DEÜV: Elternzeitmeldung ab 01.01.2024 (in SAP HCM) – Teil 1/2
— UPDATE am 25.06.2023 —
Mit dem am 28.12.2022 verkündeten 8. SGB IV-Änderungsgesetz soll u.a. zum 01.01.2024 im DEÜV-Meldeverfahren eine gesonderte Elternzeitmeldung integriert werden.
Motivation zur Elternzeitmeldung
Im Zusammenhang mit der elektronischen Datenübermittlung an die Elterngeldstellen zur Gewährung des Elterngeldes müssen Krankenkassen frühzeitig den Beginn und das Ende einer Elternzeit erfahren.
Weiterhin besteht bislang ein Informationsdefizit bei Krankenkassen im Rahmen der Prüfung und Feststellung der weiteren Mitgliedschaft nach § 192 Abs. 1 Nr. 2 SGB V, sofern Mütter, deren Beschäftigungsverhältnis durch den Bezug von Mutterschaftsgeld unterbrochen ist, unmittelbar im Anschluss eine Elternzeit in Anspruch nehmen. Unklar ist dabei, ob und inwiefern nach dem Mutterschutz die entgeltliche Beschäftigung wieder aufgenommen oder Elternzeit in Anspruch genommen wird. Zumal die Abgabe einer Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit (Grund 52) in diesen Fällen regelmäßig nicht erfolgt, da das Beschäftigungsverhältnis bereits durch den Mutterschutz unterbrochen wurde (Grund 51).
Beginnt die Elternzeit einer Mutter nicht unmittelbar im Anschluss an den Mutterschutz, erhalten die Krankenkassen zwar eine Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit und kennen insoweit den Beginn der Elternzeit. Es verbleibt jedoch ein Informationsdefizit zum/am Ende der Elternzeit. Da das Beschäftigungsverhältnis „nur“ unterbrochen und nicht abgemeldet wurde, entsteht bei Wiederaufnahme der entgeltlichen Beschäftigung keine gesonderte Meldepflicht. Die Krankenkassen erfahren von der Beendigung der Elternzeit somit erst durch die nächste Entgeltmeldung und dadurch mit ggf. erheblicher Zeitverzögerung. Ein solches Informationsdefizit entsteht ebenfalls, sofern Väter oder Großeltern (sowie in Härtefällen Verwandte) Elternzeit in Anspruch nehmen.
Letztlich bestehen die zuvor genannten Informationsdefizite ebenfalls bei freiwillig versicherten Mitgliedern, sofern diese ihrer Mitteilungspflicht gegenüber der Krankenkasse nicht oder nicht vollständig nachkommen. Aktuell werden die Arbeitgeber daher regelmäßig von den Krankenkassen schriftlich um Unterstützung und Angabe des Zeitraums der Elternzeit gebeten.
Den zuvor genannten Problemen soll durch zwei neue Meldegründe im DEÜV-Verfahren zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse begegnet werden, das bisher vorgesehene Meldeverfahren nach § 203 SGB V (Absatz 2) kann entfallen.
Für die neuen Meldegrüne werden in § 28a SGV IV Absatz 1 – welcher die Meldepflichten nach DEÜV enthält – die Nummern 4 und 4a eingefügt.
„(1) Der Arbeitgeber oder ein anderer Meldepflichtiger hat der Einzugsstelle für jeden in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten
§28a SGB IV – „Meldepflicht“ Absatz 1
1. bei Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung,
2. bei Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung,
3. bei Eintritt eines Insolvenzereignisses,
4. bei Beginn der Elternzeit,
4a. bei Ende der Elternzeit,
5. bei Änderungen in der Beitragspflicht,
6. bei Wechsel der Einzugsstelle, […]
eine Meldung zu erstatten. Jede Meldung sowie die darin enthaltenen Datensätze sind mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen.“
Dem Absatz 9 des §8a SGV IV wird zur Klarstellung hinzugefügt, dass die Elternzeit-Meldung für geringfügig Beschäftigte nicht abzugeben ist. Ebenfalls nicht anzugeben sind sie für privat krankenversicherte Beschäftigte.
Im § 12 DEÜV wird zudem folgender Absatz 6 neu angefügt:
„(6) Beginn und Ende einer in Anspruch genommenen Elternzeit sind der zuständigen Krankenkasse gesondert zu melden, sofern die Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt unterbrochen wird. Satz 1 gilt für krankenversicherungspflichtige Beschäftigungen, sofern die Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt für mindestens einen Kalendermonat unterbrochen wird. Die Elternzeitmeldung ist mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen abzugeben.“
§12 DEÜV – „Sonstige Meldungen“ Absatz 6
Durch die Elternzeitmeldung im Rahmen der DEÜV sollen sich Entlastungen bei allen Beteiligten ergeben:
- für die Bürgerinnen und Bürger in den Fällen, in denen die Krankenkassen bisher die Fortsetzung der Elternzeit über die Elterngeldzeit hinaus abfragen,
- für die Krankenkassen, die keine gesonderte Erhebung der Elternzeiten über die Elterngeldzahlung hinaus mehr durchführen müssen und
- für die Elterngeldstellen, die keine gesonderten Mitteilungen hinsichtlich der Zahlung von Elterngeld mehr an die Krankenkassen abgeben müssen.
