Entgeltnachweis-Protokoll für Fiktivläufe im SAP HCM

Für die Entgeltabrechnung werden für Neben- oder Vergleichsrechnungen zunehmend die sogenannten Fiktivläufe notwendig. Da man sich die Ergebnisse dieser Fiktivläufe bisher lediglich in der Ergebnistabelle RT anschauen kann, haben wir zur Abhilfe eine Funktion für ein Entgeltnachweis-Protokoll implementiert.

Im Folgenden sollen zunächst Fiktivläufe beschrieben werden, im Anschluss erfolgt die Vorstellung des L3-Entgeltnachweis-Protokolls. Wenn Sie direkt zum Protokoll springen möchten, klicken Sie hier.

Grundlegendes zu Fiktivläufen

Fiktivläufe kommen in der SAP HCM Entgeltabrechnung dann zum Einsatz, wenn Beträge ermittelt werden müssen, die im Rahmen der Abrechnung selbst gar nicht, nur ungenau oder im Abrechnungsablauf zu spät berechnet werden können. Im Rahmen der Fiktivläufe werden daher Fiktiv- bzw. Nebenrechnungen mit entsprechenden Bedingungen und Anpassungen durchgeführt, um die in der eigentlichen Abrechnung benötigten Werte zu ermitteln. Am Ende eines (jeden) Fiktivlaufs werden die ermittelten und relevanten Werte dann an die eigentliche Abrechnung übergeben.

Im Abrechnungsschema – hier D000 für die deutsche Privatwirtschaft – finden sich Fiktivläufe bzw. Fiktivlaufschemen an unterschiedlichen Stellen, u.a.:

Oftmals werden pro Thema mehrere Fiktivläufe durchlaufen, in denen jeweils unterschiedliche Konstellationen durchgerechnet werden. Die fiktive Abrechnung wird dabei mehrmals in einer Schleife (LOOP) durchlaufen, wobei jeweils ein Fiktivlauf abgearbeitet wird. Innerhalb des jeweiligen Fiktivlaufs werden dann die Bedingungen gesetzt, um die notwendige Neben- bzw. fiktive Berechnung durchzuführen:

Zur Berechnung der Entschädigung bei Quarantäne nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) werden sogar drei Fiktivläufe durchlaufen:

Fiktivlauf	bezeichnung	verwendung
ISG0	IfSG Simulation Echtlauf	Fiktive „Echtabrechnung“ für Bildung IfSG-Fiktivbrutto
ISG1	IfSG mit bezahlter Abwesenheit Quarantäne	Fiktive Abrechnung, in der die Abwesenheit Quarantäne als bezahlt angesehen wird
ISG4	IfSG Echtlauf für Entschädigung	Fiktive „Echtabrechnung“ für tatsächliches Netto und Ermittlung der AG-Aufwände für frw./private KV/PV

Im Folgenden sollen wesentliche Punkte und Elemente des Universalfiktivlaufschemas veranschaulicht werden. Der letzte Punkt betrifft die (fehlende) Übersichtlichkeit der Ergebnisse des Fiktivlaufs, die dann an die eigentliche Abrechnung übergeben werden und welche wir mit dem Entgeltnachweis-Protokoll verbessern wollen.

Wesentliche Punkte/Elemente im Universalfiktivlaufschema

Setzen des aktuellen Fiktivlaufs

Welcher Fiktivlauf gesetzt wird, lässt sich direkt innerhalb des jeweiligen Laufs via Funktion „DFLST SET“ anzeigen:

Im rechten Bild lässt sich nachvollziehen, welcher Fiktivlauf (ISG0), welche Fiktivlaufattribute (IFSG ECHT, IFSG) und welche Fiktivlaufparameter (EZL, AVML, etc.) gesetzt wurden. In der Fiktivlauftabelle (rechts oben) lässt sich zudem erkennen, dass der Fiktivlauf ISG0 der erste von dreien ist, welche in der Schleifenverarbeitung durchlaufen werden. Die Zusammenfassung bzw. das Nacheinander ausführen von Fiktivläufen wird auch als Fiktivlaufsteuerung bezeichnet (1. Spalte „Fiktivlfst“ der Tabelle im rechten Bild).

