt, wenn Meldung oder Meldungsinhalt nicht korrekt waren.

Demzufolge gibt es nun drei Arten von Rückmeldungen, dass dem Antrag

• vollständig entsprochen wird (Status ‚zu verarbeiten‘),
• teilweise entsprochen wird (Bei Abweichungen zwischen der Berechnung der Krankenkasse und dem Antrag des Arbeitgebers) (Status ‚zu prüfen‘) bzw.
• nicht entsprochen wird (Status ‚abzulehnen‘).

Mit der neuen Datensatzversion wurden auch die Rückmeldegründe der SV-Träger im Feld GAB (Grund der Abweichung) von 14 auf 32 erhöht. Einige Beispiele für die neuen Rückmeldegründe sind:

Durch die Erweiterung des Eingangsverfahrens wird der neue Report „Rückmeldungen zur Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen verarbeiten“ (RPCEAVD0_IN) ausgeliefert. Der neu eingeführte Report verarbeitet – analog der sonstigen Eingangsverfahren wie bspw. EEL – entsprechend alle Eingangsmeldungen, die mit dem Status „zu verarbeiten“ gekennzeichnet werden konnten. Eingangsmeldungen, die den Status „zu prüfen“ oder „abzulehnen“ erhalten, müssen mit dem Report Sachbearbeiterliste für Eingangsmeldungen im Erstattungsverfahren (RPCEALD0_IN) manuell weiterverarbeitet werden.

Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV)

Reduzierung des Meldevolumens: VBmax

Bisher war das Feld VBmax im Falle einer Beitragsabführungspflicht ein Muss-Feld, weshalb die Krankenkassen den VBmax immer entsprechend der tatsächlichen Verhältnisse melden mussten. Dies führte in der Vergangenheit regelmäßig zu einem erheblichen Meldungsaufkommen, da unter anderem zum Jahresbeginn durch Änderungen der BBG auch der VBmax geändert wurde. Hinzu kommt, das von den ca. 6,25 Mio. Versorgungsbeziehern laut Schwenninger BKK nur rund 2% die BBG überschreiten und demnach ein Großteil der versendeten Meldungen nicht erforderlich waren.

Ab 2017 wird in den Meldungen der Krankenkassen an die Zahlstellen das Feld VBmax daher nur noch dann gemeldet, wenn die Beitragsbemessungsgrenze durch die Summe aus gesetzlicher Rente und den Versorgungsbezügen überschritten wird. Anderenfalls bleibt der VBmax in Grundstellung und es wird keine Meldung erstellt, wodurch es folglich eine erhebliche Reduzierung des Meldevolumens geben wird. Die Krankenkassen versenden daher im Januar 2017 eine entsprechende Änderungsmeldung mit dem VBmax-Wert 0,00 EUR.

In der Abrechnung wird folglich nun (zunächst) der volle Versorgungsbezug bis zur Höhe der BBG verbeitragt, sofern er die Versorgungsfreigrenze (2017: 148,75€) übersteigt.

Aktenzeichen Verursacher bei Gesamtkapitalisierung

Ab 2017 wird Krankenkassen für die Meldung der Gesamtkapitalisierung ein separates Aktenzeichen Verursacher gemeldet. Bisher wurde in Ende-Meldung des laufenden VB und der Kapitalleistungsmeldung (Infotyp 0942) dasselbe Aktenzeichen Verursacher verwendet, entgegen früheren Aussagen wollten die Krankenkassen jedoch ein eigenes.

EEL

Durch eine Klarstellung zur Verfahrensbeschreibung zur Berechnung des ausgefallenen Entgelts bei Erkrankung des Kindes wird die Verarbeitung im SAP HCM angepasst.

Generell werden in den Fiktivläufen SVE0 (EEL Echtabrechnung) und SVE1 (EEL Brutto/Netto Erkrankung Kind) das Brutto- und Nettoentgelt ermittelt, um das ausgefallene Entgelt zu ermitteln. Im Fiktivlauf SVE1 wurde dabei bisher jeder Freistellungszeitraum getrennt betrachtet, wodurch sich oftmals der Fehler ergab, dass die Summe des ausgefallenen Nettos nicht dem Netto entspricht, dass der Betroffene erhalten hätte, wenn alle Freistellungen gleichzeitig als „bezahlt“ betrachtet worden wären. Aus diesem Grund werden ab 2017 alle Freistellungszeiträume zusammen betrachtet, woraufhin das ausgefallene Brutto/Netto nach Kalendertagen anteilig auf alle Freistellungen aufgeteilt wird.

Unterbrechungsmeldungen in der Elternzeit

Ab 2017 wird die Kalendermonatsfrist bei Unterbrechungsmeldungen aufgehoben, wodurch künftig auch Unterbrechungen gemeldet werden, wenn der Zeitraum der Elternzeit weniger als einen vollen Kalendermonat beträgt.

Somit stellen die Krankenversicherungen sicher, dass in allen Fällen eine Prüfung der Beitragsfreiheit erfolgt und ggf. Beiträge eingefordert werden können. Die Beitragsfreiheit besteht bei (freiwillig) gesetzlich Versicherten, wenn eine Familienversicherung durch den Partner gegeben ist.

Schwerbehindertenabgabe

Solange ein Arbeitgeber die vorgeschriebene Zahl von schwerbehinderten Menschen in seinem Unternehmen nicht beschäftigt (§ 71 SGB IX), haben diese für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine Ausgleichsabgabe zu entrichten (§ 77 Abs.1 Satz 1 SGB IX).

Zum 1. Januar 2016 wurde diese Ausgleichsabgabe aufgrund der in § 77 Abs. 3 des neunten Sozialgesetzbuchs (SGB IX) geregelten Anpassungsvorschrift erhöht. Diese Schwerbehindertenabgaben sind bis spätestens 31.März 2017 zu übermitteln und können aus der vorliegenden Tabelle entnommen werden.

Weitere Informationen zum Jahreswechsel 2016/17

Im ersten Teil zum Jahreswechsel finden Sie Informationen über die Änderungen im Bereich Steuer.

Teil drei beschreibt die neuen Rechengrößen.