Wer ist eigentlich BEA und was macht sie im SAP HCM? – Teil 1

Bereits Mitte 2016 tauchte BEA das erste Mal im SAP HCM auf. Dass es sich dabei aber nicht um eine Dame handelt, wurde im Jahreswechsel 2017/2018 deutlicher: die Rede war nun von rvBEA. Da BEA im SAP HCM bisher scheinbar generell ein Schattendasein führt, möchten wir in dieser Blog-Artikereihe einen kurzen Überblick geben, was (und nicht wer) BEA bzw. rvBEA ist, ob hierfür gesetzliche Verpflichtungen bestehen und wann es generell sinnvoll erscheint, BEA bzw. rvBEA zu nutzen.

BEA – Bescheinigungen elektronisch annehmen

BEA (oder auch BA-BEA), nicht zu verwechseln mit beA – dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach – steht für das Meldeverfahren „Bescheinigungen Elektronisch Annehmen“. Dieses wurde bereits am 01.01.2014 von der Bundesagentur für Arbeit produktiv eingeführt, die Freigabe im SAP erfolgte im Mai 2016.

Ziel des Verfahrens ist es, dass zu übermittelnde Daten bzw. Bescheinigungen künftig elektronisch statt in Papierform unter den Voraussetzungen des § 23c Absatz 2a SGB IV an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermittelt werden können. Dadurch, dass die notwendigen Entgelte nun nicht mehr mit einem Vordruck bescheinigt werden müssen, sondern direkt aus dem Abrechnungsprogramm zu melden sind, entfällt dem Arbeitgeber entsprechender bürokratischer Aufwand und er wird entlastet – so die Idee dahinter.

Elektronisch angenommen werden können von der BA aktuell folgende Bescheinigungen:

• Arbeitsbescheinigungen (§ 312 SGB III),
• Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) (im SAP: Arbeitsbescheinigung EU) und
• Nebeneinkommensbescheinigungen (§ 313 SGB III).

SAP-seitig können inzwischen auch all diese Meldungen erstellt werden. Welche genau erstellt werden soll, kann im Report „Meldungen erstellen“ explizit angegeben werden:

Hinweis: Für die BEA-Meldungen gibt es kein Stornoverfahren! Es gilt das sogenannte Testamentsprinzip: d.h. werden für einen Zeitraum mehrere Meldungen abgegeben, so gilt nur die zuletzt versendete. Dies entspricht somit dem Ersetzungsprinzip in der Lohnsteueranmeldung.

Die benötigten Reports finden Sie wie nachstehend abgebildet im Easy Access Menü. Durch die Ordnerbezeichnung von Aus-/Eingangsmeldungen wird auch noch einmal deutlich, dass es sich um den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit handelt.

Infotyp 0700 – Elektronischer Datenaustausch

Grundsätzlich muss für jede Personalnummer, für die eine Bescheinigung erstellt werden soll, ein Satz des Infotypen 0700 „Elektronischer Datenaustausch“ vorhanden sein.

Seit dem 1. Januar 2023 dürfen die Bescheinigungen grundsätzlich nur noch elektronisch, nicht mehr in Papierform, an die Agentur für Arbeit übermittelt werden. Gleichzeitig entfällt die bisherige Widerspruchsmöglichkeit der Mitarbeiter gegen die elektronische Datenübertragung.

Der IT0700 hat eine variable Struktur, daher unterscheidet sich die Ansicht der angezeigten Felder nach Auswahl der verschiedenen Subtypen. Je nachdem, welcher Subtyp gewählt wird, müssen auch einige Felder manuell gepflegt werden, was je nach Anzahl der Fälle ein nicht zu unterschätzenden Aufwand bedeuten kann. Eine Vorbelegung der Felder ist nicht einfach über das Include ZXPADU01 möglich. Um dennoch Zeit zu sparen, können die Felder mittels einem entsprechenden BAdI vorbelegt werden.

Was für Vorteile und Nachteile bringt BEA?

Weitere Informationen

Im zweiten Teil soll nun dargestellt werden, was rvBEA ist, ob hierfür ggf. gesetzliche Verpflichtungen bestehen, wie es funktioniert und wann eine Nutzung generell sinnvoll erscheint.