Bedingungen/Anpassungen: Fiktivlauf, Fiktivlaufattribut und Fiktivlaufparameter

Fiktivlaufschemen entsprechen weitestgehend dem eigentlichen Abrechnungsschema. Damit jedoch die jeweils benötige fiktive bzw. Nebenrechnung ausgeführt werden kann, müssen Bedingungen gesetzt oder Anpassungen an den eingelesenen oder berechneten Daten vorgenommen werden. Die Anpassungen finden dabei immer in IF- bzw. Wenn-Dann-Schleifen statt, wobei auf den aktuell gesetzten Fiktivlauf, ein Fiktivlaufattribut oder einen Fiktivlaufparameter abgefragt wird:

Abfrage auf	syntax	beispiel	verwendung
Fiktivlauf	IF FLSW	ATZA	Ist Fiktivlauf ATZA „ATZ: tar. Muster Fiktivbrutto Vollzeit“ gesetzt, so werden (an der entsprechenden Stelle im Schema) bspw. das fiktive Vollzeitbrutto/-netto berechnet, welches die Person gehabt hätte, wenn sie nicht in ATZ wäre
Fiktivlaufattribut	IF DFLA	EEL	Ist Fiktivlaufattribut EEL gesetzt, so wird (an der entsprechenden Stelle im Schema) bspw. der KV-/PV-Beitrag für freiwillig bzw. privat Versicherte im Netto innerhalb der Berechnung des ausgefallenen Brutto/Netto bei Erkrankung Kind korrigiert
Fiktivlaufparameter	IF DFLP	EZL	Ist der Parameter für den aktuellen Fiktivlauf gesetzt, so werden alle vorhandenen Einmalzahlungen gelöscht, da diese nicht zu berücksichtigen sind

Die entsprechenden IF-Schleifen sollten im folgenden Bild noch einmal veranschaulicht werden:

Übergabe der Ergebnisse an die Echtabrechnung

Am Ende der Fiktivlauf-Berechnung werden dann die Ergebnisse an die eigentliche Abrechnung übergeben. Im Universalschema Fiktivberechnung erfolgt die Übergabe an zwei Stellen via Funktion „DFLST PUT“ bzw. „DIFSG PUT“. Mit den oben bereits genannten Anpassungen/Bedingungen sind die Übergaben im Fiktivlaufschema nochmal in der folgenden Abbildung markiert (rechts in grün/lila):

In der folgenden Abbildung befinden sich noch die Details der Übergabe der Lohnarten des IfSG-Fiktivlaufs (Funktion DISFG PUT) im Vergleich zur Übergabe der Lohnarten in sonstigen Fiktivläufen (Funktion DFLST PUT):

Die Übergabe in IfSG-Fiktivläufen erfolgt an eine besondere Tabelle, welche dann in der IfSG-Hauptroutine DIFSG MAIN im Bruttoteil aufgegriffen wird, um Fiktivbrutto und Entschädigung(en) zu berechnen. Die Übergabe in den sonstigen Fiktivläufen erfolgt über die Tabelle FIT direkt an andere Lohnarten für die eigentliche Abrechnung. So werden im EEL-Fiktivlauf bei Erkrankung des Kindes bspw. die Lohnarten Gesamtbrutto (/101) und Netto (/550) an die Lohnarten (/6I0 – /6I3) für die eigentliche Abrechnung übergeben (obere Abbildung rechts).

Zu beachten ist: In anderen Fiktivlaufschemen gibt es noch andere Funktionen, welche die Übergabe auslösen!

Nachvollziehbarkeit Zustandekommen der Ergebnisse

Wie die Ergebnisse zu Stande kommen, die an die eigentliche Abrechnung übergeben werden, lässt sich im Standard nur in der Ergebnistabelle RT nachvollziehen. Einen schnellen Überblick über die Abrechnung bietet die Tabelle RT naturgemäß weniger, da sich die einzelnen Lohnarteneigenschaften teilweise nicht ableiten lassen. Hier ein Beispiel einer Tabelle RT des Fiktivlaufs ISG2:

Die Anzeige eines Entgeltnachweises wäre an dieser Stelle also wünschenswert, ist aber nicht möglich. Als Alternative daher im Folgenden die Vorstellung einer möglichen Alternative.