Gemäß Schätzungen des GKV-Spitzenverbandes wurden in den letzten Jahren durchschnittlich rund 785.000 Kinder jährlich geboren, für die rund 90 % der Eltern Elterngeld erhalten, was ca. 706.000 Fälle ergibt. Von diesen nehmen wiederum rund 20 % eine Elternzeit über den Zeitraum der Elterngeldzahlung hinaus in Anspruch, d.h. ca. 141.000. Für die Elterngeldstellen entsteht bei angenommenen 5 Minuten pro Fall monetär eine geschätzte Entlastung von ca. 1,983 Millionen Euro (706.000 Fälle * 33,70 Euro / Stunde : 12), bei den Krankenkassen analog von ca. 432.000 Euro (141.000 Fälle * 36,80 Euro/Stunde : 12).
Konzeption der Elternzeitmeldung
Die Elternzeit-Meldung stellt im Rahmen der DEÜV ein „Novum“ dar, denn erstmalig sind Beginn und Ende einer Fehlzeit zu melden anstatt dass die Fehlzeit als Meldetatbestand eine Unterbrechungsmeldung auslöst. Somit grenzen sich die Elternzeit-Meldungen von der fachlichen Struktur des DEÜV-Meldeverfahrens ab, zumal sie ungeachtet bestehender Meldetatbestände – wie bspw. die Unterbrechung wegen Elternzeit – zusätzlich abzugeben sind.
Die Elternzeit-Meldung wird aufgrund dieser Sonderstellung mit einem neuen, gesonderten Datensatz abgebildet und nicht mit einem neuen Datenbaustein, welcher in den Datensatz Meldung (DSME) integriert wird.
Neuer Datensatz „Fehlzeit“ (DSFZ)
Der neue Datensatz Fehlzeit (DSFZ) beinhaltet die Datenbausteine
- DBNA „Name“,
- DBGB „Geburtsangaben“ und
- DBAN „Anschrift“.
Wesentliche Daten zur Elternzeit sind in den folgenden Feldern anzugeben:
| feld im datensatz „Fehlzeit“ (DSFZ) | beschreibung | ausprägungen |
|---|---|---|
| GD | Abgabegrund | 17 = Beginn Elternzeit 37 = Ende Elternzeit |
| BE | Beginn Elternzeit | Datum des Beginns der Elternzeit (> 31.12.2023) |
| EE | Ende Elternzeit | Datum des Endes der Elternzeit (> 31.12.2023) bzw. bei Grund 17 die Grundstellung |
Übergangsregelung zum Inkrafttreten der Meldepflicht
Bei Beschäftigten, die sich über den 31.12.2023 hinaus in Elternzeit befinden, ist zum Ende dieser Elternzeit keine Meldung mit Grund 37 „Ende Elternzeit“ abzugeben. Dies gilt in diesen Fällen auch bei Aufnahme einer temporären mehr als geringfügigen Beschäftigung während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber (s.u.).
Die Meldepflicht entsteht folglich erstmalig bei Elternzeiten, die ab dem 01.01.2024 beginnen.
Temporäre Beschäftigung während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber
Wird während der Elternzeit eine mehr als geringfügige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber aufgenommen, endet der Erfüllungszweck der Meldepflicht der Elternzeit-Meldung. In diesen Fällen ist eine Ende-Meldung (Grund 37) abzugeben, wobei der anzugebende Meldezeitraum am Vortag der Aufnahme der Beschäftigung endet.
Nach Beendigung der temporären mehr als geringfügigen Beschäftigung ist erneut eine Beginn-Meldung (Grund 17) abzugeben, sofern die Elternzeit weiterhin oder erneut eine Elternzeit besteht.
Bei Aufnahme einer temporären geringfügigen Beschäftigung während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber entsteht keine zusätzliche Meldepflicht der Elternzeit-Meldung.
Krankenkassenwechsel während der Elternzeit
Im Fall eines Krankenkassenwechsels während der Elternzeit ist zum Zeitpunkt des Wechsels gegenüber der neuen Krankenkasse eine Beginn-Meldung (Grund 17) abzugeben. Die Abgabe einer Ende-Meldung (Grund 37) an die bisherige Krankenkasse ist nicht erforderlich.
Beendigung der Beschäftigung während der Elternzeit
Endet das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis während der Elternzeit, ist zusätzlich zur Abmeldung eine Ende-Meldung (Grund 37) mit dem Datum des Beschäftigungsendes abzugeben.
