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ELStAM: Das „Referenzdatum Arbeitgeber“ (RefDatumAG) in SAP HCM

Entgeltabrechnung

Im ELStAM-Verfahren ist das sogenannte „Referenzdatum Arbeitgeber“ (RefDatumAG) ein zentrales Datum im Meldeprozess.  Laut ELSTER legt der Arbeitgeber damit den Zeitpunkt fest, ab dem die ELStAM bereitgestellt werden sollen. Dies ist natürlich völlig korrekt, greift für das Verständnis des ELStAM-Meldeprozesses aus unserer Sicht aber zu kurz. Da in der Praxis auch weiterhin Unsicherheit bzgl. des Datums bzw. des Meldeprozesses besteht, wollen wir in diesem Artikel die „Funktionsweise“ des RefDatumAG erläutern und aufzeigen, wie es in SAP HCM verwendet wird.

Was ist die Funktion des RefDatumAG?

Das RefDatumAG soll sicherstellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur zu einem Zeitpunkt bei einem Hauptarbeitgeber beschäftigt sein können. Denn dieser Hauptarbeitgeber allein ist berechtigt, die persönliche Steuerklasse 1-5 im Lohnsteuerabzug anzuwenden. Bestehen zum selben Zeitpunkt Nebenbeschäftigungen, so ist für diese jeweils die Steuerklasse 6 im Lohnsteuerabzug anzuwenden. Zu beachten ist: wurde zu einem bestimmten Tag ein Referenzdatum für einen Hauptarbeitgeber gesetzt, so kann kein Hauptarbeitsverhältnis mehr zu genau diesem bzw. einem früheren Datum angemeldet werden. Bezogen auf das Referenzdatum könnte man das ELStAM-Verfahren also als eine Art „Vorwärtsmeldeverfahren“ sehen, bei dem keine Storno- und Neumeldungen möglich sind.

Das Datum sagt also nicht ausschließlich aus, ab welchem Datum mir die Steuerabzugsmerkmale bereitgestellt werden sollen. Sondern auch, ab welchem Datum sie mir überhaupt bereitgestellt werden können.

Wo finde ich das RefDatumAG im SAP HCM?

Am besten nachvollziehen lässt sich das Referenzdatum aus unserer Sicht über die Transaktion „Meldungen anzeigen“:

ELStAM im SAP HCM: Meldungen anzeigen

Bei den Ausgangsmeldungen ist das RefDatumAG das Datum unter „gültig ab“:

RefDatumAG in ELStAM-Anmeldung

Handelt es sich um eine Abmeldung, so wird zusätzlich das bisherige RefDatumAG referenziert. Dieses wurde ja zuvor durch eine Anmeldung, eine Ummeldung oder eine Änderungsliste gesetzt:

RefDatumAG in ELStAM-Abmeldung

Zu beachten ist bei den Ausgangsmeldungen, dass das Referenzdatum durch die zugehörige Antwort (Eingangsmeldung) – im folgenden Beispiel die Bestätigung der Anmeldung – noch verändert werden kann. Darauf wird im Hinweisfeld auch noch einmal hingewiesen:

RefDatumAG in ELStAM-Anmeldebestätigung

Sendet uns das Finanzamt eine Änderungsliste, so kann diese ebenfalls ein neues Referenzdatum setzen. Im Falle des Hauptarbeitgeberwechsels bspw. wird immer ein neues Referenzdatum gesetzt.

Fallbeispiel zum RefDatumAG im ELStAM-Verfahren

Abschließend soll mit einem Fallbeispiel noch einmal verdeutlicht werden, warum man beim ELStAM-Verfahren mit Blick auf das refDatumAG von einer Art „Vorwärtsverfahren“ sprechen kann.

Fallbeispiel zum RefDatumAG im ELStAM-Verfahren

In unserem Fallbeispiel meldet Arbeitgeber 1 (AG1) einen Mitarbeiter zu dessen Beschäftigungsbeginn zum 01.01.2017 als Hauptarbeitgeber an. Das Referenzdatum wird entsprechend gesetzt. Obwohl die Beschäftigung bereits am 14.04.2017 endete, meldet Arbeitgeber 1 den Mitarbeiter erst zum 18.04.2017 ab. Das Referenzdatum wird wieder entsprechend gesetzt.

Arbeitgeber 2 (AG2) stellt denselben Mitarbeiter nun zum 15.04.2017 ein, also zum Folgetag des Beschäftigungsendes bei Arbeitgeber 1. Die entsprechende ELStAM-Abmeldung sendet Arbeitgeber 2, der sich ebenfalls als Hauptarbeitgeber angibt, am 24.04.2017 an das Finanzamt. Zeitlich erfolgt diese Meldung also nach der Abmeldung des Arbeitgebers 1, welcher die Abmeldung ja bereits am 18.04.2017 übermittelte. Da durch die zeitlich frühere Abmeldung von Arbeitgeber 1 nun bereits das Referenzdatum auf den 18.04.2017 gesetzt wurde, und dieses zeitlich nicht mehr unterschritten werden kann, erhält Arbeitgeber 2 in der Bestätigung seiner Anmeldung den 19.04.2017 als refDatumAG übermittelt. Denn Arbeitgeber 2 kann die Steuerklasse 1-5 erst ab genau diesem Datum anwenden, da sie bis einschließlich den 18.04.2017 vom Arbeitgeber 1 „reserviert“ wurde, und das obwohl der Mitarbeiter dort seit dem 15.04.2017 gar nicht mehr beschäftigt war.

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