Das L3-Entgeltnachweis-Protokoll für Fiktivläufe

Damit Sie sich einen schnellen Überblick über die Ergebnisse eines Fiktivlaufs verschaffen können, haben wir eine Abrechnungsfunktion „Entgeltnachweis-Protokoll“ entwickelt. Die im Protokoll angezeigten Entgeltbestandteile orientieren sich dabei an einem gewissen Mindeststandard eines Entgeltnachweises, ein „vollständiger Ersatz“ Ihres Entgeltnachweises ist das Protokoll natürlich nicht (egal ob Tabellenformular-/Smart-/Adobe Forms Formular). Es dient lediglich zur leichteren Nachvollziehbarkeit (des Zustandekommens) der Ergebnisse eines Fiktivlaufs, so dass nicht die Ergebnistabelle RT durchsucht werden muss.

Das Protokoll gliedert sich analog eines Entgeltnachweises in folgende Bereiche:

Bereich	Lohnarten-kennz.	Spalte „Zusatz“	Spalte „betrag“
Bruttobezüge	ja	ja	ja
Brutti	nein	ja	ja
Abzüge Steuer/SV	nein	nein	ja
Netto	nein	nein	ja
Be-/Abzüge	nein	nein	ja

In vielen Fiktivläufen wird das Nettoentgelt zum einen an die eigentliche Abrechnung übergeben, zum anderen zuvor jedoch noch angepasst, bspw. bei freiwillig gesetzlicher oder privater Krankenversicherung (durch Arbeitgeberzuschüsse unter Be-/Abzügen anstatt Arbeitnehmeranteilen in den Abzügen Steuer/SV; s.u.). Da diese Anpassung direkt auf die Lohnart des Nettoentgelts angewandt wird und somit im Entgeltnachweis-Protokoll nicht nachvollziehbar wäre, wird zusätzlich unterhalb der Bereiche ein entsprechender Hinweis gegeben.

Das Entgeltnachweis-Protokoll stellt sich beispielhaft wie folgt dar, die Grundlage ist die oben abgebildete Tabelle RT:

Die Eigenschaften der Lohnarten für den Andruck leitet das Protokoll zum einen direkt aus den Lohnarteneigenschaften ab. Zum anderen werden sie aus den Vorgaben zum Andruck im Adobe Forms Entgeltnachweis SAP_PAYSLIP_DE_O abgeleitet. Und dies auch dann möglich, sollten Sie diesen Entgeltnachweis gar nicht einsetzen, da die Lohnartenzuordnungen in auslesbaren Tabellen gespeichert sind. Um aber dennoch kleine Anpassungen vornehmen zu können, stehen einerseits Summenlohnarten für die Unterdrückung des ermittelten Andrucks zur Verfügung. Andererseits können kundenindividuell (andere) Lohnarten zum Andruck hinzugefügt werden. Im folgenden Bild sind links die dazu zur Verfügung stehenden Summenlohnarten abgebildet:

Im oberen Beispiel wurde der ermittelte Andruck für Lohnart /256 „Steuerfrei §3b“ unterdrückt und sie stattdessen mit umgekehrtem Vorzeichen wieder hinzugefügt (oberes Bild rechts). Hintergrund ist, dass sie in der Ergebnistabelle RT mit positivem Vorzeichen abgestellt wird, für die Nachrechenbarkeit auf dem Entgeltnachweis(-Protokoll) jedoch mit negativem Vorzeichen angedruckt werden sollte, da sie ja das Steuer- und SV-Brutto mindert.

Im Abrechnungsschema können Sie das Entgeltnachweis-Protokoll prinzipiell in jedem Fiktivlauf oder an jeder Stelle einfügen, wo Sie eine Ergebnistabelle RT aufbereitet andrucken bzw. anzeigen lassen möchten. Am meisten Sinn macht dies natürlich am Ende von Fiktivläufen vor bzw. nach der Übergabe der berechneten Werte an die eigentliche Abrechnung:

Interesse am „L3-Entgeltnachweis-Protokoll für Fiktivläufe“?

Haben Sie Interesse an solch einem „Entgeltnachweis-Protokoll für Fiktivläufe“? Dann sprechen Sie uns gerne an!

Gibt es evtl. ein Thema, was Sie „brennend“ interessiert und worüber wir unbedingt schreiben sollten?

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