Elternzeitmeldung im SAP HCM
Abbildung bis 31.12.2023
Für die Erfassung von Elternzeit stehen im SAP HCM folgende drei Abwesenheitsarten für den Infotyp 2001 „Abwesenheiten“ bzw. 0080 „Mutterschutz/Elternzeit“ zur Verfügung:
| Abwesenheitsart | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 0601 | Elternzeit | …sofern der Arbeitgeber keine weitergezahlten sv-pflichtigen Arbeitgeberleistungen gewährt. Wird Elterngeld bezogen, so ist die Prüfung auf beitragspflichtige Einnahme nach § 23c SGB IV seit 2008 anzuwenden und die Höhe des Elterngeldes im SV-Freibetrag zu berücksichtigen, welche mit einer Kundenkopie der Musterlohnart M472 „Erziehungsgeld täglich“ erfasst werden kann. |
| 0602 | Elternzeit für Großeltern | …sofern die Elternzeit durch die Großeltern für ihre Enkel in Anspruch genommen wird, weil ein Elternteil noch minderjährig ist oder eine Ausbildung absolviert, die vor dem 18. Geburtstag genommen wurde oder ein besonderer Härtefall vorliegt, wie bspw. eine schwere Erkrankung der Eltern. Weitere Details können der Seite des Famlienportals entnommen werden. |
| 0603 | Elternzeit SV-pflichtig | …sofern der Arbeitgeber weitergezahlte sv-pflichtige Arbeitgeberleistungen gewährt. Dadurch besteht das sv-pflichtige Beschäftigungsverhältnis weiter und es wird keine Unterbrechungsmeldung erzeugt. |
Für das DEÜV-Meldeverfahren besitzen die Abwesenheitsarten durch Zuordnung zu Bearbeitungsklasse und Bewertungsregel melderelevante DEÜV-Kennzeichen. Diese und weitere Eigenschaften von Abwesenheitsarten lassen sich im SAP HCM übersichtlich mit dem Report RPDABWD0 (Transaktion OH18) anzeigen, dem lediglich eine Legende einzelner Kennzeichen fehlt:
Eine Legende für die beiden DEÜV-Kennzeichen des vorigen Bildes und für das unten folgende Beispiel finden Sie in der folgenden Tabelle:
| DEÜV- Kennzeichen | bezeichnung | verwendung |
|---|---|---|
| B | Kur / Heilverfahren | …für Abwesenheiten in Entgeltfortzahlung (analog „A – Krankheit / Unfall“). Das Kennzeichen löst keine DEÜV-Meldung aus, sondern das Kennzeichen 1 „Abwesenheit ohne Lohnfortzahlung“. Bei Abwesenheiten mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung wird dieses automatisch in der Abrechnung gesetzt, wenn das Ende der Entgeltfortzahlung überschritten wurde. Für die Elternzeit wird das Kennzeichen wie bei Krankheit/Unfall/Kur in den Fällen verwendet, in denen aufgrund von beitragspflichtiger Einnahme SV-Pflicht besteht. |
| D | Erziehungsurlaub | …zur Auslösung der Unterbrechungsmeldung mit Grund 52 „Unterbrechung der Beschäftigung wegen Elternzeit“, sofern nicht bereits eine Unterbrechung mit Grund 51 „Unterbrechung wegen des Bezugs von beziehungsweise Anspruch auf Entgeltersatzleistungen“ erfolgte. |
| J | DEÜV-Tag | Aktiver DEÜV- bzw. SV-Tag ohne das Vorliegen einer melderelevanten Abwesenheit |
Die DEÜV-Kennzeichen werden innerhalb der Abrechnung (RPCALCD0) beim Verarbeiten der Abwesenheiten in die sogenannte DEÜV-Tagesleiste geschrieben und vom Report der DEÜV-Meldungserstellung (RPCD3VD0) aufgegriffen. Im Folgenden ein Beispiel einer Elternzeit anhand der DEÜV-Tagesleiste, die im Protokoll der DEÜV-Meldungserstellung quasi kalendarisch dargestellt wird, was für den Nachvollzug von DEÜV-Meldungen sehr hilfreich ist (auch wenn auch hier eine Legende fehlt):
Im Beispiel erfolgt eine Unterbrechungsmeldung mit Grund 52, da die Elternzeit einen vollen Kalendermonat andauert und die Beschäftigung nicht zuvor aufgrund von Mutterschutz mit Grund 51 unterbrochen wurde.
Abbildung ab 01.01.2024
Läge der obige Beispielfall in 2024, so müssten gemäß des neuen Absatzes 6 des § 12 DEÜV aufgrund der Unterbrechung folgende beiden gesonderten Elternzeitmeldungen mit dem neuen Datensatz DSFZ abgegeben werden:
- Grund 17 „Beginn Elternzeit“ 05.09.2022
- Grund 37 „Ende Elternzeit“ 04.12.2022
Die genaue Umsetzung soll in einem zweiten Teil des Artikels beschrieben werden, wenn DEÜV-Verfahrens- und -Datensatzbeschreibung angepasst sind und SAP eine entsprechende Auslieferung vorgenommen hat, was zum Jahreswechsel 2023/2024 zu erwarten ist.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung der neuer gesetzlicher Regelungen?
Sprechen Sie uns auch gerne an! Einen direkten Link zum Kontaktformular finden Sie hier. Oder schauen Sie sich unseren SAP HCM Support Package Service L365 an.
Gibt es evtl. ein Thema, was Sie „brennend“ interessiert und worüber wir unbedingt schreiben sollten?
Dann schicken Sie uns Ihre Idee gerne per Mail über das folgende Kontaktformular! Vielen Dank im Voraus!
